Źródło: Poradnik Rachunkowości Budżetowej nr 3 z dnia 2008-03-06
Wszystkie jednostki sektora finansów publicznych muszą mieć na uwadze, że aby poprawnie i prawidłowo można było sporządzić sprawozdania budżetowe za poszczególne okresy sprawozdawcze, należy:
Podstawowe zasady sporządzania sprawozdań budżetowych
Kierownicy jednostek sektora finansów publicznych są zobowiązani do sporządzania i przekazywania sprawozdań. Mają oni obowiązek sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo zarówno pod względem merytorycznym, jak i formalno-rachunkowym.
We wszystkich sprawozdaniach tzw. „główka” powinna zostać wypełniona zgodnie z obowiązującymi zasadami, tzn. należy wpisać nazwę i adres jednostki sprawo-zdawczej, numer identyfikacyjny REGON, adresata i okres, za jaki sporządzane jest dane sprawozdanie. Każde sprawozdanie powinno zostać podpisane przez kompetentne osoby (główny księgowy i kierownik jednostki) z podaniem numeru telefonu oraz daty sporządzenia sprawozdania. Na każdym formularzu sprawozdania podpis składa się odręcznie w oznaczonym miejscu. Natomiast pod podpisem umieszcza się pieczątkę z imieniem i nazwiskiem osoby podpisującej.
ZAPAMIĘTAJ!
Dane wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.
Sprawozdania budżetowe sporządza się w sposób czytelny i trwały. Dane w sprawozdaniach w zakresie planu wykazuje się w kwotach wynikających z planu finansowego jednostki po ewentualnych zmianach dokonanych w trybie i na zasadach przewidzianym uofp. Natomiast w wykonaniu wykazuje się kwoty narastająco od początku roku do końca okresu sprawozdawczego.
Sprawozdania budżetowe należy sporządzić w odpowiedniej ilości egzemplarzy, czyli w równej liczbie jednostek, którym mają być one złożone, powiększonej o egzemplarz przeznaczony do akt jednostki sporządzającej sprawozdanie.
Jednostki, które otrzymują sprawozdania, są zobowiązane sprawdzić je pod względem formalnym i rachunkowym, powinno to zostać odpowiednio odnotowane przez osobę sprawdzającą sprawozdanie. Jednostki te są również uprawnione do kontroli merytorycznej prawidłowości złożonych sprawozdań budżetowych. W celu kontroli merytorycznej jednostki kontrolujące mogą żądać przedstawienia wskazanych ksiąg rachunkowych i dokumentów. Jeżeli w trakcie kontroli zostaną ujawnione nieprawidłowości, powinny one zostać usunięte przez kierownika jednostki sporządzającej sprawozdanie jednostkowe przed włączeniem danych do sprawozdań zbiorczych czy też łącznych.
Zarówno kierownicy państwowych, jak i samorządowych jednostek organizacyjnych, sporządzający sprawozdania jednostkowe zobowiązani są do przekazania sprawozdań odbiorcom sprawozdań w terminach umożliwiających sporządzanie sprawozdań łącznych czy też zbiorczych.
Korekty sprawozdań
Państwowe jednostki organizacyjne, które sporządzają sprawozdania według instrukcji określonej załącznikiem nr 33 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości - w przypadku korekty danych dotyczących poprzednich (zamkniętych) okresów sprawozdawczych uwzględniają odpowiednio w sprawozdaniach sporządzonych za bieżący okres sprawozdawczy (z wyjątkiem sprawozdania Rb-Z, Rb-N oraz Rb-UZ). Natomiast łączne sprawozdania roczne mogą być korygowane w szczególnych, uzasadnionych na piśmie przypadkach, do 30 kwietnia roku następującego po roku budżetowym.
