| INFORFK | INFORRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Sektor publiczny > Finanse > Rachunkowość budżetowa > Sposób prowadzenia ewidencji środków trwałych

Sposób prowadzenia ewidencji środków trwałych

W instytucji ewidencja środków trwałych jest prowadzona częściowo komputerowo, a częściowo ręcznie w księgach inwentarzowych. Od początku 2010 r. chcianoby ewidencję tę prowadzić w posiadanym przez nas programie komputerowym. Czy istnieje obowiązek dodatkowego prowadzenia książki inwentarzowej, czy wystarczy sam program komputerowy?

Jeśli chodzi o sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki, zarówno w przypadku ewidencji syntetycznej (dziennik, konta księgi głównej) jak i analitycznej (księgi pomocnicze), to wybór pomiędzy prowadzeniem ich w formie ręcznie sporządzanych ksiąg, zestawień i kartotek a prowadzeniem za pomocą komputera w formie zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych należy do kierownika jednostki.

 

Odpowiednie postanowienia powinny zostać zawarte w dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady (politykę) rachunkowości. Wynika to z art. 4 ust. 3 i 5 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor), który stanowi, że kierownik jednostki odpowiada za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, obejmujących m.in. ustalenie przyjętych w jednostce zasad rachunkowości i za prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz art. 10 ust. 1 i 2 uor, zgodnie z którymi kierownik jednostki w dokumentacji opisującej politykę rachunkowości jednostki powinien wskazać sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej określić:

• zakładowy plan kont, ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,

wykaz ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych komputerowo – wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

opis systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych komputerowo – opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,

system służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

W przypadku środków trwałych w jednostkach stosowane są trzy rozwiązania dotyczące prowadzenia ich ewidencji syntetycznej i analitycznej.

 

 Czytaj także: Odsetki od dotacji przedmiotowej otrzymanej z budżetu JST >>

 

Trzy rozwiązania dotyczące prowadzenia ewidencji syntetycznej i analitycznej środków trwałych

1. Prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej w postaci ręcznie sporządzanych ksiąg i kartotek:

• ewidencja syntetyczna – tzw. amerykanka: konta 011 „Środki trwałe”, 013 „Pozostałe środki trwałe”, 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”, 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”,

• ewidencja analityczna dla środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 011 – księga środków trwałych, kartoteki indywidualne środków trwałych, tabele amortyzacyjne/umorzeniowe,

• ewidencja analityczna dla pozostałych środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 013 – księga inwentarzowa pozostałych środków trwałych (wyposażenia).

2. Prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej w postaci komputerowych baz danych:

• ewidencja syntetyczna – dziennik i księga główna: konta 011, 013, 071, 072,

• ewidencja analityczna dla środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 011 – kartoteki indywidualne środków trwałych i generowane na ich podstawie przez system komputerowy zbiorcze zestawienia środków trwałych oraz tabele amortyzacyjne/umorzeniowe,

• ewidencja analityczna dla pozostałych środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 013 – księga inwentarzowa pozostałych środków trwałych.

3. Prowadzenie ewidencji systemem mieszanym – gdzie ewidencja syntetyczna dla kont 011, 013, 071 i 072 jest prowadzona w postaci komputerowych baz danych, natomiast ewidencja analityczna w postaci ręcznie sporządzanych ksiąg inwentarzowych, indywidualnych kartotek środków trwałych i tabel amortyzacyjnych/umorzeniowych.

Wszystkie te rozwiązania są prawnie dopuszczalne, a wybór pomiędzy nimi zależy tylko i wyłącznie od tego, w jakich warunkach działa dana jednostka, czyli m.in. od ilości i rodzajów posiadanych przez nią środków trwałych oraz od obsady kadrowej w komórce księgowości.

Na pewno w jednostkach dużych, posiadających dużą ilość różnorodnych składników majątkowych, najlepszym rozwiązaniem jest prowadzenie całości ewidencji syntetycznej i analitycznej w postaci komputerowych baz danych. Wynika to ze znaczącej oszczędności czasu i nakładu pracy koniecznego do prowadzenia ewidencji – gdzie wystarczy jedynie wprowadzić do komputera niezbędne dane na temat środków trwałych na kartoteki indywidualne (czyli do ewidencji analitycznej), a system sam dokonuje ich przetworzenia, generując zbiory syntetyczne, zestawienia analityczne w różnych zadanych przez użytkownika przekrojach i naliczając amortyzację/umorzenie.

Natomiast w jednostkach małych, które posiadają niewielką ilość środków trwałych, nadal bardziej opłacalne jest prowadzenie ich ewidencji analitycznej w postaci ręcznie sporządzanych ksiąg, kart i zestawień, ze względu na wysokie koszty zakupu sprzętu i oprogramowania koniecznego do prowadzenia ksiąg rachunkowych za pomocą komputera.

 

Czytaj także: Wydatki strukturalne w zakładzie budżetowym – pytania i odpowiedzi >>

 

 

Należy przy tym dodać, że jeśli jednostka wybierze rozwiązanie polegające na prowadzeniu ksiąg rachunkowych ewidencji syntetycznej i analitycznej środków trwałych w postaci komputerowych baz danych i będzie przy tym przestrzegała wszystkich warunków odnośnie do prowadzenia i archiwizacji tych ksiąg, zawartych w przepisach uor (m.in. art. 13 ust. 3–6, art. 16 ust. 1 i art. 18 ust. 1 i 2) oraz wewnętrznej polityce rachunkowości, to nie ma żadnych racjonalnych przesłanek ku temu, aby oprócz ewidencji komputerowej prowadzić dodatkowo drugą ewidencję w postaci ręcznie sporządzanych ksiąg inwentarzowych.

PodstawA prawnA

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 165, poz. 1316)

Izabela Motowilczuk

Autor:

Źródło:

Samorzad.infor.pl

Zdjęcia


Poradnik Rachunkowości Budżetowej189.00 zł

Narzędzia księgowego

POLECANE ARTYKUŁY

TERMINARZ

STY29
TydzieńPWŚCPSN
12930311234
2567891011
312131415161718
419202122232425
526272829303101

Ostatnio na forum

Eksperci infor.pl

Arkadiusz Dudkiewicz

Doradca podatkowy, agent celny, prawnik

Zostań ekspertem Infor.pl »