REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Sposób prowadzenia ewidencji środków trwałych

Izabela Motowilczuk
Izabela Motowilczuk
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

W instytucji ewidencja środków trwałych jest prowadzona częściowo komputerowo, a częściowo ręcznie w księgach inwentarzowych. Od początku 2010 r. chcianoby ewidencję tę prowadzić w posiadanym przez nas programie komputerowym. Czy istnieje obowiązek dodatkowego prowadzenia książki inwentarzowej, czy wystarczy sam program komputerowy?

Jeśli chodzi o sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki, zarówno w przypadku ewidencji syntetycznej (dziennik, konta księgi głównej) jak i analitycznej (księgi pomocnicze), to wybór pomiędzy prowadzeniem ich w formie ręcznie sporządzanych ksiąg, zestawień i kartotek a prowadzeniem za pomocą komputera w formie zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych należy do kierownika jednostki.

REKLAMA

 

REKLAMA

Odpowiednie postanowienia powinny zostać zawarte w dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady (politykę) rachunkowości. Wynika to z art. 4 ust. 3 i 5 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor), który stanowi, że kierownik jednostki odpowiada za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, obejmujących m.in. ustalenie przyjętych w jednostce zasad rachunkowości i za prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz art. 10 ust. 1 i 2 uor, zgodnie z którymi kierownik jednostki w dokumentacji opisującej politykę rachunkowości jednostki powinien wskazać sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej określić:

• zakładowy plan kont, ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,

wykaz ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych komputerowo – wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

opis systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych komputerowo – opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,

system służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

W przypadku środków trwałych w jednostkach stosowane są trzy rozwiązania dotyczące prowadzenia ich ewidencji syntetycznej i analitycznej.

 

 Czytaj także: Odsetki od dotacji przedmiotowej otrzymanej z budżetu JST >>

 

Trzy rozwiązania dotyczące prowadzenia ewidencji syntetycznej i analitycznej środków trwałych

1. Prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej w postaci ręcznie sporządzanych ksiąg i kartotek:

REKLAMA

• ewidencja syntetyczna – tzw. amerykanka: konta 011 „Środki trwałe”, 013 „Pozostałe środki trwałe”, 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”, 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”,

• ewidencja analityczna dla środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 011 – księga środków trwałych, kartoteki indywidualne środków trwałych, tabele amortyzacyjne/umorzeniowe,

• ewidencja analityczna dla pozostałych środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 013 – księga inwentarzowa pozostałych środków trwałych (wyposażenia).

2. Prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej w postaci komputerowych baz danych:

• ewidencja syntetyczna – dziennik i księga główna: konta 011, 013, 071, 072,

• ewidencja analityczna dla środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 011 – kartoteki indywidualne środków trwałych i generowane na ich podstawie przez system komputerowy zbiorcze zestawienia środków trwałych oraz tabele amortyzacyjne/umorzeniowe,

• ewidencja analityczna dla pozostałych środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 013 – księga inwentarzowa pozostałych środków trwałych.

3. Prowadzenie ewidencji systemem mieszanym – gdzie ewidencja syntetyczna dla kont 011, 013, 071 i 072 jest prowadzona w postaci komputerowych baz danych, natomiast ewidencja analityczna w postaci ręcznie sporządzanych ksiąg inwentarzowych, indywidualnych kartotek środków trwałych i tabel amortyzacyjnych/umorzeniowych.

Wszystkie te rozwiązania są prawnie dopuszczalne, a wybór pomiędzy nimi zależy tylko i wyłącznie od tego, w jakich warunkach działa dana jednostka, czyli m.in. od ilości i rodzajów posiadanych przez nią środków trwałych oraz od obsady kadrowej w komórce księgowości.

Na pewno w jednostkach dużych, posiadających dużą ilość różnorodnych składników majątkowych, najlepszym rozwiązaniem jest prowadzenie całości ewidencji syntetycznej i analitycznej w postaci komputerowych baz danych. Wynika to ze znaczącej oszczędności czasu i nakładu pracy koniecznego do prowadzenia ewidencji – gdzie wystarczy jedynie wprowadzić do komputera niezbędne dane na temat środków trwałych na kartoteki indywidualne (czyli do ewidencji analitycznej), a system sam dokonuje ich przetworzenia, generując zbiory syntetyczne, zestawienia analityczne w różnych zadanych przez użytkownika przekrojach i naliczając amortyzację/umorzenie.

Natomiast w jednostkach małych, które posiadają niewielką ilość środków trwałych, nadal bardziej opłacalne jest prowadzenie ich ewidencji analitycznej w postaci ręcznie sporządzanych ksiąg, kart i zestawień, ze względu na wysokie koszty zakupu sprzętu i oprogramowania koniecznego do prowadzenia ksiąg rachunkowych za pomocą komputera.

 

Czytaj także: Wydatki strukturalne w zakładzie budżetowym – pytania i odpowiedzi >>

 

 

Należy przy tym dodać, że jeśli jednostka wybierze rozwiązanie polegające na prowadzeniu ksiąg rachunkowych ewidencji syntetycznej i analitycznej środków trwałych w postaci komputerowych baz danych i będzie przy tym przestrzegała wszystkich warunków odnośnie do prowadzenia i archiwizacji tych ksiąg, zawartych w przepisach uor (m.in. art. 13 ust. 3–6, art. 16 ust. 1 i art. 18 ust. 1 i 2) oraz wewnętrznej polityce rachunkowości, to nie ma żadnych racjonalnych przesłanek ku temu, aby oprócz ewidencji komputerowej prowadzić dodatkowo drugą ewidencję w postaci ręcznie sporządzanych ksiąg inwentarzowych.

PodstawA prawnA

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 165, poz. 1316)

Izabela Motowilczuk

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Samorzad.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Jak stosować rozporządzenie o pracach domowych? Co jest jasne? Co budzi wątpliwości? [min B. Nowacka, 1 kwietnia 2024 r.]

    Wątpliwości dotyczą trzech definicji wykorzystanych w rozporządzeniu - nauczyciela i uczniowie nie mają wskazówek jak je rozumieć i stosować.

    Rozbijanie garnka na plecach i chłostanie rózgą. Znasz te stare kaszubskie zwyczaje wielkanocne?

    Jak kiedyś obchodzono Wielkanoc na Kaszubach? Czym był tzw. Płaczëbóg? Co jadano na świąteczne śniadanie? 

    Znasz te wielkanocne zwyczaje z Górnego Śląska? Jeden z nich jest na krajowej liście niematerialnego dziedzictwa kulturowego

    Jakie zwyczaje wielkanocne panują na Górnym Śląsku? Niektóre z nich znane są tylko w jednej miejscowości. Słyszeliście o paleniu żuru, kulaniu jaj czy bramie z wydmuszek? 

    Dentysta na NFZ 2024 – jakie zabiegi? Jeszcze w tym roku więcej świadczeń gwarantowanych! [projekt rozporządzenia]

    Chyba większość osób leczy w Polsce zęby prywatnie, ale trzeba wiedzieć, że można to zrobić również w ramach ubezpieczenia zdrowotnego, czyli – jak to się mówi potocznie „na NFZ”. Lista takich refundowanych świadczeń stomatologicznych jest całkiem długa. Trzeba tylko znaleźć dentystę (stomatologa), który ma podpisaną umowę z NFZ na udzielanie świadczeń stomatologicznych. Przedstawiamy listę świadczeń gwarantowanych (refundowanych przez NFZ) z zakresu leczenia stomatologicznego obowiązujących teraz, a także informujemy o projekcie rozporządzenia, które ma wydłużyć listę tych świadczeń - najprawdopodobniej jeszcze w 2024 roku.

    REKLAMA

    Bilety na EURO 2024 dla kibiców z Polski - sprzedaż od 28 marca. Gdzie można kupić? Jakie ceny?

    W dniu 28 marca 2024 r. o godzinie 14.00 rozpocznie się sprzedaż biletów dla kibiców reprezentacji Polski na turniej finałowy piłkarskich mistrzostw Europy Euro 2024. Sprzedaż potrwa do 8 kwietnia i prowadzona jest wyłącznie przez UEFA. Będzie dostępna na portalu euro2024.com.

    Rusza program "Aktywna Szkoła" 2024

    Rusza program "Aktywna Szkoła" 2024 - informuje Ministerstwo Sportu i Turystyki. Wnioski samorządy przygotują we współpracy ze szkołami. Program ma na celu aktywizację społeczności wokół obiektów sportowych, które były dotychczas niedostępne.

    Rząd: Dyplom MBA z Collegium Humanum nie pozwoli zasiąść w radzie nadzorczej spółki Skarbu Państwa

    Centrum Informacyjne Rządu poinformowało 27 marca 2024 r., że w procesie opiniowania kandydatów do rad nadzorczych dyplomy MBA uzyskane w Collegium Humanum nie będą uznawane przez Radę ds. spółek z udziałem Skarbu Państwa i państwowych osób prawnych.

    Prof. Szukalski: Łódź i Poznań już są na etapie demograficznego zjazdu

    Prof. Piotr Szukalski, demograf z Uniwersytetu Łódzkiego w rozmowie z PAP o kondycji polskich miast i ich przyszłości demograficznej. 

    REKLAMA

    Wielkanoc 2024. Ile wolnego mają uczniowie na święta? Kiedy kolejne dni wolne?

    Wolne na święta. Wielkanocna przerwa w nauce zacznie się już od czwartku 28 marca. Uczniowie do zajęć wrócą 3 kwietnia. Kiedy będą następne dni wolne? 

    MEN: Powstał zespół ds. praw i obowiązków ucznia. Zespół będzie pracował nad powołaniem ogólnopolskiego rzecznika praw ucznia

    W Ministerstwie Edukacji Narodowej powołano zespół ekspercki ds. praw i obowiązków ucznia. Zespół będzie pracował nad zmianami ustawowymi dotyczącymi praw ucznia, a także powołania rzecznika praw ucznia.

    REKLAMA