Adresowanie kopert

Halina Füchsel
Sekretariat
2010-09-10

Chciałabym prosić o informację dotyczącą prowadzenia korespondencji biurowej. Nigdzie nie znalazłam wskazówek dotyczących adresowania kopert. Wzór rozmieszczenia adresu oczywiście ustala Poczta Polska, mam jednak wątpliwości co do treści. Spotkałam się z dwiema szkołami:

1. Umieszczać dane o tytule zawodowym i naukowym adresata – „bo tak jest uprzejmie”;

2. Nie umieszczać – „pisze pani do osoby, nie stanowiska, adres ma być przejrzysty, więc długa tytulatura powinna zostać skrócona, ponadto nie każdy chce, aby goniec/listonosz znał jego funkcję zawodową”.

Jaki standard zastosować, aby korespondencja mojej firmy była w każdym drobiazgu profesjonalna?

Maja, e-mail

Informacji na temat adresowania kopert jest sporo (ustala je Polska Norma, ustala poczta, ustalają także niektóre branże), ale żadne ustalenia nie są na tyle ogólne, aby można było je polecać jako jednoznaczne w każdej sytuacji.

Pół wieku temu obowiązujące było pisanie na kopercie przed nazwiskiem adresata skrótu WP. (Wielmożny Pan(i). Ćwierć wieku temu rozpoczynało się pisanie adresu od SZ.P. (Szanowny Pan(i) i właściwie tak już zostało. Jedynie nieliczni mają odwagę być tymi mniej uprzejmymi (jak to nazywasz) i pisać po prostu Pan(i).

Co do pisania pozostałych elementów adresu, należy oprzeć się na przejrzystych kryteriach (stosownie do sytuacji). W biznesie, biurze, pracy zawodowej spotykamy się wielokrotnie z sytuacjami, w których można przyjąć różne rozwiązania, zależnie od przyjętego kryterium. Gdy procedur nie ma, albo one się nie sprawdzają, należy użyć zdrowego rozsądku:

● używać tytułów zawodowych tam, gdzie środowisko jest wrażliwe na tytulaturę: władze krajowe i samorządowe, dyplomacja, środowisko prawnicze,

● koniecznie używać tytułów naukowych korespondując z wyższymi uczelniami, środowiskami naukowymi,

● darować sobie tytuły adresując pisma do przedstawicieli tych środowisk, w których tytuł naukowy nie jest żadnym wyznacznikiem pozycji zawodowej, albo też treść sprawy nie przystaje do tytulatury, na przykład monit w sprawie opłaty należności.

Czytaj także: Procedury obiegu dokumentów>>

Oczywiście, czasami trzeba wybrać „mniejsze zło”, jeśli nazwisko i imię adresata wraz z tytułami nie mieści się w jednym wersie, ze szkodą dla przejrzystości tego adresu:

dr hab. Mieczysław Tchórzewski-Mossakowski

st. adiunkt Wyższej Szkoły Zarządzania Nieruchomościami i Ruchomościami

ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego

33-333 Strzelce Opolskie

chyba będzie trzeba zrezygnować z tytułu służbowego – starszy adiunkt.

W niektórych środowiskach tytułowanie (zarówno w kontaktach bezpośrednich, jak i na piśmie) wygląda śmiesznie. Byłam niedawno w kancelarii prawnej, w której dwóch panów (jeden starszy, drugi młodszy) zwracało się do siebie per panie mecenasie. Jakież było moje zdziwienie, kiedy dowiedziałam się od innej osoby korzystającej z usług tej kancelarii, że to ojciec i syn tak rozmawiają ze sobą służbowo.

Zobacz wszystkie artykuły »

Zobacz inne publikacje i serwisy dla specjalistów w sektorze publicznym

  • Rachunkowość Budżetowa
  • Poradnik Rachunkowości Budżetowej
  • Poradnik Oświatowy
  • Poradnik Instytucji Pomocy Społecznej
  • Poradnik Organizacji Non Profit
Dodaj komentarz

Zanim dodasz komentarz - zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
Uwaga, twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut.

Pomóż nam lepiej dostosować nasz portal
do Twoich potrzeb. Zaznacz jedną odpowiedź.

Czy jesteś: