REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

RODO: najważniejsze zmiany dla spółek

Sadkowski i Wspólnicy
Kancelaria prawna
RODO: najważniejsze zmiany dla spółek./ fot. Fotolia
RODO: najważniejsze zmiany dla spółek./ fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Obecnie zasadniczym problemem jest w zasadzie jedynie krótki okres pozostający do 25 maja 2018 r. kiedy zaczną być stosowane przepisy RODO. Kompleksowe dostosowanie działalności Spółki do nowych przepisów jest czasochłonne zwłaszcza, w przypadku Spółek które dotychczas zaniedbywały obowiązki ochrony danych osobowych - rozmowa z r. pr. Konradem Młynkiewiczem, Dyrektorem Działu Prawa Administracyjnego w Kancelarii Sadkowski i Wspólnicy.
  1. Panie Mecenasie 25 maja 2018 r. zaczyna obowiązywać RODO. Od czego spółki powinny zacząć przygotowania? Co się zmieni w ochronie danych osobowych w firmie?

Pierwsze czynności jakie powinny zostać podjęte przez administratorów danych osobowych to rzetelna analiza aktualnego stanu ochrony danych osobowych w Spółce. Należy zidentyfikować zakresy danych osobowych przetwarzanych przez Spółkę, sposoby pozyskiwania tych danych oraz ich rodzaje, ze szczególnym uwzględnienie tego czy Spółka nie przetwarza danych szczególnych, dotychczas nazywanych danymi wrażliwymi. Koniecznym jest również przegląd zawartych umów w szczególności tych których wykonanie wiąże się z przekazywaniem danych osobowych i weryfikacja podstaw prawnych dalszego ich przetwarzania jak również aktualizacja umów powierzenia danych osobowych. Chodzi tutaj głównie o umowy outsourcingowe ale nie tylko. W praktyce ważkim problemem jest przekazywanie danych osobowych w ramach spółek danej grupy kapitałowej. Należy również dokonać przeglądu posiadanych zgód na przetwarzanie danych jak i tego czy informacje, które zostały przekazane „podmiotom danych”, a więc mówiąc wprost „Kowalskim”, odpowiadają wymogom RODO. Następnie koniecznym jest dokonanie skrupulatnej oceny potencjalnych zagrożeń dla danych osobowych mogących wystąpić w działalności spółki jak również istniejących zabezpieczeń. Dopiero wówczas należy podjąć decyzję co do rodzaju działań jakie należy wdrożyć, aby dochować wymogów należytej ochrony danych osobowych. To, co zmienia się w podejściu do ochrony danych osobowych to najogólniej mówiąc- podejście do ochrony danych osobowych. Ochrona danych osobowych ma być trwałym procesem, weryfikowanym i aktualizowanym a nie wdrożeniem konkretnych dokumentów formalnych. RODO nie określa zatem  jakie konkretne dokumenty należy wdrożyć. Ciężar wyboru tego jakie działania będą adekwatne do możliwych zagrożeń dla ochrony danych osobowych RODO przenosi na administratorów danych osobowych a więc w przypadku Spółek na Zarząd. Trzeba jednocześnie pamiętać, że w razie ewentualnej kontroli organu nadzorczego Spółka będzie musiała wykazać w jaki sposób chroni dane osobowe, ale również to, że podjęła niezbędne kroki celem „zdiagnozowania” potencjalnych zagrożeń oraz ich wyeliminowania. Stąd wiele ze Spółek decyduje się obecnie na przeprowadzenie audytów zakończonych pisemnym raportem i dopiero w oparciu o taki raport podejmuje działania techniczne czy organizacyjne zmierzającej do zwiększenia ochrony danych osobowych.

REKLAMA

  1. Czy przedsiębiorcy powinny zadbać o nowe polityki bezpieczeństwa? Czy mogą dostosować dotychczas obowiązujące do przepisów RODO?

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby dokumentacja przetwarzania danych osobowych była jedynie dostosowana do nowych realiów zwłaszcza, że jak wskazywałem powyżej nowe przepisy nie nakładają na administratorów obowiązku wprowadzenia konkretnych dokumentów jak to ma miejsce na tle obecnie jeszcze obowiązujących przepisów.

INFORAKADEMIA poleca: JAK MAŁE BIURO RACHUNKOWE MA SIĘ PRZYGOTOWAĆ DO RODO

  1. Jakie nowe dokumenty, klauzule należy przygotować aby firma działa zgodnie z wymogami RODO?

Zasadniczo nowym rodzajem dokumentów z którymi mamy do czynienia są rejestry czynności przetwarzania danych osobowych, pozostała dokumentacja co do zasady jest zbliżona aczkolwiek wymaga kompleksowego dostosowania do nowych uregulowań prawnych.

  1. Z jakimi problemami powinny liczyć się władze spółek?

Obecnie zasadniczym problemem jest w zasadzie jedynie krótki okres pozostający do 25 maja 2018 r. kiedy zaczną być stosowane przepisy RODO. Kompleksowe dostosowanie działalności Spółki do nowych przepisów jest czasochłonne zwłaszcza, w przypadku Spółek które dotychczas zaniedbywały obowiązki ochrony danych osobowych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  1. Jak powinny wyglądać firmowe systemy przetwarzania danych osobowych aby były zgodne z RODO?

Niestety nie ma uniwersalnej odpowiedzi na pytanie jak powinny wyglądać firmowe systemy przetwarzania danych. Z pewnością jednak powinny one zapewniać możliwość ograniczenia dostępu poszczególnych pracowników do danych osobowych zgodnie z zasadą adekwatności, a więc „masz dostęp wyłącznie do tego co jest niezbędne w realizacji Twoich obowiązków”. Systemy informatyczne muszą być też bardzo dobrze zabezpieczone zarówno przed nieuprawnioną ingerencją osób trzecich jak i przed uratą danych np. na skutek awarii.

  1. Jak przygotować pracowników, klientów oraz kontrahentów do nowych przepisów? Jakie dokumenty należy przygotować?

Bardzo cieszę się, że Pani redaktor o to zapytała. W mojej ocenie jednym z najważniejszych elementów prawidłowej ochrony danych osobowych jest świadomość pracowników i to począwszy od szczebla osób zarządzających działalnością aż po pracowników zajmujących najniższe stanowiska. Niezmiernie ważne w tym zakresie są szkolenia pracowników, ale w mojej ocenie również to aby wdrażane Procedury ochrony danych osobowych, niezależnie jak je nazwiemy, powinny być przygotowane w sposób jak najbardziej przejrzysty dla każdego pracownika. Prawidłowe stosowanie Procedur ochrony danych osobowych w dużym stopniu zależy od tego przejrzystości dla pracowników zasad w nich określonych.

  1. Czy Inspektor Ochrony Danych, który zastąpi ABI-ego musi być zatrudniony w firmie na etacie czy warto skorzystać z usług firm zewnętrznych?

Inspektor Ochrony Danych Osobowych nie musi być zatrudniony w danej firmie i może pełnić analogiczne obowiązku w kilku podmiotach. Przy powołaniu Inspektora Ochrony Danych spośród dotychczasowych pracowników należy dokonać oceny czy w stosunku do konkretnej osoby zajmującej w formie inne stanowisko nie zachodzi konflikt interesów. Inspektorem przykładowo nie może być bowiem osoba odpowiadająca za bezpieczeństwo systemów informatycznych czy zabezpieczenia fizyczne obiektów. Należy również pamiętać, że podobnie jak obecny ABI, Inspektor Ochrony Danych Osobowych w strukturze organizacyjnej spółki powinien podlegać bezpośrednio zarządowi.

  1. Czy zbiory danych osobowych spółki powinny zgłaszać do GIODO? Jeśli tak, to które?

Z dniem wejścia w życie RODO zniknie obowiązek rejestracji GIODO zbiorów danych osobowych.

Zobacz: Bezpieczeństwo

  1. Czy należy ponownie wystąpić o zgodę na kontynuowanie przetwarzania tych, którymi już dysponujemy albo tych które zostaną zebrane jeszcze przed 25 maja 2018 r.?

Kwestia ta budzi pewne wątpliwości. W mojej ocenie zgody, które zostały udzielone przed 25 maja 2018 r. pozostają w mocy o ile spełniają wszystkie wymogi określone w RODO. W praktyce wiele zgód pozostanie aktualnych, niemniej w wielu przypadkach koniecznym będzie ponowne zrealizowanie obowiązków informacyjnych wobec osób które udzieliły zgody.

Dziękuję za rozmowę: Marta Pawłowska-Ptaszyńska

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Jak stosować rozporządzenie o pracach domowych? Co jest jasne? Co budzi wątpliwości? [min B. Nowacka, 1 kwietnia 2024 r.]

    Wątpliwości dotyczą trzech definicji wykorzystanych w rozporządzeniu - nauczyciela i uczniowie nie mają wskazówek jak je rozumieć i stosować.

    Rozbijanie garnka na plecach i chłostanie rózgą. Znasz te stare kaszubskie zwyczaje wielkanocne?

    Jak kiedyś obchodzono Wielkanoc na Kaszubach? Czym był tzw. Płaczëbóg? Co jadano na świąteczne śniadanie? 

    Znasz te wielkanocne zwyczaje z Górnego Śląska? Jeden z nich jest na krajowej liście niematerialnego dziedzictwa kulturowego

    Jakie zwyczaje wielkanocne panują na Górnym Śląsku? Niektóre z nich znane są tylko w jednej miejscowości. Słyszeliście o paleniu żuru, kulaniu jaj czy bramie z wydmuszek? 

    Dentysta na NFZ 2024 – jakie zabiegi? Jeszcze w tym roku więcej świadczeń gwarantowanych! [projekt rozporządzenia]

    Chyba większość osób leczy w Polsce zęby prywatnie, ale trzeba wiedzieć, że można to zrobić również w ramach ubezpieczenia zdrowotnego, czyli – jak to się mówi potocznie „na NFZ”. Lista takich refundowanych świadczeń stomatologicznych jest całkiem długa. Trzeba tylko znaleźć dentystę (stomatologa), który ma podpisaną umowę z NFZ na udzielanie świadczeń stomatologicznych. Przedstawiamy listę świadczeń gwarantowanych (refundowanych przez NFZ) z zakresu leczenia stomatologicznego obowiązujących teraz, a także informujemy o projekcie rozporządzenia, które ma wydłużyć listę tych świadczeń - najprawdopodobniej jeszcze w 2024 roku.

    REKLAMA

    Bilety na EURO 2024 dla kibiców z Polski - sprzedaż od 28 marca. Gdzie można kupić? Jakie ceny?

    W dniu 28 marca 2024 r. o godzinie 14.00 rozpocznie się sprzedaż biletów dla kibiców reprezentacji Polski na turniej finałowy piłkarskich mistrzostw Europy Euro 2024. Sprzedaż potrwa do 8 kwietnia i prowadzona jest wyłącznie przez UEFA. Będzie dostępna na portalu euro2024.com.

    Rusza program "Aktywna Szkoła" 2024

    Rusza program "Aktywna Szkoła" 2024 - informuje Ministerstwo Sportu i Turystyki. Wnioski samorządy przygotują we współpracy ze szkołami. Program ma na celu aktywizację społeczności wokół obiektów sportowych, które były dotychczas niedostępne.

    Rząd: Dyplom MBA z Collegium Humanum nie pozwoli zasiąść w radzie nadzorczej spółki Skarbu Państwa

    Centrum Informacyjne Rządu poinformowało 27 marca 2024 r., że w procesie opiniowania kandydatów do rad nadzorczych dyplomy MBA uzyskane w Collegium Humanum nie będą uznawane przez Radę ds. spółek z udziałem Skarbu Państwa i państwowych osób prawnych.

    Prof. Szukalski: Łódź i Poznań już są na etapie demograficznego zjazdu

    Prof. Piotr Szukalski, demograf z Uniwersytetu Łódzkiego w rozmowie z PAP o kondycji polskich miast i ich przyszłości demograficznej. 

    REKLAMA

    Wielkanoc 2024. Ile wolnego mają uczniowie na święta? Kiedy kolejne dni wolne?

    Wolne na święta. Wielkanocna przerwa w nauce zacznie się już od czwartku 28 marca. Uczniowie do zajęć wrócą 3 kwietnia. Kiedy będą następne dni wolne? 

    MEN: Powstał zespół ds. praw i obowiązków ucznia. Zespół będzie pracował nad powołaniem ogólnopolskiego rzecznika praw ucznia

    W Ministerstwie Edukacji Narodowej powołano zespół ekspercki ds. praw i obowiązków ucznia. Zespół będzie pracował nad zmianami ustawowymi dotyczącymi praw ucznia, a także powołania rzecznika praw ucznia.

    REKLAMA