Zasady obiegu i przechowywania dokumentów w urzędach gmin
REKLAMA
REKLAMA
-ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek,
-prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,
-sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie,
-wysyłanie korespondencji i przesyłek,
-przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefonogramów, dalekopisów, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej itp.,
-udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby - kierowanie ich do właściwych wydziałów lub stanowisk pracy.
Czynności kancelaryjne w urzędach wykonują kancelaria, sekretariaty, referenci odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie danej sprawy oraz pracownicy sporządzający czystopisy.
Przyjmowanie i obieg korespondencji
W postępowaniu administracyjnym obowiązuje zasada pisemności. Dlatego tak ważne dla pracy każdego urzędu jest zorganizowanie sposobu odbioru i obiegu korespondencji. Zwłaszcza że od tego zależy zachowanie terminów do załatwienia spraw obywateli. Korespondencję przyjmuje kancelaria. Rejestruje ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym. Podania składane do protokołu przyjmują właściwi referenci, zgodnie z podziałem czynności, i przekazują je kierownikowi wydziału.
Istotne znaczenie ma określenie zasad dotyczących przyjmowania przesyłek poleconych oraz specjalnego rodzaju. Przyjmując wszystkie przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, kancelaria ma obowiązek sprawdzenia prawidłowość ich zaadresowania oraz stanu opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia kancelaria sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu. Ponadto pracownik dokonuje adnotacji na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
Przesyłki specjalnego rodzaju kancelaria wpisuje do rejestru przesyłek specjalnego rodzaju według wzoru ustalonego przez kierownika wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych w urzędzie. Przesyłkami specjalnego rodzaju są telegramy, telefonogramy, dalekopisy, faksy, poczta elektroniczna, pisma organów naczelnych i centralnych, pisma procesowe, paczki, listy polecone, ekspresowe, przesyłki wartościowe. W tym przypadku sporządza się o tym adnotację w obrębie pieczęci wpływu i bezzwłocznie doręcza adresatom za pokwitowaniem. Na telegramach, telefonogramach i dalekopisach oprócz daty wpływu należy zamieścić godzinę i minutę przyjęcia. Zaś na telefonogramach dodatkowo imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe nadającego i przyjmującego.
Co do zasady kancelaria upoważniona jest do otwierania wszystkich przesyłek. Od tej zasady przewidziano wyjątki. Kancelaria nie otwiera przesyłek adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom, a także przesyłek wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem.
Ujawnione przy przesyłkach lub pismach, nieoznaczonych jako wartościowe, pieniądze, znaczki skarbowe itp. walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości oraz wpisaniu do książki depozytowej. Następnie składa się je do kasy podręcznej kancelarii, a pismo opatruje pieczęcią depozytową i przesyła do właściwej komórki organizacyjnej, która zarządzi dalsze postępowanie z depozytem.
Po otwarciu koperty urzędnik musi sprawdzić, czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego do urzędu oraz czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.
Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do określonego rodzaju pism. Do tej kategorii należą pisma:
-wartościowe,
-polecone,
-ekspresowe,
-za dowodem doręczenia,
-dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp.,
-w których brak nadawcy lub daty pisma,
-mylnie skierowanych,
-załączniki nadesłane bez pisma przewodniego,
-w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.
Należy pamiętać o tym, że obywatel ma prawo do potwierdzenia złożenia pisma w urzędzie. Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria wydaje na żądanie składającego pismo.
W przypadku ustalenia, że korespondencję doręczono przez pomyłkę (chodzi o przesyłkę adresowaną do innego adresata), należy ją bezzwłocznie zwrócić do urzędu pocztowego lub punktu wymiany korespondencji.
Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny z rejestru kancelaryjnego. Na korespondencji przekazywanej bez otwierania pieczątkę należy przystawić na przedniej stronie koperty.
Po wykonaniu czynności określonych związanych z przyjmowaniem korespondencji kancelaria segreguje wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje sekretariatom i wydziałom.
Kancelaria jest też stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego. Z tym zastrzeżeniem, że pojedyncze przesyłki, wymagające natychmiastowego doręczenia, wydziały przekazują sobie za pośrednictwem swoich pracowników bez pokwitowań.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Wzór pieczęci wpływu
DEFINICJE
-akta sprawy - cała dokumentacja (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierająca dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy,
-aprobata - wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy,
-czystopis - tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej przygotowanej do podpisu przez wystawcę,
-dokument - akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (odpis aktu stanu cywilnego, wyrok, orzeczenie, świadectwo itp.),
-korespondencja - każde pismo wpływające do urzędu lub wysyłane przez urząd,
-nośnik informatyczny - dyskietka, taśma magnetyczna lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp.,
-nośnik papierowy - arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp.,
-pieczęć - stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe, imienne do podpisu itp.,
-pieczęć urzędowa - pieczęć okrągłą z wizerunkiem herbu gminy pośrodku (do czasu ustalenia herbu z polem niewypełnionym) i nazwą w otoku lub jej wizerunek na nośniku elektronicznym,
-poprzedniki - akta poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie,
-przesyłka - pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca, woźnego itp., a także otrzymywane i nadawane telegramy, telenoty, teleksy i telefaksy,
-spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w urzędzie,
-sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych,
-teczka aktowa (spraw) - teczka wiązana, skoroszyt, segregator itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną,
-załącznik - każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki itp.),
-znak akt - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt,
-znak sprawy - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw.
Przekazywanie korespondencji wójtowi
Żeby sprawa mogła być załatwiona, pismo musi trafić do odpowiedniej osoby. Dlatego tak ważne jest jej szybkie przekazanie do odpowiedniej osoby. Przypomnijmy, że kierownikiem urzędu jest wójt (burmistrz, prezydent miasta). Kierownikowi urzędu kancelaria przekazuje za pośrednictwem sekretariatu. Do wójta trafia następującą korespondencja:
-adresowana do kierownika urzędu,
-dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym,
-od organów naczelnych i centralnych, wojewody i marszałka województwa, starosty,
-od organów gminy oraz organów związków międzygminnych,
-zastrzeżona dla kierownika urzędu,
-dotyczącą organizacji, zakresu działania i zasad funkcjonowania urzędu,
-dotycząca skarg i wniosków w sprawie działalności urzędu lub jego pracowników,
-protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w urzędzie przez organy kontrolne,
-protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych przez organy kontrolne w gminnych jednostkach organizacyjnych.
Część korespondencji przekazywana jest zastępcom kierownika urzędu. Za pośrednictwem ich sekretariatów kancelaria przekazuje zastępcom korespondencję imiennie do nich adresowaną. A także dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności oraz zastrzeżoną dla zastępcy kierownika urzędu.
Pracownik sekretariatu przyjmuje korespondencję. Jeżeli nie została wprowadzona do żadnego z rejestrów, powinien ją rejestrować w dzienniku korespondencji. Następnie przekazuje ją odpowiednio kierownikowi urzędu lub zastępcom kierownika urzędu, a potem kancelarii w celu umieszczenia jej w rejestrze kancelaryjnym.
Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez kierownika urzędu lub zastępców kierownika urzędu pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami na podlegającą załatwieniu przez kierownika urzędu lub zastępców kierownika urzędu oraz podlegającą załatwieniu przez wydziały. Korespondencję należącą do kompetencji wydziałów pracownik sekretariatu przekazuje właściwym wydziałom.
Przeglądanie i przydzielanie korespondencji
O tym, przez kogo będzie załatwiona dana sprawa, decyduje kierownik urzędu lub jego zastępca. To te właśnie osoby przeglądając korespondencję decydują, którą sprawę załatwią same. Pozostała korespondencja zostaje przydzielona do załatwienia przez właściwe wydziały bądź pracowników.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Wzór dziennika korespodencji
5 ETAPÓW ZAŁATWIANIA SPRAWY PRZEZ REFERENTA
1 Ustalenie kolejności
Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą niemającą z nią bezpośredniego związku.
2 Projekt pisma
Referent opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada aprobującemu.
3 Sprawdzenie prawidłowości pisma
Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami referentowi. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) do podpisania.
4 Sporządzenie czystopisu
Referent powoduje sporządzenie czystopisu i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu referent dołącza do niego załączniki i wraz z kopią pisma przekazuje czystopis kancelarii celem wysłania adresatowi. Jeżeli kopie pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub gdy pismo ma być rozesłane według rozdzielnika, referent powinien przekazać do kancelarii odpowiednią liczbę kopii albo powielonych pism, z dodatkowym egzemplarzem dla dokonania adnotacji o wysyłce.
5 Wysłanie pisma
Po otrzymaniu pisma kancelaria sprawdza liczbę załączników, wysyła czystopis adresatowi, a kopię pisma zwraca referentowi z odpowiednią adnotacją.
Spis spraw
Na przeglądanej korespondencji przewidzianej do załatwienia przez wydziały bądź określonego pracownika umieszcza się określone dyspozycje. Dotyczą one przede wszystkim sposobu załatwienia sprawy, terminu jej załatwienia oraz aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu. Do przekazywania dyspozycji powinno się stosować typowe skróty.
Kierownicy wydziałów przeglądają korespondencję mającą dyspozycję kierownika urzędu lub zastępców kierownika urzędu oraz adresowaną do nich imiennie. Ponadto kierownik wydziału sprawdza korespondencję zawierającą ponaglenie i interwencje, a także wymagającą osobistego przyjęcia do wiadomości, zajęcia stanowiska lub wydania wstępnych poleceń, dotyczących sposobu ich załatwienia. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania (czynności) różnych wydziałów lub pracowników, przekazuje się ją wydziałowi lub pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie.
Co do zasady późniejszy obieg akt między wydziałami odbywa się za pośrednictwem kancelarii lub poczty elektronicznej. Tylko pojedyncze przesyłki, wymagające natychmiastowego doręczenia, wydziały przekazują sobie za pośrednictwem swoich pracowników bez pokwitowań. Zasadniczy obieg akt odbywa się bez pokwitowania. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów.
Załatwianie spraw
Zasadniczym zadaniem urzędników w postępowaniu administracyjnym jest załatwianie indywidualnych spraw obywateli. Obowiązuje przy tym zasada pisemności. Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy: odręczną, korespondencyjną, inną np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu.
Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy. Polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy, bezpośrednio na otrzymanym piśmie, zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę. Załatwienie spraw może być tymczasowe lub ostateczne. W pierwszym przypadku chodzi o sytuację, gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego. Ostatecznie załatwia się sprawy, gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji.
Trzeba podkreślić, że każde ostateczne załatwienie sprawy referent odnotowuje w spisie spraw. Następuje to przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) strony (adresata). Przy załatwianiu odręcznym wpisuje się te same dane z dodaniem skrótu odr. Na kopii załatwienia i w spisie spraw zamieszcza się znak Oz., który oznacza ostatecznie załatwione.
Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności w terenie urzędu sporządza się notatki służbowe lub czyni adnotacje na aktach. Z zastrzeżeniem, że nie jest dla nich przewidziana forma protokołu. A także pod warunkiem, że uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki lub adnotacje podpisuje osoba, która je sporządziła. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy.
Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę: Stwierdzam zgodność z oryginałem. Dodatkowo urzędnik wpisuje datę oraz podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści.
Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym. Pismo to powinno zawierać następujące elementy:
-nagłówek - druk lub podłużną pieczęć nagłówkową,
-znak sprawy,
-powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,
-datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną,
-określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem,
-treść pisma,
-podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe),
-listę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości.
Ponadto przepisy wymagają, żeby kopia pisma załatwiającego sprawę zawierała dodatkowo parafę referenta i datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią pisma) oraz termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołączenia jej do akt pod treścią pisma w lewej dolnej części arkusza.
Czystopisy pism sporządza się ściśle według ich pierwotnych zapisów i zgodnie z zasadami dotyczącymi układu pism. Poprawki i uzupełnienia mogą być dokonywane jedynie w porozumieniu i za zgodą referenta. Czystopisy wykonuje się jednostronnie lub dwustronnie w liczbie egzemplarzy wskazanej przez referenta.
W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze określenia. Na piśmie mogą się znaleźć wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu: polecony, ekspres, za zwrotnym dowodem doręczenia, pilne, poufne itp. Umieszcza się je nad adresem z prawej strony. Dodatkowym określeniem pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza będzie liczba przesyłanych załączników (Zał....). Można je też wymienić z podaniem liczb porządkowych. Trzeba pamiętać, że na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika (Zał. nr... do pisma znak...).
Na piśmie mogą zostać umieszczone też adresy tych instytucji lub osób, które mają otrzymać je poza adresatem do wiadomości lub przez przesłanie im kopii pisma. Określenie osób i adresy instytucji umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą: Otrzymują do wiadomości. Na piśmie pod treścią pisma z lewej strony można też umieścić termin wyznaczony do załatwienia sprawy (Termin do dnia...). Określenia tego używa się jednak wyłącznie w stosunku do jednostek podległych. Dla uniknięcia zbędnych ponagleń należy wyznaczyć termin, w którym możliwe jest załatwienie sprawy. Terminy należy w zasadzie wyznaczać dekadowo: 10, 20, 30 danego miesiąca. Trzeba pamiętać, że po upływie terminu wyznaczonego do załatwienia sprawy referent decyduje o wysłaniu ponaglenia lub przesunięciu terminu i fakt ten odnotowuje w aktach sprawy. Przypomnijmy, że jeżeli załatwienie sprawy w zakreślonym terminie nie jest możliwe, należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów kodeksu.
Dodatkowym oznaczeniem elementem pisma będą także ewentualne wskazówki dla kancelarii. Bardzo pomocne przy załatwianiu sprawy będą też wszelkie formularze i druki. Przepisy zalecają, żeby przy załatwianiu spraw wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi. Pomocne będą też wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych stosowanych w urzędach oraz wzory pieczęci do podpisu, które zostały określone w omawianych przepisach.
Zakres kompetencji kierownika urzędu i zastępców kierownika urzędu w sprawie aprobaty, podpisywania dokumentów, pism i decyzji określa regulamin organizacyjny urzędu.
Na blankietach korespondencyjnych stosowanych przez kierownika urzędu zamieszcza się nad tekstem w lewym górnym rogu herb gminy. Pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. decyzja, świadectwo. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz na innych pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Wzór formularza poleceń kierownika urzędu
Wysyłanie i doręczanie pism
Trzeba też pamiętać o zasadach wysyłania i doręczania pism. I nie wiąże się to tylko z prawidłowym funkcjonowaniem urzędu. Przede wszystkim działania te w wielu przypadkach mają bezpośredni wpływ na uprawnienie adresatów pism. Od momentu doręczenia decyzji co do zasady liczy się termin do jej zakwestionowania. Wysłanie pisma ma też bezpośredni związek z prawidłowym i terminowym wywiązywaniem się z obowiązków przez urzędników.
I tak korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego: przesyłką listową, faksem, teleksem lub dalekopisem, na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową, pocztą elektroniczną.
Pisma przeznaczone do wysłania muszą przejść odpowiednią kontrolę. Pracownik kancelarii sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki. W razie stwierdzenia braków zwraca pismo referentowi do uzupełnienia. Następnie pracownik kancelarii stwierdza swoją parafką lub w odpowiednim zbiorze na nośniku elektronicznym wysyłkę pisma wraz z datą jego wysłania. Potem kopie wysłanych pism zwraca się referentom, a przesyłki specjalnego rodzaju wpisuje do odpowiednich rejestrów kontrolnych.
Do pism wysyłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza się wypełniony przez referenta sprawy odpowiedni formularz i przypina go do koperty.
Dla pism otrzymanych do wysyłki kancelaria przygotowuje koperty, na których w prawej dolnej części zamieszcza adres odbiorcy, składający się z imienia i nazwiska bądź nazwy instytucji oraz nazwy miejscowości z kodem pocztowym oraz nazwą ulicy i numerem nieruchomości. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony, ekspres itp.). Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła.
Do doręczenia niektórych terminowych pism miejscowych bezpośrednio adresatom służy książka doręczeń, w której adresat kwituje ich odbiór.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Wybrane wzory blankietów korespondencyjnych, pieczęci nagłówkowych i pieczęci do podpisu w organach samorządu gminy
ALEKSANDRA TARKA
aleksandra.tarka@infor.pl
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. nr 142, poz. 1591 ze zm.).
Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. nr 112, poz. 1319 ze zm.).
REKLAMA
REKLAMA
