Rozpatrywanie skarg i wniosków w postępowaniu administracyjnym

Wnioski mogą dotyczyć między innymi spraw ulepszenia organizacji, wzmocnienia praworządności, usprawnienia pracy i zapobiegania nadużyciom. Skargi mogą wiązać się przede wszystkim z zaniedbaniami lub nienależytym wykonywaniem zadań przez właściwe organy czy przez ich pracowników. Są określone zasady postępowania w takich przypadkach.

Petycje, skargi i wnioski mogą być także składane do organizacji i instytucji społecznych w związku z wykonywanymi przez nie zadaniami zleconymi z zakresu administracji publicznej. Można je składać zarówno w interesie publicznym, własnym, jak i innej osoby za jej zgodą.

Zasady ogólne dotyczące skarg i wniosków jasno stanowią, że o tym, czy pismo jest skargą albo wnioskiem, decyduje treść pisma, a nie jego forma zewnętrzna.

Bardzo ważną zasadą jest ochrona składającego skargę lub wniosek. Przepisy wyraźnie stanowią, że nikt nie może być narażony na jakikolwiek uszczerbek lub zarzut z powodu złożenia skargi lub wniosku. Tak samo z powodu dostarczenia materiału do publikacji o znamionach skargi lub wniosku, jeżeli działał w granicach prawem dozwolonych. Ponadto organy mają obowiązek przeciwdziałać hamowaniu krytyki i innym działaniom ograniczającym prawo do składania skarg i wniosków lub dostarczania informacji - do publikacji - o znamionach skargi lub wniosku.

Właściwość organów

Organy państwowe, samorządu terytorialnego i inne organy samorządowe oraz organizacji społecznych rozpatrują oraz załatwiają skargi i wnioski w ramach swojej właściwości. Przypomnijmy, że organy administracji publicznej przestrzegają z urzędu swojej właściwości rzeczowej i miejscowej.

Rozpatrywanie skarg i wniosków nie jest prawem, lecz obowiązkiem organu. Brak odpowiedzi na wniosek czy skargę nie pozostaje obojętny dla urzędnika. Pracownik organu państwowego, pracownik samorządowy oraz organ organizacji społecznej, winny niewłaściwego i nieterminowego załatwiania skarg i wniosków, podlega odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej czy innej odpowiedzialności przewidzianej w przepisach prawa.

Skargi

Przedmiotem skargi może być w szczególności:

-zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez właściwe organy albo przez ich pracowników,

-naruszenie praworządności lub interesów skarżących,

-przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw.

KONSTYTUCYJNA GWARANCJA

Art. 63 Konstytucji RP

Każdy ma prawo składać petycje, wnioski i skargi w interesie publicznym, własnym lub innej osoby za jej zgodą do organów władzy publicznej oraz do organizacji i instytucji społecznych w związku z wykonywanymi przez nie zadaniami zleconymi z zakresu administracji publicznej. Tryb rozpatrywania petycji, wniosków i skarg określa ustawa.

W wyroku z 28 lutego 2002 r. Naczelny Sąd Administracyjny przypomniał, że według art. 2 k.p.a. przepisy tego kodeksu normują dodatkowo postępowanie w sprawach skarg i wniosków (Dział VIII), m.in. przed organami jednostek samorządu terytorialnego.

W ocenie sądu oznacza to, że przedmiotem skargi może być także nienależyte wykonywanie zadań przez organ wykonawczy gminy, naruszające interesy mieszkańca gminy nie tylko w sprawie indywidualnej. W takiej sytuacji uchwała rady gminy jako organu właściwego do oceny kwestionowanego postępowania organu wykonawczego gminy jest podejmowana w sprawie z zakresu administracji publicznej i podlega zaskarżeniu w trybie art. 101 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym. Sąd zwrócił uwagę, że tylko przy wnoszeniu skargi przez radę gminy niezbędne jest uprzednie podjęcie uchwały jako aktu woli dochodzenia ochrony interesów gminy przed sądem administracyjnym. Takiego związania nie ma przy udzielaniu pełnomocnictwa w sprawie, gdy gmina występuje w postępowaniu sądowym jako strona przeciwna (sygn. akt II SA 2481/01, niepublikowany).

Co do zasady skargi składa się do organów właściwych do ich rozpatrzenia. Jeżeli przepisy szczególne nie określają innych organów właściwych do rozpatrywania skarg, to organem właściwym do rozpatrzenia skargi dotyczącej zadań lub działalności:

-rady gminy, rady powiatu i sejmiku województwa jest wojewoda, a w zakresie spraw finansowych - regionalna izba obrachunkowa,

-organów wykonawczych jednostek samorządu terytorialnego w sprawach należących do zadań zleconych z zakresu administracji rządowej jest wojewoda,

-wójta (burmistrza lub prezydenta miasta) i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, z wyjątkiem spraw dotyczących zadań zleconych, jest rada gminy,

-zarządu powiatu oraz starosty, a także kierowników powiatowych służb, inspekcji, straży i innych jednostek organizacyjnych, z wyjątkiem spraw dotyczących zadań zleconych, jest rada powiatu,

-zarządu i marszałka województwa, z wyjątkiem spraw dotyczących zadań zleconych, jest sejmik województwa,

-wojewody w sprawach podlegających rozpatrzeniu według kodeksu - jest właściwy minister, a w innych sprawach - prezes Rady Ministrów,

-innego organu administracji rządowej, organu przedsiębiorstwa państwowego lub innej państwowej jednostki organizacyjnej jest organ wyższego stopnia lub sprawujący bezpośredni nadzór,

-ministra jest prezes Rady Ministrów,

-organu centralnego i jego kierownika jest organ, któremu podlega.

PRZESŁANKI WZNOWIENIA I STWIERDZENIA NIEWAŻNOŚCI DECYZJI

W sprawie zakończonej decyzją ostateczną wznawia się postępowanie, jeżeli:

-dowody, na których podstawie ustalono istotne dla sprawy okoliczności faktyczne, okazały się fałszywe,

-decyzja wydana została w wyniku przestępstwa,

-decyzja wydana została przez pracownika lub organ administracji publicznej, który podlega wyłączeniu,

-strona bez własnej winy nie brała udziału w postępowaniu,

-wyjdą na jaw istotne dla sprawy nowe okoliczności faktyczne lub nowe dowody istniejące w dniu wydania decyzji, nieznane organowi, który wydał decyzję,

-decyzja wydana została bez uzyskania wymaganego prawem stanowiska innego organu,

-zagadnienie wstępne zostało rozstrzygnięte przez właściwy organ lub sąd odmiennie od oceny przyjętej przy wydaniu decyzji,

-decyzja została wydana w oparciu o inną decyzję lub orzeczenie sądu, które zostało następnie uchylone lub zmienione.

Organ administracji publicznej stwierdza nieważność decyzji, która:

-wydana została z naruszeniem przepisów o właściwości,

-wydana została bez podstawy prawnej lub z rażącym naruszeniem prawa,

-dotyczy sprawy już poprzednio rozstrzygniętej inną decyzją ostateczną,

-została skierowana do osoby niebędącej stroną w sprawie,

-była niewykonalna w dniu jej wydania i jej niewykonalność ma charakter trwały,

-w razie jej wykonania wywołałaby czyn zagrożony karą,

-zawiera wadę powodującą jej nieważność z mocy prawa.

Do rozpatrzenia skargi dotyczącej zadań i działalności organizacji społecznej właściwy jest organ bezpośrednio wyższego stopnia tej organizacji. W stosunku do organu naczelnego organizacji - prezes Rady Ministrów lub właściwi ministrowie sprawujący nadzór nad działalnością tej organizacji.

Jeżeli organ, który otrzymał skargę, nie jest właściwy do jej rozpatrzenia, obowiązany jest niezwłocznie przekazać ją właściwemu organowi. Niezwłocznie oznacza w tym przypadku nie później jednak niż w terminie siedmiu dni. Dodatkowo organ musi o fakcie przekazania skargi zgodnie z właściwością zawiadomić skarżącego albo wskazać mu właściwy organ.

Organ właściwy do rozpatrzenia skargi może ją przekazać do załatwienia organowi niższego stopnia. Może to jednak zrobić tylko w przypadkach, gdy skarga nie zawiera zarzutów dotyczących działalności tego organu. Skargę na pracownika można przekazać do załatwienia również jego przełożonemu służbowemu, z obowiązkiem zawiadomienia organu właściwego do rozpatrzenia skargi o sposobie jej załatwienia. Również w tym przypadku o przekazaniu skargi zawiadamia się równocześnie skarżącego. Bardzo ważne jest to, że skarga w sprawie indywidualnej, która nie była i nie jest przedmiotem postępowania administracyjnego, powoduje wszczęcie postępowania, jeżeli została złożona przez stronę. Przepisy przewidują też sposób postępowania w sytuacjach, gdy skarga dotyczy innej osoby. Jeżeli skarga taka pochodzi od innej osoby, może spowodować wszczęcie postępowania administracyjnego z urzędu. Wyjątkiem będą tu tylko przypadki, gdy przepisy wymagają do wszczęcia postępowania żądania strony. W tych przypadkach organem właściwym do rozpatrzenia skargi jest organ uprawniony do wszczęcia postępowania lub organ, przed którym toczy się postępowanie.

W sprawie, w której toczy się postępowanie administracyjne, skarga złożona przez stronę podlega rozpatrzeniu w toku postępowania, zgodnie z przepisami k.p.a. Jeżeli toczy się postępowanie administracyjne, skarga pochodząca od innych osób stanowi materiał, który organ prowadzący postępowanie powinien rozpatrzyć z urzędu. Skargę w sprawie, w której w toku postępowania administracyjnego została wydana decyzja ostateczna, uważa się zależnie od jej treści za żądanie wznowienia postępowania lub za żądanie stwierdzenia nieważności decyzji albo jej uchylenia lub zmiany z urzędu. Należy podkreślić, że żądanie takie zostanie uwzględnione, gdy zachodzą przewidziane w k.p.a. warunki do wznowienia postępowania, stwierdzenia nieważności decyzji albo jej uchylenia lub zmiany. Skargi w tym przypadku rozpoznaje organ właściwy do wznowienia postępowania, stwierdzenia nieważności decyzji albo do jej uchylenia lub zmiany.

Załatwienie skargi

Przepisy jasno określają, jak i ile czasu organ ma na załatwienie skargi. Organ właściwy do załatwienia skargi powinien załatwić skargę bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca. Wyraźnie zostało wskazane, że termin ten dotyczy organu właściwego do załatwienia sprawy. Oznacza to, że nie można mówić o przekroczeniu tego terminu, jeżeli skarga trafiła do organu niewłaściwego w sprawie i zaistniała konieczność ustalenia, kto jest właściwy.

Urzędnik załatwiający skargę musi pamiętać o obowiązku zawiadomienia posła na Sejm, senatora i radnego, jeżeli to oni wnieśli skargę we własnym imieniu albo przekazali do załatwienia skargę innej osoby. Gdyby jednak jej załatwienie wymagało zebrania dowodów, informacji lub wyjaśnień, np. radny powinien zostać poinformowany także o stanie rozpatrzenia skargi, najpóźniej w terminie czternastu dni od dnia jej wniesienia albo przekazania. O sposobie załatwienia skargi zawiadamia się skarżącego.

Oczywiście może zdarzyć się sytuacja, w której załatwienie skargi w terminie miesiąca jest niemożliwe. Niedotrzymanie miesięcznego terminu do załatwienia skargi pociąga za sobą jednak określone konsekwencje. Zgodnie z k.p.a. również w odniesieniu do skarg o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie organ administracji publicznej obowiązany jest zawiadomić strony. Organ musi podać przyczyny zwłoki i wskazać nowy termin załatwienia sprawy. I nie ma na to wpływu, kto jest winny opóźnieniu. Obowiązek powiadomienia o opóźnieniu, jego przyczynach i nowym terminie ciąży na organie administracji również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu.

Jeśli chodzi o składającego skargę, to na niezałatwienie sprawy w terminie służy mu zażalenie do organu administracji publicznej wyższego stopnia. Jeżeli organ uzna zażalenie za uzasadnione, wyznacza dodatkowy termin załatwienia sprawy. Jednocześnie konsekwencją zażalenia jest też zarządzenie wyjaśnienia przyczyn i ustalenie osób winnych niezałatwienia sprawy w terminie. W razie potrzeby organ wyższego stopnia może też podjąć środki mające zapobiec naruszaniu terminów załatwiania spraw w przyszłości.

CO POWINNO ZAWIERAĆ ZAWIADOMIENIE O ZAŁATWIENIU WNIOSKU

Zawiadomienie o sposobie załatwienia wniosku powinno zawierać:

-oznaczenie organu, od którego pochodzi,

-wskazanie, w jaki sposób został on załatwiony,

-podpis z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego osoby upoważnionej do załatwienia wniosku.

Zawiadomienie o odmownym załatwianiu wniosku powinno zawierać dodatkowo uzasadnienie faktyczne i prawne.

NIEZAŁATWIENIE SPRAWY W TERMINIE

Pracownik organu administracji publicznej, który z nieuzasadnionych przyczyn nie załatwił sprawy w terminie, podlega odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej albo innej odpowiedzialności przewidzianej w przepisach prawa. Takie same sankcje spotkają urzędnika, jeżeli nie dopełnił obowiązku poinformowania o przekroczeniu tego terminu albo nie załatwił sprawy w dodatkowym ustalonym terminie.

SKARGI I WNIOSKI POD KONTROLĄ

Nadzór i kontrolę nad przyjmowaniem i załatwianiem skarg i wniosków sprawują:

-ministrowie - gdy chodzi o skargi załatwiane przez ministerstwa i inne jednostki organizacyjne bezpośrednio podległe ministrowi,

-właściwi rzeczowo ministrowie we współdziałaniu z ministrem właściwym do spraw administracji publicznej - gdy chodzi o skargi załatwiane przez organy administracji rządowej,

-terenowe organy administracji rządowej - gdy chodzi o skargi załatwiane przez jednostki organizacyjne nadzorowane przez te organy,

-organy wyższego stopnia oraz właściwe organy naczelne - gdy chodzi o skargi załatwiane przez pozostałe organy państwowe i organy państwowych jednostek organizacyjnych,

-prezes Rady Ministrów i wojewodowie - gdy chodzi o skargi załatwiane przez organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne.

JAK ROZPATRYWANE SĄ SKARGI I WNIOSKI

Czynności związane z przyjmowaniem i rozpatrywaniem skarg i wniosków

-Skargę lub wniosek adresowane do właściwego organu i przesłane w odpisie do innego organu rozpatruje i załatwia, w ramach swojej właściwości, organ, do którego były adresowane.

-Przyjmowanie i koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków powierza się wyodrębnionej komórce organizacyjnej lub imiennie wyznaczonym pracownikom.

-W siedzibie danej jednostki organizacyjnej, w widocznym miejscu należy umieścić informację wskazującą komórkę organizacyjną lub wyznaczonych pracowników przyjmujących oraz rozpatrujących skargi i wnioski.

-Określone organy państwowe, przekazując skargę do załatwienia właściwemu organowi niższego stopnia, mają prawo żądać od tego organu informacji o sposobie jej załatwienia (art. 229 wz z art. 232 par. 1 k.p.a.).

Zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi powinno zawierać:

-oznaczenie organu, od którego pochodzi,

-wskazanie, w jaki sposób skarga została załatwiona,

-podpis z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego osoby upoważnionej do załatwienia skargi.

Zawiadomienie o odmownym załatwianiu skargi powinno zawierać ponadto uzasadnienie faktyczne i prawne. Odmowne załatwienie skargi może spowodować jej ponowienie. W przypadku, gdy skarga, w wyniku jej rozpatrzenia, uznana została za bezzasadną i jej bezzasadność wykazano w odpowiedzi na skargę, a skarżący ponowił skargę bez wskazania nowych okoliczności, organ właściwy do jej rozpatrzenia może, w odpowiedzi na tę skargę, podtrzymać swoje poprzednie stanowisko. O takim sposobie załatwienia ponownie wniesionej skargi należy zawiadomić organ wyższego stopnia. Sytuacja ta nie dotyczy jednak skarg załatwianych przez organy naczelne. Gdy skarga dotyczy sprawy, która nie podlega rozpatrzeniu według przepisów k.p.a. albo nie należy do właściwości organów administracji publicznej, przepisy art. 233-239 k.p.a., stosuje się odpowiednio. Z tym jednak zastrzeżeniem, że w miejsce pozostałych przepisów kodeksu stosuje się przepisy postępowania właściwego dla danej sprawy.

Wnioski

Przedmiotem wniosku mogą być w szczególności sprawy:

-ulepszenia organizacji,

-wzmocnienia praworządności,

-usprawnienia pracy,

-zapobiegania nadużyciom,

-ochrony własności,

-lepszego zaspokajania potrzeb ludności.

Wnioski składa się do organów właściwych ze względu na przedmiot wniosku. A w sprawach dotyczących zadań organizacji społecznych do organów tych organizacji. Tak samo jak w przypadku skarg, jeżeli organ, który otrzymał wniosek, nie jest właściwy do jego rozpatrzenia, obowiązany jest w ciągu siedmiu dni przekazać go właściwemu organowi. Również w tym przypadku o przekazaniu wniosku należy zawiadomić równocześnie wnioskodawcę.

Organ powinien załatwić wniosek bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca. A o sposobie załatwienia wniosku zawiadomić równocześnie wnioskodawcę. W razie niemożności załatwienia wniosku w określonym terminie wnioskodawcę należy zawiadomić o czynnościach podjętych w celu rozpatrzenia wniosku oraz o przewidywanym terminie załatwienia go.

Wnioskodawcy niezadowolonemu ze sposobu załatwienia wniosku służy prawo wniesienia skargi. Wnioskodawca, może ją też wnieść w przypadku niezałatwienia wniosku w terminie przewidzianym do załatwienia wniosku albo jeżeli nie został on załatwiony w nowym terminie wskazanym w zawiadomieniu o opóźnieniu w załatwieniu sprawy.

Do rozpatrzenia wniosków dotyczących zadań i działalności organizacji społecznej właściwy jest organ bezpośrednio wyższego stopnia tej organizacji tak samo jak w przypadku skarg. W stosunku do organu naczelnego organizacji właściwy będzie prezes Rady Ministrów lub właściwi ministrowie sprawujący nadzór nad działalnością tej organizacji.

Analogicznie jak w przypadku skargi organ ma obowiązek zawiadomienia posła na Sejm, senatora i radnego, którzy wnieśli wniosek we własnym imieniu albo przekazali do załatwienia wniosek innej osoby, o sposobie załatwienia sprawy. Jeżeli załatwienie wniosku wymaga zebrania dowodów, informacji lub wyjaśnień posła, senatora i radnego, zawiadamia się także o stanie rozpatrzenia wniosku. Zawiadomienia należy dokonać najpóźniej w terminie czternastu dni od dnia wniesienia albo przekazania wniosku.

 

Zasady przyjmowania i rozpatrywania

O tym, jak ważne jest prawidłowe przyjmowanie i załatwienie skargi oraz wniosków obywateli, świadczy sposób uregulowania zasad dotyczących związanych z nimi procedur. Oprócz przepisów dotyczących sposobu, terminu i właściwości załatwiania wniosków i skarg, określone zostało szczegółowo, w jaki sposób zorganizować pracę urzędu, żeby zapewnić optymalne wywiązywanie się z nałożonych na urzędników obowiązków i jednocześnie jak zapewnić obywatelom swobodny dostęp do skorzystania z ich uprawnień w tym zakresie.

Organy państwowe i organy samorządu terytorialnego zobowiązane są przyjmować obywateli w sprawach skarg i wniosków w ustalonych przez siebie dniach i godzinach. Jednak kierownicy tych organów lub wyznaczeni przez nich zastępcy mają obowiązek przyjmować obywateli w sprawach skarg i wniosków, co najmniej raz w tygodniu. Ponadto dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb ludności. A minimum raz w tygodniu praca w urzędzie powinna być tak zorganizowania, żeby przyjęcia mogły odbywać się w ustalonym dniu po godzinach pracy.

Informacja o dniach i godzinach przyjęć powinna być wywieszona na widocznym miejscu w siedzibie danej jednostki organizacyjnej oraz w podporządkowanych jej jednostkach organizacyjnych.

Prezes Rady Ministrów lub właściwy minister oraz naczelny organ organizacji społecznej mogą ustalać sposób, dni i godziny przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków przez podporządkowane im organy i jednostki organizacyjne. Skargi i wnioski składane i przekazywane do organów państwowych i organów samorządu terytorialnego oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty rejestruje się i przechowuje w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg i wniosków. Pracownik, który otrzymał skargę dotyczącą jego działalności, obowiązany jest przekazać ją niezwłocznie swojemu przełożonemu służbowemu.

PRZYKŁADY

JAK LICZYĆ TERMINY W POSTĘPOWANIU ADMINISTRACYJNYM

Termin liczony w dniach

Jeżeli początkiem terminu określonego w dniach jest pewne zdarzenie, przy obliczaniu tego terminu nie uwzględnia się dnia, w którym zdarzenie nastąpiło. Upływ ostatniego z wyznaczonej liczby dni uważa się za koniec terminu.

I tak, np. dla dokonania określonej czynności przepisy przewidują siedmiodniowy termin. Jeżeli początkiem tego terminu będzie 1 września, to termin upłynie z końcem 8 września.

Termin liczony w tygodniach

Terminy określone w tygodniach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim tygodniu, który nazwą odpowiada początkowemu dniowi terminu.

I tak np. dla dokonania określonej czynności został wyznaczony dwutygodniowy termin. Jeżeli jego bieg rozpoczął się we wtorek, to upłynie po dwóch tygodniach z końcem wtorku.

Termin liczony w miesiącach

Terminy określone w miesiącach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim miesiącu, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca.

I tak np. dla dokonania określonej czynności został wyznaczony miesięczny termin. Jeżeli jego bieg rozpoczął się 21 sierpnia, to miesięczny termin upłynie z końcem 21 września. Jeżeli bieg terminu rozpocząłby się 31 maja, to miesięczny termin upłynie 30 czerwca (czerwiec nie ma 31 dni).

Dzień wolny od pracy

Jeżeli koniec terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się najbliższy następny dzień powszedni.

I tak np. końcowy termin do dokonania danej czynności przypada na poniedziałek 1 maja. Jest to dzień ustawowo wolny od pracy. Ostatnim dniem terminu w tym przypadku będzie wtorek 2 maja.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Wzór uchwały o przekazaniu sprawy właściwemu organowi

Dodatkowo organizację przyjmowania oraz rozpatrywania skarg i wniosków, składanych do organów państwowych, organów jednostek samorządu terytorialnego oraz organów samorządowych jednostek organizacyjnych regulują przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. Dotyczą one także skarg i wniosków składanych do organów organizacji i instytucji społecznych, gdy pozostają one w związku z wykonywanymi przez nie zadaniami zleconymi z zakresu administracji publicznej. Ponadto przepisy rozporządzenia będą miały zastosowanie do skarg i wniosków przekazanych właściwym organom przez redakcje prasowe, radiowe i telewizyjne oraz organizacje i instytucje społeczne. A także materiałów prasowych i innych opublikowanych wiadomości, jeżeli mają znamiona skargi lub wniosku i zostały przesłane właściwym organom przez redakcje prasowe, radiowe i telewizyjne.

Jeżeli chodzi o sposób wnoszenia skarg i wniosków, to zostało to ujęte bardzo szeroko. Mogą one być wnoszone nie tylko pisemnie, ale także telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej, a nawet ustnie do protokołu. Urzędnik powinien jednak pamiętać, że w razie zgłoszenia skargi lub wniosku ustnie, przyjmując je należy sporządzić protokół. Dokument podpisują wnoszący skargę lub wniosek i przyjmujący zgłoszenie. W protokole należy umieścić datę przyjęcia skargi lub wniosku, imię, nazwisko (nazwę) i adres zgłaszającego oraz zwięzły opis treści sprawy. Jeżeli wnoszący skargę lub wniosek zażąda potwierdzenia, przyjmujący ma obowiązek je spełnić.

Pisma napływające do urzędów często nie spełniają wymogów formalnych. Co do zasady jednak bez rozpoznania można pozostawić tylko skargi i wnioski niezawierające imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego. Jeżeli z treści skargi lub wniosku nie można zaś należycie ustalić ich przedmiotu, konieczne będzie wzywanie wnoszącego skargę lub wniosek do złożenia, wyjaśnienia lub uzupełnienia. W wezwaniu zakreśla się siedmiodniowy termin liczony od dnia otrzymania wezwania oraz pouczenie, że nieusunięcie wskazanych braków spowoduje pozostawienie skargi lub wniosku bez rozpoznania.

Jeżeli rozpatrzenie skargi lub wniosku wymaga uprzedniego zbadania i wyjaśnienia sprawy, organ właściwy do rozpatrzenia skargi lub wniosku zbiera niezbędne materiały. W tym celu może zwrócić się do innych organów o przekazanie niezbędnych materiałów i wyjaśnień. Jeżeli skarga lub wniosek dotyczy kilku spraw podlegających rozpatrzeniu przez różne organy, organ, do którego wniesiono skargę lub wniosek, rozpatruje sprawy należące do jego właściwości. Pozostałe zaś przekazuje niezwłocznie właściwym organom, przesyłając odpis skargi lub wniosku, i zawiadamia o tym równocześnie wnoszącego skargę lub wniosek. Przekazanie musi nastąpić nie później niż w terminie siedmiu dni.

Należy podkreślić, że skarga dotycząca określonej osoby nie może być jej przekazana do rozpatrzenia. Ten sam rygor dotyczy przekazania skargi osobie, wobec której pozostaje ona w stosunku nadrzędności służbowej. Takie sytuacje uznane zostały za niedopuszczalne. Organ rozpatrujący skargę lub wniosek może, na zasadach określonych w odrębnych przepisach, wydać polecenie lub podjąć inne stosowne środki, w celu usunięcia stwierdzonych uchybień oraz przyczyn ich powstawania. Jeżeli w sprawie zainteresowane są media, właściwy organ zawiadamia redakcję prasową, radiową lub telewizyjną o wynikach rozpatrzenia sprawy stanowiącej treść przesłanego przez redakcję materiału prasowego lub innej opublikowanej wiadomości, mającej znamiona skargi lub wniosku. Zawiadomienie w tym przypadku obejmuje także informacje o dokonanych rozstrzygnięciach, wydanych poleceniach lub podjętych środkach i działaniach.

Nadzór i kontrola

Nad sprawnym załatwianiem wniosków czuwają nie tylko osoby wyznaczone do ich przyjmowania i załatwiania, ale również ich przełożeni. Dodatkowo kwestia ta została poddana nadzorowi i kontroli. I tak np. zwierzchni nadzór nad przyjmowaniem i załatwianiem skarg i wniosków składanych do sądów sprawuje Krajowa Rada Sądownictwa. W przypadku innych organów i jednostek organizacyjnych organem zwierzchnim będzie prezes Rady Ministrów.

Nadzór i kontrolę nad przyjmowaniem i załatwianiem skarg i wniosków w organach organizacji społecznych sprawują statutowe organy nadzorcze tych organizacji oraz organy wyższego stopnia.

Organy powołane do nadzoru i kontroli dokonują okresowo ocen przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków przez organy i jednostki organizacyjne poddane ich nadzorowi. Wojewodowie dokonują okresowo ocen sposobu przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków przez wszystkie organy administracji publicznej i innych jednostek organizacyjnych oraz organizacji społecznych działających na ich terenie.

Ocena nie jest tylko formalnością mającą na celu uzupełnienie statystyk. W wyniku przeprowadzonych kontroli oraz ocen organy te obowiązane są podejmować środki zmierzające do usunięcia przyczyn skarg oraz do pełnego wykorzystania wniosków dla polepszenia działalności poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz organizacji społecznych.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Wzór skargi na bezczynność organu

ALEKSANDRA TARKA

aleksandra.tarka@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

l Dział VIII ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 ze zm.).

l Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. nr 5, poz. 46).