REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych

Beata Olejnik
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Obieg i kontrola dokumentów finansowo-księgowych we wszystkich jednostkach sfery finansów publicznych jest jednym z najważniejszych elementów ich prawidłowego funkcjonowania. Brak prawidłowo opracowanego obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych mógłby doprowadzić do nierzetelności zapisów w księgach rachunkowych czy nadużyć finansowych.  

Kierownicy jednostek, główni księgowi oraz pracownicy pionów księgowych i finansowych, którzy na co dzień mają do czynienia z obrotem gotówkowym lub bezgotówkowym, doskonale zdają sobie sprawę, jakie szczególne miejsce w jednostce odgrywa prawidłowy przepływ informacji. Środki powierzone podmiotom publicznym podlegają specyficznym procesom kontroli i autoryzacji. Sprawdzanie dokumentów jest procesem wymagającym zaangażowania wielu komórek organizacyjnych, ponieważ zachodzi tu konieczność sprawnego przekazywania dokumentów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami/pracownikami.

REKLAMA

Jaką rolę odgrywa instrukcja obiegu dokumentów

Obieg dokumentów to droga dokumentu od chwili sporządzenia bądź wpływu do jednostki aż do momentu dekretacji i ujęcia w księgach rachunkowych. Opracowanie instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych umożliwia wybór, a następnie powszechne zastosowanie najlepszej metody postępowania w danym momencie. Należy jednak pamiętać, że procedury i instrukcje nie są wprowadzane raz na zawsze. Można jednak wskazać pewne uniwersalne zasady dobre na każdą okazję przy opracowywaniu takich instrukcji. Procedury opisujące krok po kroku proces obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych powinny być:

• poddawane regularnej weryfikacji,

• aktualizowane, w miarę jak zmieniać się będą warunki zewnętrzne, wewnętrzne i jak przekształcać się będą metody organizacji pracy jednostki.

Celem prawidłowego skonstruowania dokumentacji opisującej obieg oraz kontrolę dokumentów finansowo-księgowych jest zapewnienie, że gospodarowanie środkami finansowymi w jednostce będzie odbywało się zgodnie z przepisami. Dobrze opracowana dokumentacja pozwala na sprawne sporządzenie sprawozdań, odprowadzenie dochodów, zapłatę wynagrodzeń, odprowadzenie podatków i właściwe zorganizowanie systemu pracy w jednostce, np. kasy, lub zorganizowanie funkcjonowania systemu zamówień publicznych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Sprawny obieg dokumentów zapewnia, że informacje w nich zawarte trafią we właściwe miejsce we właściwym czasie, zostaną przetworzone i wykorzystane w dalszej pracy jednostki.

Na cały obieg dokumentów finansowo-księgowych składa się wiele czynności. Do podstawowych zaliczamy:

• przyjmowanie dowodów z zewnątrz (obcych) lub sporządzanie (wystawianie) dowodów własnych,

• gromadzenie i grupowanie dowodów oraz przeprowadzanie wstępnej ich kontroli,

• kontrola (sprawdzenie) dowodów pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym,

• przetwarzanie dowodów na inne dowody, np. zbiorcze, rozliczeniowe,

• ujmowanie danych z dowodów w prowadzonej ewidencji księgowej (księgach rachunkowych), w tym z uwzględnieniem potrzeb rozliczeń z tytułu podatków i ubezpieczeń oraz analiz wewnętrznych,

• przechowywanie bieżące dokumentacji, tj. do końca roku obrotowego w podziale na okresy sprawozdawcze,

• archiwowanie akt przez okres ustawowo wymagany.

Kto powinien opracować instrukcję obiegu i kontroli dokumentów księgowych

Za całość gospodarki finansowej w jednostce odpowiada jej kierownik. Również kierownik jest odpowiedzialny za wykonywanie i przestrzeganie kontroli finansowej w jednostce. Jednak może on powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki (art. 44 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych). Zorganizowanie obiegu dokumentów księgowych i systemu ich kontroli wewnętrznej w jednostce należy do kompetencji kierownictwa lub zarządu tej jednostki. To kierownik jednostki podejmuje decyzję w zakresie potrzeby stosowania takiej instrukcji i ewentualnie zleca jej opracowanie, z uwzględnieniem struktury organizacyjnej jednostki i specyfiki prowadzonej przez nią działalności.

Odpowiednie sklasyfikowanie i doprecyzowanie informacji dotyczących:

• dokumentacji księgowej występującej w jednostce,

• zasad sporządzania i korygowania błędów występujących w dowodach,

• zasad dekretowania, numerowania dowodów księgowych,

• właściwego opisania procesów dokonywania kontroli dokumentów, w odpowiedni sposób na różnych poziomach i dla różnych stanowisk,

• systemu przechowywania i dostępu do dokumentów oraz sposób ich archiwizowania

- stanowią dla kierownika jednostki zapewnienie prawidłowości funkcjonowania systemu kontroli finansowo-księgowej.

Jak poprawnie opracować instrukcję obiegu i kontroli dokumentów księgowych

REKLAMA

Każda jednostka ma inną strukturę organizacyjną, każda funkcjonuje w innym otoczeniu i innym środowisku. W każdej jednostce są zatrudnieni pracownicy o różnych charakterach i osobowościach, kwalifikacjach, predyspozycjach i umiejętnościach oraz różnym zaangażowaniu w stosunku do wykonywanych przez siebie obowiązków. Mając do czynienia z taką różnorodnością, nie jest możliwe wskazanie określonego szablonu ani uniwersalnych zasad opracowywania instrukcji odbiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, które można by zastosować w każdym podmiocie bez wyjątku. Każda jednostka ma swoją odrębną strukturę i inaczej jest wewnętrznie zorganizowana, a współpracujące ze sobą komórki, referaty, wydziały czy departamenty wymieniają różne informacje, w tym również o zdarzeniach gospodarczych mających wpływ na finanse jednostki.

Kierownik jednostki wraz z głównym księgowym powinni wykazać się zmysłem menedżerskim i podejść do problemu skonstruowania instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych z całą starannością. Jest to bowiem dokument, od opracowania którego zależy sprawność działania organizacji, terminowość regulowania zobowiązań, prawidłowość gromadzenia dochodów oraz zgodność z prawem wydatkowania środków publicznych.

Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych będzie poprawnie opracowana tylko wtedy, gdy trafnie zostaną zidentyfikowane w jednostce następujące elementy:

• rodzaje dokumentów finansowo-księgowych,

• osoby lub jednostki organizacyjne odpowiedzialne za procesy kontroli tych dokumentów,

• systemy upoważnień, pełnomocnictw oraz zastępstw służbowych,

• rodzaje operacji gospodarczych tzw. wrażliwych, których wykonanie może spowodować szkody w majątku jednostki.

Poprawnie skonstruowana instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych powinna charakteryzować się przede wszystkim prostotą przekazu informacji w niej zawartej oraz jej kompletnością. Powinna opisywać każdy etap obiegu i kontroli dokumentacji księgowej oraz precyzować, kto i za wykonanie jakich czynności na jakim stanowisku jest odpowiedzialny. Co do formy opracowania takiej instrukcji ustawodawca nie określił kanonów dla takiego typu dokumentacji, pozostawiając wybór formy jej opracowania w gestii kierownictwa jednostek.

Instrukcje obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych mogą zostać opracowane w formie:

• opisowej,

• tabelarycznej,

• za pomocą opisu graficznego,

• metodą kartotekową

lub można zastosować formę mieszaną.

 

Oprócz wybrania konkretnej metody, do opisu czynności związanych z obiegiem i kontrolą dokumentacji finansowo-księgowej, należy zwrócić również uwagę na przejrzystość zapisów instrukcji oraz adekwatności zapisów do faktycznego systemu funkcjonowania jednostki.

Bez względu na rodzaj dokumentu należy zawsze dążyć, aby ich obieg odbywał się najkrótszą drogą. W tym celu należy stosować zasady obiegu dowodów księgowych ujęte w tabeli.

Tabela. Zasady obiegu dowodów księgowych

 

 

Dokumentacja opisująca obieg dokumentów powinna przede wszystkim określać szereg informacji, a mianowicie:

• co powinny zawierać dokumenty finansowo-księgowe,

• kto je powinien parafować, a kto akceptować,

• w jakiej kolejności te czynności mają być wykonane,

• jak powinno wyglądać potwierdzenie ich wykonania.

Instrukcję obiegu i kontroli dokumentów wydaje kierownik jednostki organizacyjnej w formie zarządzenia. Może być ona integralną częścią zarządzenia lub stanowić jego załącznik.

Zakresem kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych w formie pisemnej należy objąć:

• środki pieniężne,

• rozrachunki i rozliczenia,

• zapasy (jeśli takie występują w jednostce),

• aktywa trwałe,

• zatrudnienie i wynagrodzenia,

• koszty,

• przychody,

• środki trwałe w budowie,

• fundusze specjalne,

• systemy informatyczne.

W zakresie wszystkich wymienionych obszarów należy opracować wzorce zachowań i czynności, których wykonanie zapewni nadzór nad działalnością jednostki.

W instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych należy:

1. Ustalić wykaz stosowanych dowodów księgowych występujących w jednostce i określić ich cechy.

2. Wskazać sposób i terminy oraz komórki organizacyjne zobowiązane do wystawiania i osoby upoważnione do podpisywania poszczególnych dowodów księgowych.

3. Wyszczególnić komórki organizacyjne oraz osoby zobowiązane do sprawdzenia dowodów księgowych pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz pod względem celowości, gospodarności i legalności dokonywanych operacji.

4. Wskazać wzory pieczęci umieszczanych na dowodach księgowych oraz wzory podpisów osób upoważnionych do kontroli, dekretacji i zatwierdzania dowodów księgowych.

5. Opisać sposób postępowania, w razie wykrycia, w toku kontroli nieprawidłowości w dowodach księgowych lub ujętych w nich operacjach gospodarczych.

6. Przedstawić sposób oznaczania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych własnych i obcych, umożliwiający ustalenie kompletności dowodów podlegających księgowaniu w danym okresie sprawozdawczym.

7. Określić terminy przekazywania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych pomiędzy poszczególnymi komórkami oraz terminy przekazania do księgowości po ich opracowaniu i skontrolowaniu.

Zapoznanie pracowników

REKLAMA

Istotą posiadania w jednostce instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych nie jest sam fakt jej istnienia, ale zapoznanie z nią wszystkich pracowników i zobowiązanie ich do bezwzględnego przestrzegania zawartych w niej postanowień.

Potwierdzenie zapoznania się pracowników z wewnętrznymi procedurami najlepiej przyjąć w formie pisemnej. Można tego dokonać za pomocą sporządzonego wykazu potwierdzenia przez pracowników, którym przekazano egzemplarze instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych do zapoznania się i stosowania.

Przykładowy wykaz pracowników, którym przekazano egzemplarze instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych

Upoważnieni w komórkach/wydziałach bądź referatach pracownicy powinni mieć maksymalną świadomość odpowiedzialności w zakresie powierzonych im obowiązków z zakresu gospodarowania majątkiem i mieniem jednostki. Najlepiej do obowiązków, zarówno „starych pracowników”, jak i „nowo przyjętych”, włączyć zapoznawanie się z obiegiem i kontrolą dokumentów finansowo-księgowych czy też z wprowadzonymi zmianami w ustalonym obiegu. Każdorazowo taki fakt (zapoznania się z już istniejącymi lub zmianami w instrukcji) powinien zostać potwierdzony poprzez złożenie odpowiedniego oświadczenia lub podpisu na dokumencie opisującym te procesy. Podpis złożony przez pracownika pod zapisami dotyczącymi uregulowań wewnętrznych z zakresu obiegu i kontroli finansowo-księgowej może być punktem wyjścia do wystąpienia pracodawcy wobec nierzetelnego pracownika z roszczeniem na wypadek, gdyby popełniając niedopatrzenie, naraził jednostkę na stratę (np. poprzez opóźnienie zapłaty za wystawioną fakturę i konieczność uregulowania z tego tytułu karnych odsetek) i odwrotnie - pracownik może się bronić w przypadku, kiedy nie był poinformowany np. o wprowadzonych zmianach.

Jak prawidłowo opracować instrukcję obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, dowiedzą się Państwo z grudniowego (12/2008) Poradnika Rachunkowości Budżetowej „Obieg i kontrola dokumentów finansowo-księgowych”. W Poradniku opisujemy sposoby konstruowania instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, rodzaje dokumentów księgowych oraz podajemy praktyczne przykłady obiegu dokumentów finansowo-księgowych wraz z opisem czynności, jakie należy wykonać na poszczególnych etapach ich kontroli.

Omawiamy obowiązki osób upoważnionych do przeprowadzania tych kontroli i znaczenie wykonywanych przez nich czynności, gdyż to właśnie na nich spoczywa odpowiedzialność za kompletność wykonywanej kontroli oraz niedopuszczenie do zaksięgowanie dokumentu mającego wady formalne, rachunkowe i merytoryczne.

Ponadto w Poradniku znajdują się przykładowe zarządzenia kierownika jednostki w sprawie wprowadzenia:

• obiegu i kontroli dokumentów księgowych wraz z załącznikiem, który stanowi instrukcję obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych,

• procedur kontroli.

Mogą one stanowić bazę do opracowania takich dokumentów w Państwa jednostce.

Podstawy prawne

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 171, poz. 1056)

• Ustawa z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 180, poz. 1112)

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Samorzad.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Jak długo gotować surową białą kiełbasę? A może upiec? Żurek, czy biały barszcz na Wielkanoc?

    Biała kiełbasa, to konieczny dodatek do żurku, czy białego barszczu - tradycyjnych wielkanocnych zup. Wiele osób ma wątpliwości jak długo gotować (parzyć) surową białą kiełbasę przed dodaniem do tych wielkanocnych zup. A może lepiej ją upiec? W jakiej temperaturze i jak długo? A czy wiesz jak odróżnić białą kiełbasę surową od gotowanej (parzonej)?

    Światowy Dzień Choroby Afektywnej Dwubiegunowej. Co z ogólnodostępną farmakoterapią dla najmłodszych pacjentów?

    Z chorobą afektywną dwubiegunową (ChAD) mierzy się nawet około 2 proc. dzieci i młodzieży. Bezpieczna farmakoterapia to najskuteczniejszy sposób leczenia. W Polsce wciąż czekamy na refundację jedynego preparatu rekomendowanego najmłodszym pacjentom w przebiegu ChaAD.

    Choroba w święta? Sprawdź, gdzie szukać pomocy

    Co zrobić w sytuacji nagłej choroby w święta? Gdzie szukać pomocy medycznej? NFZ przypomina. 

    Refundowane leczenie dla ciężarnych kobiet chorych na SMA już od 1 kwietnia

    Bardzo dobra wiadomość dla dorosłych kobiet chorych na SMA. Od 1 kwietnia refundowane będzie leczenie nusinersenem dla kobiet chorych na rdzeniowy zanik mięśni będących w ciąży – zdecydowało Ministerstwo Zdrowia. Dzięki temu pacjentki nie będą musiały przerywać tej terapii. Jesteśmy jednym z pierwszych krajów, które będą leczyły kobiety w ciąży chore na SMA.

    REKLAMA

    W dniach 29-31 marca utrudnienia w stolicy w związku z wielkanocnymi procesjami. Gdzie?

    Już od piątku i przez cały świąteczny weekend w Warszawie, w związku z procesjami i drogami krzyżowymi ruch na drogach będzie utrudniony albo chwilowo wstrzymany.  

    Tutaj lepiej nie jechać na Wielkanoc. Zatrzęsienie turystów

    Planujesz Wielkanoc we Włoszech? Spodziewaj się tłumów. Od Wielkiej Soboty do poświątecznego wtorku turyści zarezerwowali we Włoszech ponad 7 milionów noclegów. To więcej niż w poprzednich latach. 

    Wybory samorządowe 2024. 29 marca upływa ważny termin dla niepełnosprawnych i starszych wyborców

    Piątek to ostatni dzień, w którym wyborcy z niepełnosprawnością i osoby starsze mogą złożyć wniosek o głosowanie przez pełnomocnika w wyborach samorządowych.

    Jak stosować rozporządzenie o pracach domowych? Co jest jasne? Co budzi wątpliwości? [min B. Nowacka, 1 kwietnia 2024 r.]

    Wątpliwości dotyczą trzech definicji wykorzystanych w rozporządzeniu - nauczyciela i uczniowie nie mają wskazówek jak je rozumieć i stosować.

    REKLAMA

    Rozbijanie garnka na plecach i chłostanie rózgą. Znasz te stare kaszubskie zwyczaje wielkanocne?

    Jak kiedyś obchodzono Wielkanoc na Kaszubach? Czym był tzw. Płaczëbóg? Co jadano na świąteczne śniadanie? 

    Znasz te wielkanocne zwyczaje z Górnego Śląska? Jeden z nich jest na krajowej liście niematerialnego dziedzictwa kulturowego

    Jakie zwyczaje wielkanocne panują na Górnym Śląsku? Niektóre z nich znane są tylko w jednej miejscowości. Słyszeliście o paleniu żuru, kulaniu jaj czy bramie z wydmuszek? 

    REKLAMA