| INFORFK | INFORRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Sektor publiczny > Temat dnia > Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych

Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych

Obieg i kontrola dokumentów finansowo-księgowych we wszystkich jednostkach sfery finansów publicznych jest jednym z najważniejszych elementów ich prawidłowego funkcjonowania. Brak prawidłowo opracowanego obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych mógłby doprowadzić do nierzetelności zapisów w księgach rachunkowych czy nadużyć finansowych.  


Kierownicy jednostek, główni księgowi oraz pracownicy pionów księgowych i finansowych, którzy na co dzień mają do czynienia z obrotem gotówkowym lub bezgotówkowym, doskonale zdają sobie sprawę, jakie szczególne miejsce w jednostce odgrywa prawidłowy przepływ informacji. Środki powierzone podmiotom publicznym podlegają specyficznym procesom kontroli i autoryzacji. Sprawdzanie dokumentów jest procesem wymagającym zaangażowania wielu komórek organizacyjnych, ponieważ zachodzi tu konieczność sprawnego przekazywania dokumentów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami/pracownikami.

Jaką rolę odgrywa instrukcja obiegu dokumentów

Obieg dokumentów to droga dokumentu od chwili sporządzenia bądź wpływu do jednostki aż do momentu dekretacji i ujęcia w księgach rachunkowych. Opracowanie instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych umożliwia wybór, a następnie powszechne zastosowanie najlepszej metody postępowania w danym momencie. Należy jednak pamiętać, że procedury i instrukcje nie są wprowadzane raz na zawsze. Można jednak wskazać pewne uniwersalne zasady dobre na każdą okazję przy opracowywaniu takich instrukcji. Procedury opisujące krok po kroku proces obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych powinny być:

39.90 złŚciągi księgowego - PDF

• poddawane regularnej weryfikacji,

• aktualizowane, w miarę jak zmieniać się będą warunki zewnętrzne, wewnętrzne i jak przekształcać się będą metody organizacji pracy jednostki.

Celem prawidłowego skonstruowania dokumentacji opisującej obieg oraz kontrolę dokumentów finansowo-księgowych jest zapewnienie, że gospodarowanie środkami finansowymi w jednostce będzie odbywało się zgodnie z przepisami. Dobrze opracowana dokumentacja pozwala na sprawne sporządzenie sprawozdań, odprowadzenie dochodów, zapłatę wynagrodzeń, odprowadzenie podatków i właściwe zorganizowanie systemu pracy w jednostce, np. kasy, lub zorganizowanie funkcjonowania systemu zamówień publicznych.

Sprawny obieg dokumentów zapewnia, że informacje w nich zawarte trafią we właściwe miejsce we właściwym czasie, zostaną przetworzone i wykorzystane w dalszej pracy jednostki.

Na cały obieg dokumentów finansowo-księgowych składa się wiele czynności. Do podstawowych zaliczamy:

• przyjmowanie dowodów z zewnątrz (obcych) lub sporządzanie (wystawianie) dowodów własnych,

• gromadzenie i grupowanie dowodów oraz przeprowadzanie wstępnej ich kontroli,

• kontrola (sprawdzenie) dowodów pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym,

• przetwarzanie dowodów na inne dowody, np. zbiorcze, rozliczeniowe,

• ujmowanie danych z dowodów w prowadzonej ewidencji księgowej (księgach rachunkowych), w tym z uwzględnieniem potrzeb rozliczeń z tytułu podatków i ubezpieczeń oraz analiz wewnętrznych,

• przechowywanie bieżące dokumentacji, tj. do końca roku obrotowego w podziale na okresy sprawozdawcze,

• archiwowanie akt przez okres ustawowo wymagany.

Kto powinien opracować instrukcję obiegu i kontroli dokumentów księgowych

Za całość gospodarki finansowej w jednostce odpowiada jej kierownik. Również kierownik jest odpowiedzialny za wykonywanie i przestrzeganie kontroli finansowej w jednostce. Jednak może on powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki (art. 44 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych). Zorganizowanie obiegu dokumentów księgowych i systemu ich kontroli wewnętrznej w jednostce należy do kompetencji kierownictwa lub zarządu tej jednostki. To kierownik jednostki podejmuje decyzję w zakresie potrzeby stosowania takiej instrukcji i ewentualnie zleca jej opracowanie, z uwzględnieniem struktury organizacyjnej jednostki i specyfiki prowadzonej przez nią działalności.

Odpowiednie sklasyfikowanie i doprecyzowanie informacji dotyczących:

• dokumentacji księgowej występującej w jednostce,

• zasad sporządzania i korygowania błędów występujących w dowodach,

• zasad dekretowania, numerowania dowodów księgowych,

• właściwego opisania procesów dokonywania kontroli dokumentów, w odpowiedni sposób na różnych poziomach i dla różnych stanowisk,

• systemu przechowywania i dostępu do dokumentów oraz sposób ich archiwizowania

- stanowią dla kierownika jednostki zapewnienie prawidłowości funkcjonowania systemu kontroli finansowo-księgowej.

Jak poprawnie opracować instrukcję obiegu i kontroli dokumentów księgowych

Każda jednostka ma inną strukturę organizacyjną, każda funkcjonuje w innym otoczeniu i innym środowisku. W każdej jednostce są zatrudnieni pracownicy o różnych charakterach i osobowościach, kwalifikacjach, predyspozycjach i umiejętnościach oraz różnym zaangażowaniu w stosunku do wykonywanych przez siebie obowiązków. Mając do czynienia z taką różnorodnością, nie jest możliwe wskazanie określonego szablonu ani uniwersalnych zasad opracowywania instrukcji odbiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, które można by zastosować w każdym podmiocie bez wyjątku. Każda jednostka ma swoją odrębną strukturę i inaczej jest wewnętrznie zorganizowana, a współpracujące ze sobą komórki, referaty, wydziały czy departamenty wymieniają różne informacje, w tym również o zdarzeniach gospodarczych mających wpływ na finanse jednostki.

Kierownik jednostki wraz z głównym księgowym powinni wykazać się zmysłem menedżerskim i podejść do problemu skonstruowania instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych z całą starannością. Jest to bowiem dokument, od opracowania którego zależy sprawność działania organizacji, terminowość regulowania zobowiązań, prawidłowość gromadzenia dochodów oraz zgodność z prawem wydatkowania środków publicznych.

Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych będzie poprawnie opracowana tylko wtedy, gdy trafnie zostaną zidentyfikowane w jednostce następujące elementy:

• rodzaje dokumentów finansowo-księgowych,

• osoby lub jednostki organizacyjne odpowiedzialne za procesy kontroli tych dokumentów,

• systemy upoważnień, pełnomocnictw oraz zastępstw służbowych,

• rodzaje operacji gospodarczych tzw. wrażliwych, których wykonanie może spowodować szkody w majątku jednostki.

Poprawnie skonstruowana instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych powinna charakteryzować się przede wszystkim prostotą przekazu informacji w niej zawartej oraz jej kompletnością. Powinna opisywać każdy etap obiegu i kontroli dokumentacji księgowej oraz precyzować, kto i za wykonanie jakich czynności na jakim stanowisku jest odpowiedzialny. Co do formy opracowania takiej instrukcji ustawodawca nie określił kanonów dla takiego typu dokumentacji, pozostawiając wybór formy jej opracowania w gestii kierownictwa jednostek.

Instrukcje obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych mogą zostać opracowane w formie:

• opisowej,

• tabelarycznej,

• za pomocą opisu graficznego,

• metodą kartotekową

lub można zastosować formę mieszaną.

Autor:

Źródło:

Samorzad.infor.pl

Zdjęcia


Gazeta Samorządu i Administracji189.00 zł

POLECANE ARTYKUŁY

TERMINARZ

PAŹ22
TydzieńPWŚCPSN
40293012345
416789101112
4213141516171819
4320212223242526
4427282930310102

Ostatnio na forum

Narzędzia księgowego

Eksperci infor.pl

TomTom

Założona w 1991 firma TomTom (AEX:TOM2) jest wiodącym na świecie dostawcą produktów i usług lokalizacyjnych i nawigacyjnych ukierunkowanym na dostarczenie wszystkim kierowcom najlepszych na świecie rozwiązań nawigacyjnych.

Zostań ekspertem Infor.pl »