| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | WIDEOAKADEMIA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Sektor publiczny > Temat dnia > Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych

Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych

Obieg i kontrola dokumentów finansowo-księgowych we wszystkich jednostkach sfery finansów publicznych jest jednym z najważniejszych elementów ich prawidłowego funkcjonowania. Brak prawidłowo opracowanego obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych mógłby doprowadzić do nierzetelności zapisów w księgach rachunkowych czy nadużyć finansowych.  


Kierownicy jednostek, główni księgowi oraz pracownicy pionów księgowych i finansowych, którzy na co dzień mają do czynienia z obrotem gotówkowym lub bezgotówkowym, doskonale zdają sobie sprawę, jakie szczególne miejsce w jednostce odgrywa prawidłowy przepływ informacji. Środki powierzone podmiotom publicznym podlegają specyficznym procesom kontroli i autoryzacji. Sprawdzanie dokumentów jest procesem wymagającym zaangażowania wielu komórek organizacyjnych, ponieważ zachodzi tu konieczność sprawnego przekazywania dokumentów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami/pracownikami.

Jaką rolę odgrywa instrukcja obiegu dokumentów

Obieg dokumentów to droga dokumentu od chwili sporządzenia bądź wpływu do jednostki aż do momentu dekretacji i ujęcia w księgach rachunkowych. Opracowanie instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych umożliwia wybór, a następnie powszechne zastosowanie najlepszej metody postępowania w danym momencie. Należy jednak pamiętać, że procedury i instrukcje nie są wprowadzane raz na zawsze. Można jednak wskazać pewne uniwersalne zasady dobre na każdą okazję przy opracowywaniu takich instrukcji. Procedury opisujące krok po kroku proces obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych powinny być:

• poddawane regularnej weryfikacji,

• aktualizowane, w miarę jak zmieniać się będą warunki zewnętrzne, wewnętrzne i jak przekształcać się będą metody organizacji pracy jednostki.

Celem prawidłowego skonstruowania dokumentacji opisującej obieg oraz kontrolę dokumentów finansowo-księgowych jest zapewnienie, że gospodarowanie środkami finansowymi w jednostce będzie odbywało się zgodnie z przepisami. Dobrze opracowana dokumentacja pozwala na sprawne sporządzenie sprawozdań, odprowadzenie dochodów, zapłatę wynagrodzeń, odprowadzenie podatków i właściwe zorganizowanie systemu pracy w jednostce, np. kasy, lub zorganizowanie funkcjonowania systemu zamówień publicznych.

Sprawny obieg dokumentów zapewnia, że informacje w nich zawarte trafią we właściwe miejsce we właściwym czasie, zostaną przetworzone i wykorzystane w dalszej pracy jednostki.

Na cały obieg dokumentów finansowo-księgowych składa się wiele czynności. Do podstawowych zaliczamy:

• przyjmowanie dowodów z zewnątrz (obcych) lub sporządzanie (wystawianie) dowodów własnych,

• gromadzenie i grupowanie dowodów oraz przeprowadzanie wstępnej ich kontroli,

• kontrola (sprawdzenie) dowodów pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym,

• przetwarzanie dowodów na inne dowody, np. zbiorcze, rozliczeniowe,

• ujmowanie danych z dowodów w prowadzonej ewidencji księgowej (księgach rachunkowych), w tym z uwzględnieniem potrzeb rozliczeń z tytułu podatków i ubezpieczeń oraz analiz wewnętrznych,

• przechowywanie bieżące dokumentacji, tj. do końca roku obrotowego w podziale na okresy sprawozdawcze,

• archiwowanie akt przez okres ustawowo wymagany.

Kto powinien opracować instrukcję obiegu i kontroli dokumentów księgowych

Za całość gospodarki finansowej w jednostce odpowiada jej kierownik. Również kierownik jest odpowiedzialny za wykonywanie i przestrzeganie kontroli finansowej w jednostce. Jednak może on powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki (art. 44 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych). Zorganizowanie obiegu dokumentów księgowych i systemu ich kontroli wewnętrznej w jednostce należy do kompetencji kierownictwa lub zarządu tej jednostki. To kierownik jednostki podejmuje decyzję w zakresie potrzeby stosowania takiej instrukcji i ewentualnie zleca jej opracowanie, z uwzględnieniem struktury organizacyjnej jednostki i specyfiki prowadzonej przez nią działalności.

Odpowiednie sklasyfikowanie i doprecyzowanie informacji dotyczących:

• dokumentacji księgowej występującej w jednostce,

• zasad sporządzania i korygowania błędów występujących w dowodach,

• zasad dekretowania, numerowania dowodów księgowych,

• właściwego opisania procesów dokonywania kontroli dokumentów, w odpowiedni sposób na różnych poziomach i dla różnych stanowisk,

• systemu przechowywania i dostępu do dokumentów oraz sposób ich archiwizowania

- stanowią dla kierownika jednostki zapewnienie prawidłowości funkcjonowania systemu kontroli finansowo-księgowej.

Jak poprawnie opracować instrukcję obiegu i kontroli dokumentów księgowych

Każda jednostka ma inną strukturę organizacyjną, każda funkcjonuje w innym otoczeniu i innym środowisku. W każdej jednostce są zatrudnieni pracownicy o różnych charakterach i osobowościach, kwalifikacjach, predyspozycjach i umiejętnościach oraz różnym zaangażowaniu w stosunku do wykonywanych przez siebie obowiązków. Mając do czynienia z taką różnorodnością, nie jest możliwe wskazanie określonego szablonu ani uniwersalnych zasad opracowywania instrukcji odbiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, które można by zastosować w każdym podmiocie bez wyjątku. Każda jednostka ma swoją odrębną strukturę i inaczej jest wewnętrznie zorganizowana, a współpracujące ze sobą komórki, referaty, wydziały czy departamenty wymieniają różne informacje, w tym również o zdarzeniach gospodarczych mających wpływ na finanse jednostki.

Kierownik jednostki wraz z głównym księgowym powinni wykazać się zmysłem menedżerskim i podejść do problemu skonstruowania instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych z całą starannością. Jest to bowiem dokument, od opracowania którego zależy sprawność działania organizacji, terminowość regulowania zobowiązań, prawidłowość gromadzenia dochodów oraz zgodność z prawem wydatkowania środków publicznych.

Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych będzie poprawnie opracowana tylko wtedy, gdy trafnie zostaną zidentyfikowane w jednostce następujące elementy:

• rodzaje dokumentów finansowo-księgowych,

• osoby lub jednostki organizacyjne odpowiedzialne za procesy kontroli tych dokumentów,

• systemy upoważnień, pełnomocnictw oraz zastępstw służbowych,

• rodzaje operacji gospodarczych tzw. wrażliwych, których wykonanie może spowodować szkody w majątku jednostki.

Poprawnie skonstruowana instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych powinna charakteryzować się przede wszystkim prostotą przekazu informacji w niej zawartej oraz jej kompletnością. Powinna opisywać każdy etap obiegu i kontroli dokumentacji księgowej oraz precyzować, kto i za wykonanie jakich czynności na jakim stanowisku jest odpowiedzialny. Co do formy opracowania takiej instrukcji ustawodawca nie określił kanonów dla takiego typu dokumentacji, pozostawiając wybór formy jej opracowania w gestii kierownictwa jednostek.

Instrukcje obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych mogą zostać opracowane w formie:

• opisowej,

• tabelarycznej,

• za pomocą opisu graficznego,

• metodą kartotekową

lub można zastosować formę mieszaną.

Autor:

Źródło:

Samorzad.infor.pl

Zdjęcia


Poradnik Oświatowy499.00 zł

Narzędzia księgowego

POLECANE

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

ŚWIADCZENIE WYCHOWAWCZE, CZYLI 500 ZŁ NA DZIECKO

Eksperci portalu infor.pl

Tagetik

Tagetik, lider oprogramowania wspierającego procesy zarządzania efektywnością organizacji (ang. Corporate Performance Management), powstał we Włoszech (Toskania) w 1986 roku.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »