Umowa zlecenia na doręczanie decyzji wymiarowych. Samorządy wciąż mają z tym problemy

• Zasady doręczania decyzji wymiarowych
• Problemy z doręczaniem decyzji przez sołtysów

W IV kwartale roku kalendarzowego samorządy pracują nad wprowadzeniem koniecznych zmian w uchwałach podatkowych. Planują między innymi zasady poboru podatków i opłat lokalnych, a także doręczeń decyzji wymiarowych. Pomimo zmian, które zaszły w ostatnich latach w tym zakresie, wciąż aktualny pozostaje problem ich doręczania przez pracowników urzędu, a pytanie dotyczące tego, czy wójt może powierzyć to zadanie pracownikowi urzędu, np. osobie, do której obowiązków należy wymiar podatków i opłat lokalnych, w ramach dodatkowego zlecenia, wciąż powraca.

Zasady doręczania decyzji wymiarowych

Zasady doręczania pism w postępowaniu podatkowym zostały określone w art. 144 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa. Wynika z niego, że organ podatkowy doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych, chyba że doręczenie następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu podatkowego albo w siedzibie organu podatkowego. W przypadku braku możliwości doręczenia pisma (w tym decyzji wymiarowej) w taki sposób, w zależności od okoliczności, organ podatkowy doręcza pisma:
1) za pokwitowaniem przez operatora wyznaczonego w ramach publicznej usługi hybrydowej, albo
2) za pokwitowaniem przez pracowników urzędu obsługującego ten organ, funkcjonariuszy lub upoważnionych pracowników innego organu podatkowego lub przez organy lub osoby uprawnione na podstawie odrębnych przepisów, albo
3) przesyłką rejestrowaną, albo
4) gdy organem podatkowym jest wójt, burmistrz (prezydent miasta), za pośrednictwem sołtysa.

Jak z tego wynika, co do zasady przepisy dopuszczają możliwość doręczania decyzji wymiarowych przez pracowników urzędu. Należy jednak zwrócić uwagę na to, że skoro z wynika z nich wprost, że pisma mogą być doręczane przez „pracowników urzędu obsługującego organ”, to zadanie to ma być wykonywane w ramach stosunku pracy, a zawarcie w tym zakresie umowy cywilnoprawnej należy uznać za niedopuszczalne. Jest tak również dlatego, że z obowiązujących przepisów nie wynika dla organu upoważnienie do zawarcia umowy cywilnoprawnej w sprawie doręczania pism w postępowaniu podatkowym. Jak wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w wyroku z 22 listopada 2017 r. (sygn. akt III SA/Wr 706/17), Władztwa podatkowego, w tym przypadku w zakresie doręczenia decyzji, nie można przenosić (dekoncentrować) w drodze czynności cywilnoprawnej na inne organy czy podmioty.

POLECAMY: Nowa klasyfikacja budżetowa

Problemy z doręczaniem decyzji przez sołtysów

Warto zwrócić uwagę na to, że omawiana problematyka budzi wątpliwości również w innym kontekście – zawierania umów zlecenia z sołtysami, w tym w szczególności tymi będącymi jednocześnie radnymi. Mają one związek z brzmieniem art. 24d ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, z którego jasno wynika, że wójt nie może powierzyć radnemu gminy, w której radny uzyskał mandat, wykonywania pracy na podstawie umowy cywilnoprawnej. W świetle takiego brzmienia przepisów powierzanie sołtysowi-radnemu doręczania decyzji podatkowych na takiej podstawie budzi podwójne wątpliwości.

Jak wskazywał wielokrotnie Naczelny Sąd Administracyjny, źródłem obowiązków sołtysa polegających na doręczaniu pism jest przepis prawa, a ewentualne zawarcie pomiędzy wójtem (burmistrzem, prezydentem miasta) a sołtysem umowy, której przedmiotem byłoby ich doręczanie ma charakter wtórny wobec tego umocowania ustawowego (wyroki NSA z 8 maja 2018 r., sygn. akt II OSK542/18, II OSK 543/18, II OSK 544/18). W konsekwencji stosunek prawny pomiędzy sołtysem a wójtem (burmistrzem, prezydentem miasta) ma charakter administracyjnoprawny i nawiązuje się z mocy prawa, a nie na podstawie postanowień zawartej umowy. Oznacza to, że realizacja tych obowiązków przez sołtysa będącego jednocześnie radnym, nie narusza art. 24d usg. Za przyjęciem takiej interpretacji przemawia również cel tego przepisu. Ma on bowiem przeciwdziałać zjawiskom korupcjogennym, a takiego ryzyka nie niesie za sobą wykonywanie ustawowych zadań powierzonych sołtysowi przez organ podatkowy. Prawidłowość takiej interpretacji omawianych regulacji potwierdzają Regionalne Izby Obrachunkowe, np. RIO w Poznaniu wskazała z piśmie z 11 marca 2025 r. (nr WA-0220/10/2025), że doręczanie decyzji podatkowych przez sołtysa posiadającego jednocześnie mandat radnego znajduje umocowanie w przepisach prawa i stanowi wyraz wykonywania ustawowych zadań sołtysa. W tym samym piśmie wskazano, że w analizowanym przypadku nie ma podstaw prawnych do zawierania z sołtysem dodatkowej umowy, która określałaby jego prawo do wynagrodzenia za wykonywane czynności. Należy natomiast zastosować art. 37b ust. 1 ustwy o samorządzie gminnym, który przewiduje, że rada gminy może ustanowić zasady, na jakich przewodniczącemu organu wykonawczego jednostki pomocniczej będzie przysługiwała dieta oraz zwrot kosztów podróży służbowej. Innymi słowy, ewentualne rozliczenia z sołtysem związane z doręczaniem przez niego przedmiotowych decyzji powinny zostać przeprowadzone w drodze wypłacenia mu należnej diety, a nie wynagrodzenia wynikającego z umowy. Analogiczne stanowisko zajmują w tym zakresie sądy administracyjne (patrz np. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z 30 listopada 2023 r., sygn. akt III SA/Gd 475/23).

POLECAMY: Kalendarz książkowy 2027