REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zintegrowany system informatyczny poprawia pracę urzędów publicznych

Krzysztof Polak
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Zdalne usługi dla obywateli są możliwe pod warunkiem wewnętrznego uporządkowania urzędu (wewnętrzny system zarządzania dokumentacją) i informatyzacji jego funkcji. W przypadku niespełnienia tego warunku urząd może jedynie świadczyć usługi informacyjne (BIP).

Tak należy wdrażać aplikacje wspomagające obsługę poszczególnych funkcji urzędu, by w przyszłości ten zbiór niezależnych aplikacji można było połączyć w jeden system. Wsparcie ze strony systemu komputerowego można zastosować w każdym niemal obszarze funkcjonowania urzędu. Wynikająca z przepisów metodyka informatyzacji jednostek administracji publicznej przewiduje zapewnienie technologicznego wsparcia na czterech obszarach. Po pierwsze na obszarze zadań wynikających wprost z przepisów prawa, po drugie na obszarze wiedzy i procedur danej instytucji, potem na obszarze usług świadczonych przez urząd interesantom zewnętrznym i w końcu na obszarze informacji dotyczących terenu administracyjnie podległego danemu urzędowi.

REKLAMA

Zadania publiczne

Mimo że informatyczne wsparcie dla poszczególnych obszarów można wdrażać osobno, należy to robić tak, by w końcowym efekcie istniała możliwość stworzenia jednego, zintegrowanego systemu.

REKLAMA

Obszar zadań wynikających z przepisów prawa (w tym także funkcji urzędu jako zakładu pracy) obejmuje prowadzenie wszelkich ewidencji oraz systemów finansowych i kadrowo-płacowych. Prawidłowa konstrukcja rozwiązania informatycznego na tym obszarze wymaga ujednolicenia struktury danych dla wszystkich używanych tu aplikacji. Chodzi o to, by poszczególne aplikacje miały dostęp i używały tych samych danych. Oznacza to, że podczas tworzenia informatycznego wsparcia należy tak zaprojektować bazy danych, by mogły z niej czerpać wszystkie aplikacje. Błędy konstrukcyjne będą w związku z tym polegały na tworzeniu kilku źródeł pobierania tych samych danych.

Jedna struktura danych nie oznacza jednakowego do nich dostępu. Każda jednostka organizacyjna powinna mieć prawo wprowadzania, modyfikowania i kasowania swoich danych. Inne jednostki natomiast jedynie prawo podglądu i to w zakresie ograniczonym, niezbędnym do realizacji ich zadań. Przy takim skonstruowaniu baz danych referat ewidencji ludności będzie dysponował pełną informacją o obywatelu - w tym danymi adresowymi. Inne ewidencje i systemy podatkowe w swoich aplikacjach będą pobierać jedynie dane adresowe, zawsze najbardziej aktualne, bo pochodzące z ewidencji ludności. Wtedy znikną, dość często występujące, przypadki naliczania podatku gruntowego osobom już nieżyjącym.

CEL BADANIA SYSTEMÓW

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Systemy teleinformatyczne używane do realizacji zadań publicznych należy poddać badaniu, które przeprowadza się:

• w celu sprawdzenia poprawności wdrożenia rozwiązań,

• w celu uzyskania publicznego oświadczenia dostawcy o wyniku badania,

• na własny koszt twórcy oprogramowania interfejsowego lub innego podmiotu mającego autorskie prawa majątkowe do danej aplikacji,

• przed udostępnieniem po raz pierwszy aplikacji do użytku.

Zasoby danych

REKLAMA

Wsparcie ze strony narzędzi informatycznych może dotyczyć wiedzy zawartej w dokumentach, procedurach, regulaminach, zarządzeniach, umowach i w końcu w samych pracownikach. Aplikacje wdrażane z myślą o obszarze wiedzy i procedur danej instytucji mają za zadanie uporządkowanie, zindeksowanie i określenie zasad dostępu do tych zasobów. Wdrożenie tego rodzaju rozwiązania w całym urzędzie skutkuje tym, że idea zarządzania dokumentami staje się faktyczną możliwością, a dotarcie do potrzebnej informacji staje się kwestią minut, a nie tygodni - jak dotychczas. Jednym z głównych aplikacji w tym zakresie jest właśnie zarządzanie dokumentacją. Miarą powodzenia tego rodzaju projektów jest zastąpienie papierowego obiegu pism, elektronicznym. Przy czym obowiązująca instrukcja kancelaryjna nie zwalnia w takich przypadkach z obowiązku przekazania właściwej jednostce oryginału dokumentu. Oryginał ten musi zostać - zgodnie z instrukcją właściwie opisany i wpięty w teczkę, chyba że chodzi o dokument elektroniczny poświadczony e-podpisem kwalifikowanym.

Wdrożenie aplikacji w tym zakresie skutkuje jakościową zmianą sposobu pracy urzędu. Wszystkie dokumenty tworzące daną sprawę są od momentu wdrożenia zdalnie dostępne w sieci urzędu. W przypadku potrzeby dotarcia do dowolnego pisma wystarczy połączyć się z bazą danych podejmując działania z poziomu swojego biurka. Miarą powodzenia informatyzacji na tym obszarze jest to, że urzędnicy szukają potrzebnych dokumentów w systemie informatycznym, a nie w segregatorze. Poprawnie zaprojektowane wsparcie przekłada się na poprawę kontroli pracy urzędu - nieprawidłowości widać bowiem jak na dłoni. Jednocześnie możliwe staje się spełnienie postulatu podwyższenia transparentności funkcjonowania urzędu.

Usługi urzędu

Zdalne usługi dla interesenatów są możliwe pod warunkiem wewnętrznego uporządkowania urzędu (wewnętrzny system zarządzania dokumentacją) i informatyzacji jego funkcji. W przypadku niespełnienia tego warunku urząd może jedynie świadczyć usługi informacyjne (BIP).Wiele urzędów, z powodu niemożności nawiązania efektywnej współpracy z ePUAP przed 1 maja tego roku, zobligowane wymogami prawnymi, zdecydowało się na uruchomienie elektronicznej skrzynki podawczej z pomocą zewnętrznych dostawców. Doświadczenia tych instytucji, które nie miały dotąd sprawnego systemu zarządzania dokumentami, dowodzą, że bez spełnienia tego warunku faktycznie nie sposób efektywnie wykorzystywać e-skrzynki podawczej. Jeśli dana instytucja nie podpisała umowy bezterminowej, to istnieje szansa przejścia na ePUAP, gdy tylko centralny system wsparcia urzędów będzie nareszcie funkcjonował sprawnie, a zasady korzystania z jego usług będą dostępne i zrozumiałe dla wszystkich zainteresowanych.

PRZYKŁAD

EWIDENCJA LUDNOŚCI I PODATKÓW

Dane adresowe mieszkańca są najbardziej aktualne w aplikacji służącej do obsługi ewidencji ludności. W tej aplikacji powinno dochodzić do ich aktualizacji na potrzeby nie tylko ewidencji ludności, ale również ewidencji działalności gospodarczej i systemów podatkowych. Z kolei dane z systemów podatkowych powinny być pobierane także przez systemy finansowe i ewentualnie przez systemy analityczne. Dane wyświetlane w raportach zależą od jakości danych źródłowych. Z wadliwie skonstruowanych baz danych nie uda się wygenerować wartościowych analiz.

Gospodarka przestrzenna

Zastosowanie systemów map elektronicznych do realizowania gospodarki przestrzennej w gminach, województwach ma przed sobą przyszłość, ale dziś nie ma zbyt wielu zastosowań. Tak jak poprzednio zbudowanie sprawnego systemu e-gospodarki przestrzennej wymaga uprzedniej informatyzacji urzędu w zakresie dwóch początkowych etapów. Przeniesienie zasobów geodezyjnych z formy papierowej na elektroniczną jest tym trudniejsze, że dane w tej pierwszej bazie są często w znaczącej części nieaktualne. Ponadto występuje bardzo poważny problem związany z aktualizacją danych. Poza przypadkiem miast na prawach powiatu, które samodzielnie prowadzą zasoby, aktualizacja danych wymaga ciągłej komunikacji z powiatem.

KRZYSZTOF POLAK

krzysztof.polak@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

• Ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. nr 64, poz. 565 ze zm.).

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Jak długo gotować surową białą kiełbasę? A może upiec? Żurek, czy biały barszcz na Wielkanoc?

    Biała kiełbasa, to konieczny dodatek do żurku, czy białego barszczu - tradycyjnych wielkanocnych zup. Wiele osób ma wątpliwości jak długo gotować (parzyć) surową białą kiełbasę przed dodaniem do tych wielkanocnych zup. A może lepiej ją upiec? W jakiej temperaturze i jak długo? A czy wiesz jak odróżnić białą kiełbasę surową od gotowanej (parzonej)?

    Światowy Dzień Choroby Afektywnej Dwubiegunowej. Co z ogólnodostępną farmakoterapią dla najmłodszych pacjentów?

    Z chorobą afektywną dwubiegunową (ChAD) mierzy się nawet około 2 proc. dzieci i młodzieży. Bezpieczna farmakoterapia to najskuteczniejszy sposób leczenia. W Polsce wciąż czekamy na refundację jedynego preparatu rekomendowanego najmłodszym pacjentom w przebiegu ChaAD.

    Choroba w święta? Sprawdź, gdzie szukać pomocy

    Co zrobić w sytuacji nagłej choroby w święta? Gdzie szukać pomocy medycznej? NFZ przypomina. 

    Refundowane leczenie dla ciężarnych kobiet chorych na SMA już od 1 kwietnia

    Bardzo dobra wiadomość dla dorosłych kobiet chorych na SMA. Od 1 kwietnia refundowane będzie leczenie nusinersenem dla kobiet chorych na rdzeniowy zanik mięśni będących w ciąży – zdecydowało Ministerstwo Zdrowia. Dzięki temu pacjentki nie będą musiały przerywać tej terapii. Jesteśmy jednym z pierwszych krajów, które będą leczyły kobiety w ciąży chore na SMA.

    REKLAMA

    W dniach 29-31 marca utrudnienia w stolicy w związku z wielkanocnymi procesjami. Gdzie?

    Już od piątku i przez cały świąteczny weekend w Warszawie, w związku z procesjami i drogami krzyżowymi ruch na drogach będzie utrudniony albo chwilowo wstrzymany.  

    Tutaj lepiej nie jechać na Wielkanoc. Zatrzęsienie turystów

    Planujesz Wielkanoc we Włoszech? Spodziewaj się tłumów. Od Wielkiej Soboty do poświątecznego wtorku turyści zarezerwowali we Włoszech ponad 7 milionów noclegów. To więcej niż w poprzednich latach. 

    Wybory samorządowe 2024. 29 marca upływa ważny termin dla niepełnosprawnych i starszych wyborców

    Piątek to ostatni dzień, w którym wyborcy z niepełnosprawnością i osoby starsze mogą złożyć wniosek o głosowanie przez pełnomocnika w wyborach samorządowych.

    Jak stosować rozporządzenie o pracach domowych? Co jest jasne? Co budzi wątpliwości? [min B. Nowacka, 1 kwietnia 2024 r.]

    Wątpliwości dotyczą trzech definicji wykorzystanych w rozporządzeniu - nauczyciela i uczniowie nie mają wskazówek jak je rozumieć i stosować.

    REKLAMA

    Rozbijanie garnka na plecach i chłostanie rózgą. Znasz te stare kaszubskie zwyczaje wielkanocne?

    Jak kiedyś obchodzono Wielkanoc na Kaszubach? Czym był tzw. Płaczëbóg? Co jadano na świąteczne śniadanie? 

    Znasz te wielkanocne zwyczaje z Górnego Śląska? Jeden z nich jest na krajowej liście niematerialnego dziedzictwa kulturowego

    Jakie zwyczaje wielkanocne panują na Górnym Śląsku? Niektóre z nich znane są tylko w jednej miejscowości. Słyszeliście o paleniu żuru, kulaniu jaj czy bramie z wydmuszek? 

    REKLAMA