Wdrożenie AI do upraszczania pism urzędowych. Są zalety, ale i ryzyka

• Prosty język to obowiązek
• Co z korespondencją urzędową?

Prosty język to obowiązek

Upraszczanie komunikacji z mieszkańcami przestało być wyłącznie kwestią dobrej woli urzędników. Ustawa z 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami zobowiązuje podmioty publiczne, w tym JST, do zapewnienia dostępności informacyjno-komunikacyjnej (art. 6 pkt 3 tej ustawy). Jednym ze sposobów realizacji tego obowiązku jest stosowanie informacji przedstawianych w formie łatwej do czytania i zrozumienia (ETR – ang. easy to read), czyli przygotowanych prostym językiem, z przejrzystą strukturą i w sposób ułatwiający odbiór osobom mającym trudności ze zrozumieniem standardowych tekstów – przede wszystkim dla osób ze szczególnymi potrzebami.

Z kolei ustawa z 26 kwietnia 2024 r. o zapewnianiu spełniania wymagań dostępności niektórych produktów i usług przez podmioty gospodarcze wdraża do polskiego porządku prawnego Europejski Akt o Dostępności i zasadniczo obowiązuje od 28 czerwca 2025 r. Należy jednak zaznaczyć, że przepisy te są skierowane przede wszystkim do przedsiębiorców i nie ustanawiają wprost obowiązku stosowania przez administrację publiczną komunikatów na poziomie językowym B2. Odwołanie do poziomu B2 wynika raczej z norm i wytycznych dotyczących dostępności cyfrowej oraz dobrych praktyk komunikacyjnych niż z samej ustawy. Eksperci zajmujący się prostym językiem wskazują przy tym, że dla większości komunikatów kierowanych do mieszkańców bardziej pożądany jest poziom B1, który zapewnia zrozumiałość dla szerszego grona odbiorców.

Cały system regulacji, standardów, inicjatyw i dobrych praktyk dotyczących prostego języka uzupełniają mechanizmy miękkie. Od 2018 roku Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej koordynuje Deklarację na rzecz upraszczania języka, którą podpisały niektóre instytucje publiczne, w tym urzędy miast.

Źródło: https://www.funduszeunijne.gov.pl/strony/o-funduszach/promocja/prosto-o-funduszach-europejskich-1/

Co z korespondencją urzędową?

Co istotne, analizy przygotowane dla Krajowej Szkoły Administracji Publicznej wskazują, że przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego nie stanowią przeszkody dla stosowania prostego języka w korespondencji urzędowej. Eksperci podkreślają, że obowiązki wynikające z przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego dotyczą przede wszystkim zakresu informacji, które muszą znaleźć się w piśmie, a nie sposobu ich sformułowania. W przypadku wezwań, zawiadomień i zaświadczeń uproszczenie treści nie rodzi ryzyka prawnego, a przy decyzjach administracyjnych pole do zmian pozostaje szerokie – zwłaszcza w sentencji i pouczeniach.

Źródło: https://www.funduszeunijne.gov.pl/media/71291/ksap.pdf

(...)