| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Sektor publiczny > Temat dnia > Najczęstsze nieprawidłowości spotykane na etapie tworzenia ZFŚS

Najczęstsze nieprawidłowości spotykane na etapie tworzenia ZFŚS

Kontrole przeprowadzane w jednostkach samorządu terytorialnego w zakresie tworzenia i gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wykazują, że jest to temat budzący wiele wątpliwości i kontrowersji. W artykule tym przedstawiamy najczęściej występujące problemy związane z tworzeniem funduszu w jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych.

WZÓR 2. Wysokość odpisu na ZFŚS według faktycznej liczby zatrudnionych

@RY1@i40/2011/008/i40.2011.008.021.0012.002.jpg@RY2@

@RY1@i40/2011/008/i40.2011.008.021.0012.003.jpg@RY2@

W obu wzorach dokumentów w pola wypełnione kursywą należy wpisać odpowiednie dane liczbowe zgodnie z podanym objaśnieniem.

Dodatkowo zgodnie z nowelizacją ustawy o ZFŚS, od 4 kwietnia 2011 r. pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu, mogą zwiększyć fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego (art. 5 ust. 5a ustawy o ZFŚS).

Części dotyczące planowanej i faktycznej liczby zatrudnionych pracowników i emerytów/rencistów objętych opieką socjalną powinien wypełniać pracownik odpowiedzialny za prowadzenie spraw kadrowych, części dotyczące wyliczenia planowanej i faktycznej wielkości odpisu na ZFŚS wskazany przez kierownika jednostki – pracownik księgowości. Oprócz osób sporządzających na obu ww. dokumentach powinny złożyć podpisy osoby odpowiedzialne za ich skontrolowanie pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz za ich zatwierdzenie do realizacji.

Dokument z wyliczeniem planowanej wysokości odpisów na ZFŚS powinien być sporządzony w terminie pozwalającym na wprowadzenie odpowiednich wielkości planowanych wydatków budżetowych do projektu budżetu i planu finansowego jednostki na dany rok (z tym, że zostanie on ujęty w księgach rachunkowych dopiero na początku tego roku), natomiast dokument z wyliczeniem faktycznej wielkości odpisów na ZFŚS za dany rok powinien być sporządzony i przekazany do księgowości w terminie umożliwiającym dokonanie ewentualnych przelewów korygujących przed 31 grudnia tego roku.

Jeśli w ciągu roku wystąpi znaczna zmiana wielkości zatrudnienia, która nie była przewidziana i zaplanowana na początku roku (na przykład zatrudnienie w jednostce samorządu terytorialnego dodatkowych pracowników w ramach robót publicznych do usuwania skutków klęsk żywiołowych), wysokość odpisu podstawowego może i powinna być skorygowana na bieżąco, bez czekania do terminu korekty rocznej.

Czytaj także: Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w 2011 r.>>

Najczęstsze nieprawidłowości w zakresie naliczania i przekazywania środków na ZFŚS

Nieprawidłowości spotykane w jednostkach organizacyjnych samorządu terytorialnego, występujące w zakresie naliczania i przekazywania środków na ZFŚS mają dwie podstawowe przyczyny:

● nieznajomość obowiązujących przepisów oraz nieokreślenie prawidłowego obiegu i kontroli dokumentów,

● problemy finansowe jednostki samorządu terytorialnego.

Nieznajomość przepisów

Błędy wynikające z nieznajomości przepisów i nieustalenia właściwego obiegu dokumentów związanych z naliczaniem odpisu na ZFŚS to występujące niemal powszechnie:

1) błędy w wyliczeniach należnego odpisu polegające na przykład na:

● nieprzeliczeniu liczby zatrudnionych na pełne etaty (naruszenie § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, dalej: rozporządzenie w sprawie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych),

● nieuwzględnieniu obowiązujących w jednostce zwiększeń fakultatywnych (naruszenie art. 5 ust. 4 i 5 ustawy o ZFŚS),

● niezaliczeniu do liczby zatrudnionych pracowników osób, które świadczyły pracę na podstawie umów o pracę w okresie krótszym niż 12 miesięcy (naruszenie § 1 rozporządzenia w sprawie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych),

● omyłkach rachunkowych,

● w jednostkach oświatowych – naliczeniu odpisu na nauczycieli – emerytów i rencistów – na podstawie wysokości przeciętnej emerytury/renty nauczycielskiej w danym województwie (podawaną w danych statystycznych przez ZUS), zamiast na podstawie faktycznej wysokości świadczeń otrzymywanych przez emerytów/rencistów danej jednostki organizacyjnej (naruszenie art. 53 ust. 2 ustawy z 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela);

2) nieskorygowanie na koniec roku podstawy naliczania odpisu na ZFŚS do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych (naruszenie § 1 rozporządzenia w sprawie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych).

Problemy finansowe

Z kolei problemy finansowe jednostek organizacyjnych samorządu terytorialnego powodują zazwyczaj, że pracodawcy samorządowi, szukając oszczędności, naruszają zasady dotyczące wysokości i terminów przekazywania środków na ZFŚS. Najrzadziej spotykane są przypadki zupełnego nieutworzenia ZFŚS i nieprowadzenia przez pracodawcę działalności socjalnej, dużo częstsze natomiast dotyczą przekazywania równowartości dokonanych odpisów z naruszeniem kwot i terminów określonych w ustawie o ZFŚS. Spotyka się tu nieprawidłowości polegające na:

● przekazywaniu należnych środków w drobnych ratach przez cały rok, w miarę posiadanych środków,

● przekazywaniu środków na Fundusz „pod potrzeby” – to znaczy przelewanie środków na rachunek ZFŚS w kwotach odpowiadających przyznanym świadczeniom, przy jednoczesnym ograniczeniu ilości i wysokości tych świadczeń,

● przekazywaniu na ZFŚS tylko części środków należnych w danym roku.

Najczęściej jednak spotyka się przypadki, gdzie pracodawcy przekazują na ZFŚS środki w prawidłowych terminach i w prawidłowej wysokości – po czym „pożyczają” je z ZFŚS, zasilając rachunek bankowy budżetu jednostki samorządu terytorialnego (w urzędach stanowiących aparat pomocniczy jednostek samorządu terytorialnego) lub bieżący rachunek wydatków jednostki (w jednostkach budżetowych) z przeznaczeniem na realizację wydatków tych jednostek. W zależności od tego, jak duże problemy z zachowaniem płynności finansowej ma dana jednostka samorządu terytorialnego – zwrot pożyczonych środków na rachunek ZFŚS następuje w okresach od kilku miesięcy do nawet kilku lat. Oczywiście w tym czasie prowadzenie działalności socjalnej jest przez pracodawcę mocno ograniczane lub całkowicie zawieszane. Działania takie są nie tylko niezgodne z przepisami ustawy o ZFŚS, ale naruszają także przepisy art. 217 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, zgodnie z którymi deficyt budżetu jednostki samorządu terytorialnego może być finansowany jedynie enumeratywnie wymienionymi przychodami pochodzącymi: z kredytów lub pożyczek, ze sprzedaży papierów wartościowych wyemitowanych przez jednostkę samorządu terytorialnego, z prywatyzacji majątku jednostki samorządu terytorialnego, z nadwyżki budżetu z lat ubiegłych lub nadwyżki środków pieniężnych na rachunku bieżącym jednostki samorządu terytorialnego bądź też wolnych środków jako nadwyżki środków pieniężnych na rachunku bieżącym budżetu jednostki samorządu terytorialnego, wynikających z rozliczeń wyemitowanych papierów wartościowych, kredytów i pożyczek z lat ubiegłych.

PODSTAWY PRAWNE

• Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 45, poz. 235)

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 47, poz. 278)

• Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 257, poz. 1726)

• Ustawa z 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela (j.t. Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 219, poz. 1706)

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. Nr 43, poz. 349)

Czytaj także

Narzędzia księgowego

POLECANE

reklama

Ostatnio na forum

Compliance 2020

Eksperci portalu infor.pl

Meritum

Meritum jest nowoczesnym biurem rachunkowym, które zawsze stara się wyjść naprzeciw potrzebom klienta

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »