Wadium wpłacane jest zazwyczaj przy przetargach publicznych (licytacjach) na rzecz organu organizującego przetarg, gdzie oferent składa swoją propozycję cenową. Wadium jest dodatkowym zastrzeżeniem pieniężnym, które może być zawarte w warunkach aukcji lub przetargu na polecenie organizatora.
Instytucja wadium w prawie polskim cywilnym została uregulowana dopiero nowelą z 14 02 2003r. (zawartą w art. 70 KC). Zastrzeżenie to, o ile zostało wprowadzone (gdyż nie jest obowiązkowe), wyznacza dalszy tok postępowania akcji bądź przetargu i wiąże ich uczestników. Wg art. 70 § 1 KC wysokość wadium wskazują warunki aukcji albo przetargu - zwykle jest to określony procent sumy pieniężnej od wartości przedmiotu licytowanego.
Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert. Zamawiający określa kwotę wadium w granicach od 0,5 % do 3 % wartości zamówienia, przy czym jeżeli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych, określa kwotę wadium dla każdej z części.
Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach:
- pieniądzu;
- poręczeniach bankowych;
- gwarancjach bankowych;
- gwarancjach ubezpieczeniowych;
- poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. Nr 109, poz. 1158, z późn. zm.).
Zamawiający zwraca niezwłocznie wadium, jeżeli: upłynął termin związania ofertą; zawarto umowę w sprawie zamówienia publicznego i wniesiono zabezpieczenie należytego wykonania tej umowy; zamawiający unieważnił postępowanie o udzielenie zamówienia, a protesty zostały ostatecznie rozstrzygnięte lub upłynął termin do ich wnoszenia.
Zamawiający zwraca niezwłocznie wadium na wniosek wykonawcy, który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert lub został wykluczony z postępowania albo którego oferta została odrzucona.
Złożenie przez wykonawcę, którego oferta została odrzucona lub wykluczonego z postępowania, wniosku o zwrot wadium jest równoznaczne ze zrzeczeniem się przez wykonawcę prawa do wniesienia protestu.
Jeżeli wadium wniesiono w pieniądzu, zamawiający zwraca je wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez wykonawcę.
Zatrzymanie wadium przez zamawiającego następuje wraz z odsetkami, jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana:
- odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie;
- nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
- zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy.
Źródło: art. 70 Kodeksu Cywilnego, w zw. z Ustawą z dnia 5 listopada 2009 r. Prawo zamówień publicznych