Celem inwentaryzacji będącej jedną z form kontroli wewnętrznej jest ustalenie rzeczywistego stanu zasobów majątkowych (aktywów) i źródeł ich pochodzenia (pasywów), aby na tej podstawie m.in.:
• umożliwić doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym,
• zapewnić rzetelność informacji ekonomicznych na podstawie uzyskanych danych,
• umożliwić rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie.
Redakcja poleca: Zamknięcie roku oraz instrukcja sporządzania sprawozdania finansowego za 2015 r. w jednostkach sektora finansów publicznych (książka)
Terminy inwentaryzacji
Obligatoryjne terminy i częstotliwość inwentaryzacji określa ustawa o rachunkowości w art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości.
Niezależnie od obligatoryjnych momentów inwentaryzacji, które wyznaczają przepisy, w praktyce inwentaryzację należy przeprowadzić w przypadkach: zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej lub na jej żądanie; zdarzeń losowych (kradzież, pożar itp.), które mogły spowodować zmiany w stanie składników majątkowych, oraz żądania innych organów (urząd skarbowy, sąd, policja itp.).
Rola kierownika
Odpowiedzialnym za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji, także za wymaganą ustawą jej częstotliwość, jest kierownik jednostki. Ustawa o rachunkowości nie reguluje procedur związanych z organizacją i przeprowadzaniem inwentaryzacji. Do przeprowadzenia inwentaryzacji kierownik jednostki powołuje zarządzeniem wewnętrznym komisję inwentaryzacyjną i wyznacza jej przewodniczącego oraz powołuje zespoły spisowe. Właściwe przygotowanie, zorganizowanie, przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji wymaga w każdej jednostce sektora finansów publicznych opracowania określonych przepisów wewnętrznych - instrukcji inwentaryzacyjnej. Ma ona na celu dostarczenie informacji o organizacji i dokumentacji inwentaryzacji w danej jednostce, a przede wszystkim o podziale kompetencji w zakresie inwentaryzacji pomiędzy kierownika jednostki budżetowej a głównego księgowego.
W zakres obowiązków kierownika jednostki budżetowej wchodzą:
• wydawanie wewnętrznych przepisów (instrukcji, zarządzeń, planów i harmonogramów) w zakresie inwentaryzacji,
• powołanie komisji przeprowadzającej spis lub zespołów spisowych spośród pracowników jednostki,
• zatwierdzanie zaopiniowanych przez głównego księgowego protokołów poinwentaryzacyjnych,
• podejmowanie wszelkich decyzji związanych z organizacją prac inwentaryzacyjnych.
W jednostkach sektora finansów publicznych pozostawiono kierownikowi jednostki ustalenie zasad inwentaryzacji gruntów, budynków i budowli (par. 5 ust. 7 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości).
Do kompetencji głównego księgowego jednostki budżetowej należą m.in.:
• przedstawianie kierownikowi jednostki wniosków w sprawach o powołanie komisji inwentaryzacyjnych, częściowego lub całkowitego unieważnienia określonych spisów z natury, zarządzania spisów ponownych, uzupełniających lub dodatkowych,
• sprawowanie ogólnego nadzoru nad całokształtem prac inwentaryzacyjnych.
Sposoby inwentaryzacji
Inwentaryzacja może być prowadzona w różny sposób. Należy dostosować sposób inwentaryzacji do specyfiki objętych nią składników. Artykuł 26 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości dopuszcza następujące sposoby przeprowadzania inwentaryzacji:
• spis z natury,
• potwierdzenie prawidłowości sald,
• porównanie ksiąg z dokumentami.
Spis z natury stanowi zasadniczy sposób okresowego ustalania i sprawdzania stanu aktywów oraz aktualizacji ich wartości. Spis z natury służy do ustalenia rzeczywistego stanu składników majątku, porównania go ze stanem księgowym objętych inwentaryzacją aktywów, ustalenia i wyjaśnienia różnic między stanem faktycznym a stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych i doprowadzenie stanu księgowego do stanu realnego.
Inwentaryzację można przeprowadzać również przez potwierdzenie prawidłowości stanu w księgach rachunkowych. Sposób ten wiąże się z uzgodnieniem sald składników majątkowych, a w szczególności: aktywów finansowych na rachunkach bankowych, należności, w tym udzielonych pożyczek, z wyłączeniem należności spornych, wątpliwych oraz własnych składników aktywów powierzonych kontrahentom.
Prawidłowe saldo powinno być uzgodnione ze stanem wynikającym z dokumentów (faktur VAT, not zewnętrznych) odzwierciedlających operacje, których dokonano z danym kontrahentem w ciągu roku obrotowego.
Trzecim sposobem inwentaryzacji jest porównanie danych księgowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja sald. W tym celu należy wykorzystać dane ewidencji analitycznej, a w razie potrzeby dokumenty źródłowe i wtórne. Ten sposób inwentaryzacji ma zastosowanie do:
• środków trwałych o utrudnionym dostępie,
• gruntów,
• należności spornych i wątpliwych,
• należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
• rozrachunków z tytułów publicznoprawnych,
• pozostałych składników aktywów i pasywów, w przypadku których nie był możliwy spis z natury albo uzgodnienie sald.
Obecne przepisy prawa nie pozwalają na tzw. milczące potwierdzenie salda. Brak odpowiedzi dłużnika na wysłane przez wierzyciela potwierdzenie salda oznacza, że saldo jest niepotwierdzone (dotyczy także niewielkich sald, a nawet sald zerowych).
Kiedy składniki kwalifikujące się do zinwentaryzowania metodą potwierdzenia sald lub drogą spisu z natury nie zostały tymi metodami zinwentaryzowane, muszą być poddane inwentaryzacji metodą poprzez porównanie danych ewidencji z dokumentacją, ich analizą i weryfikację. Ustawa o rachunkowości obliguje także jednostkę do inwentaryzacji drogą spisu z natury znajdujących się na jej terenie składników obcych, nakładając równocześnie obowiązek powiadomienia ich właścicieli o wynikach inwentaryzacji.
Trzeba pamiętać, aby zinwentaryzować również przedmioty wyposażenia, które nie są objęte ewidencją bilansową środków trwałych, lecz ewidencją pozabilansową prowadzoną przez komórkę administracyjno-gospodarczą. Przedmioty te objęte wyłącznie ewidencją pozaksięgową mogą być inwentaryzowane w drodze spisu z natury, jak również w drodze sprawdzenia ich stanu wynikającego z tej ewidencji ze stanem faktycznym w poszczególnych komórkach organizacyjnych oraz potwierdzenia na kartach inwentarzowych przez osobę odpowiedzialną za powierzone mienie.
Na zakończenie trzeba dodać, że naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy o rachunkowości.
BARBARA KOŁODZIEJ
gp@infor.pl
PODSTAWA PRAWNA
• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.).
• Rozporządzenie ministra finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. nr 142, poz. 1020 ze zm.).
• Ustawa z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. nr 14, poz. 114 ze zm.).