Od 1 stycznia 2011 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (dalej: rozporządzenie).
Zapraszamy na szkolenie "VAT w jednostkach sektora finansów publicznych">>
Reguluje ono m.in. podstawowe pojęcia, którymi należy się posługiwać przy prowadzeniu ewidencji podatków (patrz: tabela).
TABELA. Definicje pojęć
@RY1@i40/2011/004/i40.2011.004.000.0030.001.jpg@RY2@
Zadania komórki prowadzącej rachunkowość podatków
Do zadań komórki organizacyjnej prowadzącej w urzędzie gminy rachunkowość podatków, należy przede wszystkim:
● prowadzenie prawidłowej ewidencji przypisów, odpisów, wpłat, zwrotów i zaliczeń nadpłat z tytułu podatków w księgach rachunkowych,
● sprawdzanie terminowości wpłat należności przez podatników,
● terminowe podejmowanie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (upomnienia, tytuły wykonawcze),
● rozliczanie podatników z tytułu wpłat, nadpłat i zaległości,
● rozliczanie rachunkowo-kasowe inkasentów (w przypadku gdy czynności te nie zostały powierzone innej komórce organizacyjnej),
● przygotowywanie sprawozdań,
● prowadzenie operacji kasowych oraz uzgadnianie obrotów kasy, które związane są z przyjmowaniem wpłat gotówką i z dokonywaniem zwrotów podatnikom za pośrednictwem kasy urzędu,
● terminowe wypłacanie gotówki z kasy na rachunek bieżący urzędu,
● ustalenie – na podstawie ewidencji księgowej – danych potrzebnych do wydawania zaświadczeń o niezaleganiu z podatkami lub stwierdzających stan zaległości podatkowych,
● prowadzenie księgi druków ścisłego zarachowania (w przypadku gdy czynność ta nie została powierzona innej komórce organizacyjnej).
Czytaj także: Zmiana zasad rachunkowości i planów kont>>
Udokumentowanie przypisów lub odpisów
W pracach komórki prowadzącej rachunkowość podatków istotne jest również odpowiednie udokumentowanie przypisów lub odpisów. Przepisy rozporządzenia określiły, że dokumentami tymi są:
● deklaracje, zeznania, wykazy oraz informacje, do których składania zobowiązani są – na podstawie przepisów prawa podatkowego – podatnicy, płatnicy i inkasenci (art. 3 pkt 5 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa), z których wynika zobowiązanie podatkowe lub kwota zmniejszająca zobowiązanie podatkowe,
● decyzje,
● dowody zrealizowanych wpłat nieprzypisanych, należnych od podatników,
● postanowienia o dokonaniu potrącenia, o którym stanowi art. 65 Ordynacji podatkowej,
● odpisy orzeczeń sądu administracyjnego, ze stwierdzeniem jego prawomocności uchylającego decyzję organu podatkowego pierwszej instancji lub stwierdzającego jej nieważność (art. 77 § 1 pkt 3 Ordynacji podatkowej),
● dokumenty, na podstawie których przypisuje się bankowi zobowiązanie w wysokości zapłaty dokonanej przez podatnika, polecenie przelewu (art. 60 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej), stwierdzające obciążenie rachunku bankowego podatnika z tytułu zapłaty podatku – w przypadku gdy podatnik dokonał zapłaty za pośrednictwem banku, a bank obciążył rachunek bieżący podatnika, ale nie przekazał środków na rachunek bieżący urzędu.
Udokumentowanie wygaśnięcia zobowiązania podatkowego
Dokumentami, które mają udokumentować wygaśnięcie zobowiązania podatkowego, są:
● pokwitowania z kwitariuszy przychodowych,
● wyciąg bankowy otrzymany w formie elektronicznej (należy jednak mieć na uwadze, że dla każdej wykazanej w nim operacji powinien on zawierać dane zapewniające identyfikację wpłaty, albo dokument wpłaty powinien być załączony do wyciągu bankowego),
● dokumenty stwierdzające obciążenie rachunku bankowego podatnika z tytułu zapłaty podatku – w przypadku gdy podatnik dokonał zapłaty za pośrednictwem banku, a bank obciążył rachunek bieżący podatnika, ale nie przekazał środków na rachunek bieżący urzędu – na podstawie których przypisuje się bankowi zobowiązanie w wysokości zapłaty dokonanej przez podatnika, w związku z art. 60 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej,
● dowody wpłaty zatwierdzone do stosowania przez właściwe organy jednostki samorządu terytorialnego,
● postanowienia o zaliczeniu nadpłaty lub zwrotu podatku na poczet zaległości podatkowych albo bieżących zobowiązań podatkowych,
● dokumenty, którymi są decyzje i postanowienia o dokonaniu potrącenia, o którym stanowi art. 65 Ordynacji podatkowej,
● umowy lub inne dokumenty, z których w szczególności wynika określony w art. 66 § 4 Ordynacji podatkowej termin wygaśnięcia zobowiązania podatkowego w stosunku do jednostki samorządu terytorialnego,
● dokumenty informujące o przedawnieniu, o którym mowa w art. 70 i 71 Ordynacji podatkowej.
Pokwitowanie wpłaty lub wypłaty
Każde pokwitowanie wpłaty lub wypłaty powinno zawierać dane, które umożliwia identyfikację:
● egzemplarza pokwitowania,
● podatnika,
● podatku lub innego tytułu wpłaty lub wypłaty,
● wysokości kwoty wpłaty lub wypłaty,
● okres, którego dotyczy wpłata (w przypadku wpłaty),
● daty wpłaty lub wypłaty, która jest jednocześnie datą pokwitowania.
ZAPAMIĘTAJ!
Zarówno kwitariusze przychodowe i rozchodowe, jak i dowody wpłaty zatwierdzone do stosowania przez właściwe organy JST, są drukami ścisłego zarachowania, do których prowadzi się ewidencję w księdze druków.
Czytaj także: Zaciąganie zobowiązań na okres dłuższy niż rok a zasada roczności budżetu JST>>
Udokumentowanie zwrotów
Do udokumentowania zwrotów służą pokwitowania z kwitariuszy rozchodowych oraz wyciąg bankowy otrzymany w formie elektronicznej – pod warunkiem że dla każdej wykazanej w nim operacji zawiera dane zapewniające identyfikację wypłaty, albo dokumenty wypłaty załączone do wyciągu bankowego.
Do udokumentowania przypisów lub odpisów, wygaśnięcia zobowiązania, udokumentowania zwrotu czy operacji księgowych służą również dowody wewnętrzne – w szczególności noty księgowe.
O nowych zasadach rachunkowości oraz planie kont dla organów podatkowych JST pisaliśmy w nr. 1/2011
PODSTAWY PRAWNE
• Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 197, poz. 1306)
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U. Nr 208, poz. 1375)