W jednym z wcześniejszych artykułów pisałem kto będzie miał obowiązek ustanowienia wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości oraz wewnętrznych procedur przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami:
W niniejszym artykule chciałbym powiedzieć parę słów o powyższych procedurach.
Zgodnie z Dyrektywą procedury zgłaszania nieprawidłowości i podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami powinny obejmować następujące elementy:
- kanały przyjmowania zgłoszeń zaprojektowane, ustanowione i obsługiwane w sposób zapewniający poufność tożsamości osoby zgłaszającej oraz uniemożliwiający uzyskanie dostępu nieupoważnionym członkom personelu,
- osoby lub jednostki organizacyjne, wyznaczone do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami,
- działania następcze, podejmowane przez wyznaczoną osobę lub jednostkę organizacyjną z zachowaniem należytej staranności,
- rozsądny termin – nieprzekraczający trzech miesięcy od daty zgłoszenia – na przekazanie osobie zgłaszającej informacji zwrotnych na temat działań następczych w związku ze zgłoszeniem,
- jasne i łatwo dostępne informacje na temat procedur oraz informacje o tym, w jaki sposób i na jakich warunkach można dokonywać zewnętrznego zgłoszenia nieprawidłowości do właściwych organów, a w stosownych przypadkach, do organów lub jednostek organizacyjnych Unii.
Kanały przyjmowania zgłoszeń powinny umożliwiać zgłaszanie za pośrednictwem wszystkich następujących metod:
- na piśmie w formacie papierowym,
- na piśmie w formacie elektronicznym,
- ustne za pośrednictwem linii telefonicznych, przy czym tego rodzaju rozmowa może, lecz nie musi, być nagrywana.
- osobiste spotkania z osobą lub przedstawicielem jednostki organizacyjnej wyznaczoną do przyjmowania zgłoszeń.
Kanały zgłaszania nieprawidłowości mogą być obsługiwane wewnętrznie przez osobę lub jednostkę organizacyjną wyznaczoną do tego celu lub zewnętrznie przez osobę trzecią, o ile przestrzegane są zabezpieczenia i wymogi, o których mowa w Dyrektywie (muszą zapewniać poufność tożsamości osoby zgłaszającej oraz uniemożliwiający uzyskanie dostępu nieupoważnionym członkom personelu).
Osoba lub jednostka organizacyjna, wyznaczona do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami, może też być wyznaczona do przyjmowania zgłoszeń.
Podmiot, może też wyznaczyć dodatkowe osoby jako „osoby zaufane”, do których osoby zgłaszające i osoby rozpatrujące zgłoszenie mogą zwrócić się o poufną poradę.