Coraz więcej podmiotów rozpoczyna jednak wdrażanie systemów Whistleblowingu (czyli przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych).
Jakie są potencjalne korzyści dla podmiotów wdrażających systemy dla sygnalistów?
W mojej ocenie, ale i według innych ekspertów, potencjalne korzyści dla podmiotów wdrażających systemy dla sygnalistów to m.in.:
- powstanie lub zwiększenie przez podmioty możliwości identyfikacji i szybszego przeciwdziałania nieprawidłowościom i naruszeniom,
- minimalizacja ryzyka braku zgodności z obowiązującymi przepisami, procedurami, zobowiązaniami itd.,
- zapobieganie lub minimalizacja szkodom powstałym w wyniku nieprawidłowości lub naruszeń oraz zwiększenie szans na odzyskanie utraconych środków,
- poprawa kultury organizacyjnej i zarządzania,
- przyciąganie i zatrzymanie personelu dla którego ważne są wartości i Kulturę organizacyjną,
- poprawa reputacji podmiotu i zwiększenie zaufania do podmiotu, poprzez prezentowanie interesariuszom (właścicielom, klientom, kontrahentom, pracownikom, rynkom, Społeczeństwu itd.), że podmiot działa rzetelnie i etycznie.
Oczywiście te korzyści będą możliwe jeżeli dany podmiot będzie posiadał skuteczny i efektywny system dla sygnalistów.
W jaki sposób skuteczny system przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych zwiększa zaufanie interesariuszy do podmiotu?
Skuteczny system przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych zwiększa zaufanie interesariuszy do podmiotu poprzez:
- zaangażowanie najwyższego kierownictwa we wdrożenie, utrzymanie, funkcjonowanie i doskonalenie systemu przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych,
- zachęcanie ludzi do wczesnego zgłaszania naruszeń lub nieprawidłowości,
- rzetelne i sprawne przeprowadzanie działań następczych, w tym postępowania wyjaśniającego, stosowanie zasady zero tolerancji oraz przekazywanie informacji zwrotnych sygnalistom,
- skuteczną ochronę sygnalistów przed działaniami odwetowymi,
- promowaniu w podmiocie kultury otwartości, przejrzystości, uczciwości i odpowiedzialności.
O czym należy pamiętać przy wdrożeniu, a potem przy utrzymaniu systemu przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych?
Cały system przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych powinien funkcjonować w cyklu Deminga (Zaplanuj, Wykonaj, Sprawdź i Działaj). To jest ciągły proces w trakcie którego m.in.:
- musimy zapewnić odpowiednie Przywództwo i zaangażowanie najwyższego kierownictwa,
- musimy zapewnić odpowiednie wsparcie dla systemu (zasoby, kompetencje, świadomość w organizacji, komunikację),
- zrozumieć organizację i jej otoczenie,
- zrozumieć potrzeby i oczekiwania interesariuszy,
- zdobyć i utrzymać zaufanie interesariuszy, a szczególnie sygnalistów,
- bezstronnie i rzetelnie prowadzić działania następcze,
- zapewnić ochronę sygnalistom,
- itd.,
- po to by osiągnąć zamierzone rezultaty, o których pisałem powyżej w niniejszym artykule.
Dlatego należy pamiętać, że regulamin przyjmowania zgłoszeń, a szerzej dokumentacja, to nie jest ani pierwszym ani ostatni krok we wdrożeniu i utrzymaniu systemu. To tylko jeden z elementów i to ten najprostszy.