Chaos na półkach oznacza, że znalezienie potrzebnego dokumentu będzie trudne. Praca staje się mniej wydajna i bardziej męcząca. Więcej czasu zużywa się na ogarnięcie zamętu niż na efektywną pracę.
Dokumenty i papiery zawsze będą się gromadziły na biurkach, ale można zastosować odpowiedni system panowania nad nimi. Porządkowania, odkładania na miejsce, segregowania dokumentów można się nauczyć. Dokumenty można przechowywać w szafkach, szufladach, wysuwanych pojemnikach lub zawieszać na specjalnych stelażach. Podstawowymi środkami wykorzystywanymi do utrzymania porządku w biurze są segregatory, półki, kuwety na biurko, pojemniki na dokumenty, systemy archiwizacji zawieszanej, skoroszyty, klasery.
Do segregowania dokumentów przydają się specjalne przekładki i etykiety samoprzylepne, a do ich organizacji różnego rodzaju sortery.
Systemy przechowywania bieżących dokumentów
Do przechowywania akt służą:
• obwoluty, papierowe lub plastikowe – do przenoszenia pojedynczych dokumentów biurowych,
• segregatory – do przechowywania większej ilości pism w określonym porządku,
• skoroszyty umożliwiają wpinanie poszczególnych dokumentów w określonym porządku.
Inne sposoby przechowywania dokumentów podręcznych to leżące kuwety lub stojące otwarte pojemniki.
Odnalezienie właściwego dokumentu stanie się niezwykle proste, gdy zastosujemy następujące pomoce:
• ofertówki z kolorowym brzegiem – pionowe,
• ofertówki z kolorowym brzegiem – poziome,
• klipsy z indeksem,
Wybór systemu kolorystycznego
Zastosowanie kolorystyki pozwala na pierwszy rzut oka rozróżniać rodzaje dokumentów. W zależności od charakteru spraw oraz ilości można przyjąć ich klasyfikacje, stosując kod kolorów na segregatorach.
Na przykład:
• kolor czarny – sprawy wewnętrzne firmy,
• kolor niebieski – sprawy na zewnątrz firmy,
• kolor czerwony – sprawy pilne lub szczególnie ważne,
• kolor zielony – sprawy własne sekretarki,
Można także inaczej:
• niebieski – sprawy szefa,
• zielony – zadania sekretarki,
• czarny – inne sprawy,
• czerwony – sprawy ważne i pilne.
Dzięki wybranym kolorom można łatwo uporządkować stosy dokumentów zgromadzone na biurku. Najefektywniejsze jest zastosowanie trzech widocznych kolorów, na przykład czerwony, niebieski i żółty. Przy wyborze systemu kolorystycznego należy zgromadzone dokumenty podzielić na podstawowe działy lub tematy i przypisać im jeden z trzech kolorów. Można także przypisać określony kolor do poszczególnych klientów, oznaczyć nimi ważne osoby w firmie, do których zazwyczaj kierujesz dokumenty lub oznaczyć sprawy bardzo ważne (czerwony), umiarkowanie ważne (niebieski) oraz, te które można odłożyć na później (żółty). Wybór jest całkowicie dowolny i zależy od charakteru twojej pracy. Należy jednak pamiętać o konsekwentnym oznaczaniu każdego nowego dokumentu w wybranym kolorze.
Terminarz szefa
Podstawowym warunkiem racjonalnego wykorzystania kalendarza jest opracowanie własnego systemu skrótów (skróconego zapisywania zamierzeń). Po ustaleniu skrótów należy umieścić ich oznaczenia w kalendarzu, co pozwoli na uniknięcie nieporozumień i szybkie zorientowanie się w notatkach także przez osobę zastępującą.
Oto przykłady najczęściej stosowanych skrótów:
zebranie – zebr.
spotkanie – spt.
narada – nar.
wezwanie – wezw.
odprawa – odp.
telefon – tel.
Zapisy należy prowadzić drobnym, ale wyraźnym i czytelnym pismem.
Jeżeli w kalendarzu występuje rozkład godzinny, nie musimy pisać 10.30, wystarczy w rubryce odpowiedniej godziny napisać 30. Podobnie skrótowo oznaczamy dużymi literami dni tygodnia:
W – wtorek,
Ś – środa,
C – czwartek,
S – sobota,
z wyjątkiem poniedziałku – Po
i piątku – Pt.
Sprawy definitywnie załatwione należy skreślić. Jeżeli jakieś pozycje nie zostaną wykonane, należy je przenieść na kartę terminarza z datą dnia następnego, aby nie zapomnieć uwzględnić ich w następnym planie.
W każdym sekretariacie powinien się znaleźć „koszyczek” na priorytety. Należy do niego wkładać tę korespondencję, która jest najpilniejsza, na którą trzeba odpowiedzieć natychmiast oraz takie, które mogą nieco poczekać. Na koniec dnia postaraj się koszyczek opróżnić. Warto unikać odkładania dokumentów do koszyczka „przychodzące”. Należy niezwłocznie załatwić sprawę lub przekazać właściwej merytorycznie osobie. Tylko w ten sposób można uniknąć chaosu w dokumentach.
Czytaj także: Obsługa trudnych gości>>
Zorganizowany chaos
Ład organizacyjny można wprowadzić dzięki zastosowaniu przepisów dotyczących przechowywania, archiwizacji i obiegu dokumentów w firmie, prowadzenia ewidencji, weryfikacji pism.
Wszystkie czynności związane z obiegiem pism można podzielić na trzy fazy:
1. Przyjmowanie pism.
2. Rozdzielanie i załatwianie pism.
3. Wysyłanie pism.
Postępowanie z dokumentacją nie może być dowolne i podlega ściśle określonym regulacjom i normom prawnym. Normy te ustalają zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, warunki ewidencjonowania, zabezpieczenia i przechowywania w wersji papierowej oraz w wersji elektronicznej.
W dobrze zorganizowanej jednostce organizacyjnej istnieją wewnętrzne przepisy, które określają obieg dokumentów. Zbiór tych przepisów stanowi instrukcję kancelaryjną.
Czynności związane z przyjęciem pism, ich opracowaniem, obiegiem wewnątrz jednostki organizacyjnej, wysyłką pism oraz przechowywaniem akt spraw załatwionych określa instrukcja kancelaryjna. Ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania wyżej wymienionych czynności nazywamy systemem kancelaryjnym.
Wyróżniamy następujące systemy kancelaryjne:
• dziennikowy,
• bezdziennikowy,
• mieszany.
Czytaj także: Niezbędnik czynności kancelaryjnych>>
Rady dla osób walczących z chaosem
1. Raz w tygodniu uporządkuj szuflady, półki w biurku i szafach.
2. Określ przeznaczenie każdej szuflady i szafki oraz umieść na nich odpowiednie napisy.
3. Odkładaj wszystko od razu na swoje miejsce.
4. Każdy dzień zakończ porządkami na biurku i w jego otoczeniu.
5. Od razu dokonuj oceny czy dokument jest ważny. Jeśli nie jest przydatny, wyrzuć go do kosza.
6. Wybierz jednolity system przechowywania podręcznych dokumentów.
7. Co najmniej raz w miesiącu przejrzyj swój system przechowywania dokumentów podręcznych i pozbądź się tych, które nie są już potrzebne.
8. Stosuj zasadę pustego biurka, im mniej leży na nim papierów, tym lepiej.
9. Nie mieszaj ważnych dokumentów z mało istotnymi.
Zdzisława Koźmin