Niewłaściwa forma pisma świadczy o braku profesjonalizmu pracowników i kierownictwa, wpływa negatywnie na kontakty z partnerami i klientami.
Pisma informacyjne nie nakłaniają odbiorcy pisma do zajęcia stanowiska, zawierają jedynie informacje dotyczące stanu faktycznego lub zaistniałego zdarzenia.
Do pism informacyjnych zalicza się zawiadomienia, zaproszenia, awizo, listy ofertowe, reklamacje, komunikaty, informacje, upoważnienia, pełnomocnictwa, oświadczenia, wezwania, zaświadczenia, notatki.
Elementy pisma
W korespondencji między instytucjami lub obywatelami i urzędami pisma są sformalizowane i muszą zawierać następujące elementy:
1. W prawym górnym rogu umieszczamy miejscowość i datę, która jest absolutnie niezbędna,
2. W lewym górnym rogu umieszcza się dane nadawcy pisma.
Jeżeli nadawcą jest instytucja, nagłówek zawiera:
• dokładną pełną nazwę oraz adres,
• numer REGON, NIP,
• numery telefonów, faksu, konta bankowego.
3. Po prawej stronie, nieco niżej, umieszcza się nazwę adresata (imię, nazwisko, stanowisko lub nazwę komórki organizacyjnej) i adres.
4. Poniżej umieszcza się zwrot do adresata, na przykład: Szanowni Państwo (nie jest to jednak konieczne). Jeżeli pismo jest kierowane do osoby imiennie, to możemy rozpocząć zwrotem typu: Szanowna Pani Dyrektor, Panie Kierowniku.
Do zwrotów grzecznościowych nie dopisuje się nazwisk: Szanowny Panie Kowalski, Panie Kierowniku Nowacki.
5. Treść piszemy stylem urzędowym, jasno i logicznie, z wyraźnym podziałem tekstu na akapity i części.
6. Pismo kończy zwrot grzecznościowy: Z wyrazami szacunku, Z poważaniem.
7. Po lewej stronie pod tekstem należy umieścić informację o załącznikach.
8. Jeśli inne instytucje lub osoby są zainteresowane daną korespondencją, należy sporządzić rozdzielnik, dla kogo są przeznaczone kopie listu. Rozdzielnik może mieć postać: do wiadomości lub otrzymują. Tę informację umieszcza się po lewej stronie pod tekstem, a w przypadku braku miejsca, wyjątkowo na odwrocie pisma po lewej stronie pod górnym marginesem. Obowiązuje zasada, że załączniki wymienia się przed rozdzielnikiem.
Zasady sporządzania pism
• Stosowany język powinien być prosty, a używane słowa i zwroty ogólnie znane, nie należy używać wyrazów potocznych.
• Starajmy się, aby pismo było logicznie sformułowane, jego treść zwięzła, konkretna i uprzejma.
• Zdania nie powinny być zbyt długie, aby łatwo było zrozumieć ich sens.
• Należy unikać nagromadzenia wielu znaków interpunkcyjnych.
• W piśmie nie może być skreśleń ani błędów.
• Należy stosować tylko takie skróty, które mają jednoznaczne wyjaśnienie.
• Ważny jest wybór papieru, najlepiej papier z logo firmy lub czysta biała kartka.
• Pisma sporządzamy na komputerze lecz podpis musi być odręczny. Należy pamiętać, że podpis umieszcza się pod treścią listu, nie można go przenosić na odwrotną stronę lub dodatkową kartkę.
Przykład rozmieszczenia elementów pisma
Przykłady treści pism informacyjnych
Zdzisława Koźmin