Otrzymane środki rezerwy celowej mogą Państwo wykorzystać w całości, niezależnie od stanu zatrudnienia. Ostateczne wielkości dla poszczególnych pracowników w miesiącach kończących rok można tak dopasować, aby jak najpełniej wykorzystać otrzymane środki. Trzeba tylko pamiętać, że dodatki specjalne mogą być finansowane tylko z tej rezerwy, a nie z budżetu podstawowego, i ich wielkości należy dostosować do wielkości otrzymanych środków na dodatki specjalne w 2008 r.
Podziału środków na dodatki specjalne dokonano zgodnie z kwotami należnymi poszczególnym jednostkom wynikającymi z procentowego podziału środków na wynagrodzenia ujętego w uchwale Rady Ministrów nr 133 z 11 czerwca 2008 r. w sprawie procentowego podziału na poszczególne urzędy środków na wynagrodzenia, przewidzianych na dodatki specjalne w służbie cywilnej. W przedmiotowej uchwale, rozdzielając środki, przyjęto zasadę, według której kwoty przekazane do dyspozycji poszczególnym jednostkom (urzędom) zostały określone w jednakowej wysokości „per capita” (87,73 zł/m-c bez pochodnych). Podstawą określenia liczby zatrudnionych był limit zatrudnienia członków korpusu służby cywilnej przyjęty w ustawie budżetowej na 2008 r. Wszelkie zmiany tej wielkości, które miały miejsce w trakcie br., nie miały wpływu na wysokość przyznanej kwoty.
Przepisy art. 57 ust. 2 i 3 ustawy z 24 sierpnia 2006 r. o służbie cywilnej (dalej: ustawa o służbie cywilnej) weszły w życie z dniem 1 stycznia 2008 r. Oznacza to, że od tego dnia dodatek specjalny stał się składnikiem wynagrodzenia każdego członka korpusu służby cywilnej. Jako należny składnik wynagrodzenia powinien być wypłacony wszystkim członkom korpusu służby cywilnej, którzy byli uprawnieni do wynagrodzenia po wejściu w życie wskazanych przepisów. Dotyczy to również tych członków korpusu służby cywilnej, których stosunek pracy w służbie cywilnej ustał po wejściu w życie przepisu art. 57 ust. 2 ustawy o służbie cywilnej, a przed podjęciem przez Radę Ministrów uchwały i przed otrzymaniem środków z rezerwy celowej, przeznaczonych na wypłatę dodatków specjalnych.
Zapamiętaj!
Wypłata dodatku specjalnego jako obligatoryjnego składnika wynagrodzenia każdego członka korpusu służby cywilnej powinna nastąpić niezwłocznie z wyrównaniem od 1 stycznia 2008 r.
Przy ustalaniu wysokości dodatku specjalnego (składnika wynagrodzenia) należy brać pod uwagę specyfikę i charakter zadań wykonywanych przez członka korpusu służby cywilnej. Ustalenie wysokości wynagrodzenia członka korpusu służby cywilnej, w tym podział na poszczególne jego składniki, należy do wyłącznej kompetencji dyrektora generalnego urzędu (lub innej osoby upoważnionej do dokonywania czynności ze stosunku pracy).
Zapamiętaj!
Dodatek specjalny przyznaje się na czas określony, przy czym jego wysokość w danym roku budżetowym jest uzależniona od wysokości środków na wynagrodzenia przewidzianych na te dodatki, przyznanych zatrudniającemu go urzędowi, na podstawie uchwały Rady Ministrów.
Dodatek specjalny przyznaje się kwotowo ze środków na wynagrodzenia, przewidzianych na dodatki specjalne.
Zapamiętaj!
Jedynym źródłem finansowania dodatków specjalnych są otrzymane środki na wynagrodzenia przewidziane na wypłatę tych dodatków (art. 57 ust. 2 ustawy o służbie cywilnej).
Otrzymane środki finansowe powinny być podzielone w taki sposób, aby zagwarantować wypłatę dodatku specjalnego wszystkim członkom korpusu służby cywilnej zatrudnionym w jednostce (urzędzie) w danym roku budżetowym, biorąc w szczególności pod uwagę możliwe zmiany stanu zatrudnienia w trakcie roku oraz zmiany warunków pracy i płacy członków korpusu służby cywilnej.
Zapamiętaj!
W razie nieprzyznania członkowi korpusu służby cywilnej dodatku specjalnego może on dochodzić swoich roszczeń z tego tytułu przed sądem pracy.
Odpowiadając wprost na zadane pytanie, należy stwierdzić, że przy wykorzystaniu środków rezerwy celowej na dodatki specjalne należy kierować się wielkością przyznanej rezerwy celowej oraz zasadami podziału środków na poszczególnych członków korpusu służby cywilnej określonymi przez kierownika jednostki (urzędu). Wielkość rezerwy celowej z tytułu zmiany zatrudnienia (etatów) nie będzie korygowana, w związku z tym przyznane wielkości środków stanowią nieprzekraczalny limit na dodatki specjalne.
Zapamiętaj!
Środki niewykorzystane do końca 2008 r. podlegają zwrotowi do budżetu państwa.
W związku z tym, że od 1 stycznia 2008 r. dodatek specjalny stał się obligatoryjnym składnikiem wynagrodzenia pracownika służby cywilnej oraz zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r., przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, jeżeli postanowienia układów zbiorowych pracy lub przepisy o wynagradzaniu nie przewidują zmniejszania ich za okres pobierania zasiłku, dodatek specjalny wchodzi do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. Odwrotnie niż np. dodatek stażowy, który nie wchodzi do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, gdyż nie jest pomniejszany za czas absencji chorobowej. Proporcjonalne zmniejszenie wynagrodzenia za dni absencji chorobowej wynika ze sposobu obliczania wynagrodzenia za czas przepracowany, określonego w § 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy.
Ponadto w związku z wyrównaniem tego dodatku od 1 stycznia 2008 r. istnieje konieczność przeliczenia wynagrodzenia oraz pozostałych należności tym pracownikom, którzy otrzymali nagrodę jubileuszową lub odprawę, a także tym, którzy odeszli w 2008 r. z pracy lub przeszli na emeryturę.
Podstawy prawne
• Ustawa z 24 sierpnia 2006 r. o służbie cywilnej (Dz.U. Nr 170, poz. 1218; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1242)
• Ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2005 r. Nr 31, poz. 267; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 93, poz. 582)
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. Nr 62, poz. 289; ost.zm. Dz.U. z 2003 r. Nr 230, poz. 2292)
• Uchwała Rady Ministrów nr 133 z 11 czerwca 2008 r. w sprawie procentowego podziału na poszczególne urzędy środków na wynagrodzenia, przewidzianych na dodatki specjalne w służbie cywilnej (M.P. Nr 49, poz. 435)