Obowiązek zaspokajania określonych potrzeb materialnych, socjalnych i kulturalnych pracowników nakłada na pracodawcę ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS). Ustawa ta określa także kategorie świadczeń, definicję działalności oraz obiektów służących działalności socjalnej.
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: Fundusz) jest przeznaczony na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z tego Funduszu oraz na dofinansowanie zakładowych lub międzyzakładowych obiektów socjalnych. Podmioty posiadające obiekty o charakterze socjalnym, np. ośrodki wczasowe i kolonijne, sanatoria, ogródki działkowe, żłobki, przedszkola oraz obiekty służące prowadzeniu działalności kulturalnej lub sportowo-rekreacyjnej, powinny część środków ZFŚS przeznaczyć na dofinansowanie tych obiektów.
Świadczenia socjalne wypłacane przez zakłady pracy to m.in. różnego rodzaju zapomogi wypłacane w przypadku klęsk żywiołowych i indywidualnych zdarzeń losowych, dopłaty do czynszu za mieszkanie, dopłaty do wypoczynku oraz świadczenia rzeczowe.
Jednak nie wszystkie wydatki ponoszone na rzecz pracowników można zaliczyć do działalności socjalnej z uwagi na ścisły katalog tej działalności, zdefiniowany w ustawie o ZFŚS. Przykładowo działalności socjalnej nie stanowi uruchomienie i obsługa przyzakładowej stołówki (bufetu, kawiarni) dla pracowników.
Zmiana definicji
Od 1 stycznia 2009 r. obowiązują zmiany wprowadzone ustawą z 21 listopada 2008 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Zgodnie z nowym brzmieniem przepisów, ZFŚS jest przeznaczony na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków i przedszkoli (art. 1 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Rozszerzono także definicję działalności socjalnej o opiekę nad dziećmi w żłobkach i przedszkolach (art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS).
Administrowanie Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych>>
USTAWOWA DEFINICJA DZIAŁALNOŚCI SOCJALNEJ OD 1 STYCZNIA 2009 R.
Działalność socjalna to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach i przedszkolach, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.
Nowe możliwości
Zmiany obowiązujące od nowego roku umożliwiają wykorzystanie ZFŚS do:
• tworzenia przyzakładowych żłobków i przedszkoli (a nie tylko jak dotychczas finansowania już istniejących),
• finansowania z Funduszu opieki nad dziećmi w przedszkolach i żłobkach.
Nowe regulacje mają na celu zwiększenie dostępu do opieki przedszkolnej dla dzieci. Z praktyki wynika bowiem, że brak dostępu do opieki w przedszkolach i żłobkach stanowi jedną z najczęściej wymienianych barier w możliwości powrotu rodziców (w szczególności matek) do zatrudnienia.
Pojawiła się więc możliwość nowej formy pomocy dla pracowników. Jednak wprowadzenie samej regulacji prawnej nie wystarczy, teraz w jednostce warto zastanowić się, jak z niej skorzystać w praktyce. Można utworzyć przedszkole i żłobek, wykorzystując w tym celu pieniądze z funduszu socjalnego. Istnieje także możliwość finansowania z tego Funduszu opieki nad dziećmi pracowników w wybranych przez nich przedszkolach i żłobkach. Takie zmiany należy także uwzględnić w regulaminie ZFŚS.
Należy jednak pamiętać, że nadal o korzystaniu z Funduszu przez pracowników czy inne osoby do tego upoważnione decyduje sytuacja życiowa, rodzinna i materialna. Oznacza to, że pracodawca, dofinansowując czesne za przedszkole czy żłóbek, nie może wszystkim podwładnym udzielić pomocy w takiej samej wysokości. Powinien indywidualnie określić sytuację danej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu i na tej podstawie ustalić wysokość ewentualnego świadczenia.
Pracownik nie może odmówić podania informacji niezbędnych do ustalenia jego sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. Odmowa przekazania tego rodzaju informacji powinna automatycznie skutkować odmową przyznania świadczenia.
Warto skorzystać i wprowadzić tę formę w jednostce, ponieważ dla pracowników będzie to dodatkowy bonus z tytułu wykonywania pracy.
Dofinansowanie do wypoczynku pełnoletnich dzieci>>
Zasady szczególne
Przypomnijmy, że w większości jednostek budżetowych ZFŚS tworzony jest na zasadach szczególnych, na podstawie odrębnych przepisów (w sprawach w nich nieuregulowanych mają zastosowanie przepisy ustawy o ZFŚS). Dotyczy to zwłaszcza szkół i placówek objętych systemem oświaty i podlegających przepisom Karty Nauczyciela, szkół wyższych działających na podstawie przepisów o szkolnictwie wyższym (w tym - akademii wojskowych), wojska, służby więziennej oraz jednostek sfery budżetowej podległych ministrowi spraw wewnętrznych i administracji oraz obrony narodowej (obejmuje m.in. pracowników cywilnych wojska).
Odrębne uregulowania dotyczą zwłaszcza sposobu tworzenia Funduszu i wysokości odpisów podstawowych oraz zwiększeń dla emerytów i rencistów oraz osób niepełnosprawnych. Jednostki sektora finansów publicznych mają obowiązek tworzenia ZFŚS niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników.
Aleksandra Wojnicka
Podstawy prawne
• Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 237, poz. 1656)
• Ustawa z 21 listopada 2008 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. Nr 223, poz. 1460)