(…) Przetwarzanie, które w dniu rozpoczęcia stosowania niniejszego rozporządzenia już się toczy, powinno w terminie dwóch lat od wejścia niniejszego rozporządzenia w życie zostać dostosowane do jego przepisów. (…)
Tak sformułowane zdanie motywu 171 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych jest bardzo wyraźnym wskazaniem, że to właśnie teraz jest czas na dokonywanie przeglądu i weryfikacji stosowanych dotychczas rozwiązań z zakresu ochrony danych osobowych.
Zobacz również: Rozwój i promocja
Zanim jeszcze będziemy stosować rozporządzenie, warto żebyś dokonał swego rodzaju audytu przygotowawczego i udokumentował, jakie dane osobowe przetwarzasz, skąd pochodzą i co cię uprawnia do ich wykorzystywania, czy i komu je udostępniasz oraz jak zabezpieczasz. Rzetelnie przeprowadzona analiza wszystkich operacji przetwarzania danych w organizacji będzie pierwszym krokiem do prowadzenia rejestru czynności przetwarzania, który od 25 maja 2018 r. będzie obowiązkowy dla wielu podmiotów (z całą pewnością dla tych zatrudniających więcej niż 250 pracowników oraz tych, którzy przetwarzają tzw. dane wrażliwe).
Polecamy: RODO. Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach
Na każdym administratorze danych ciąży obowiązek zapewnienia, że przetwarzane przez niego dane są prawidłowe i aktualne. Dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, muszą zostać niezwłocznie usunięte lub sprostowane. Taki audyt przygotowawczy może pomóc w aktualizacji wszystkich przetwarzanych danych i uporządkować dokumentację oraz procedury przetwarzania danych. Może również pomóc administratorowi danych w realizacji zasady rozliczalności, która wymaga, by każdy, kto przetwarza dane osobowe, był w stanie wykazać, że robi to w zgodzie z zasadami przyjętymi w rozporządzeniu. Tę zgodność można wykazać na przykład poprzez wdrożenie efektywnych polityk i procedur przetwarzania danych.