Istotę struktury organizacyjnej gminy można określić jako ogół zależności funkcjonalnych oraz hierarchicznych pomiędzy poszczególnymi jej elementami (referatami, jednostkami), które umożliwiają funkcjonowanie gminy w pożądanym kierunku oraz podejmowanie działań kierowniczych.
Abstrahując od kompletności zaproponowanej definicji wskazać należy, iż przepisy prawa nie narzucają jednolitego i usystematyzowanego wzoru, jak powinna być zbudowana struktura organizacyjna gminy. Zasadą jest, iż odpowiednie organy gminy w statucie bądź regulaminach same ustalają najwłaściwszy dla swojej jednostki samorządowej podział struktury organizacyjnej gminy. Ważne przy tym jest to by podział ten był uzasadniony, jak również oparty o racjonalne kryteria, m.in. takie jak:
- charakter realizowanych przez gminę zadań oraz jej aktualnych działań i inwestycji,
- posiadany przez gminę majątek,
- wielkość gminy (liczba jej mieszkańców),
- położenie geograficzne.
Chociaż odgórne narzucanie uniwersalnych wzorców co do struktury organizacyjnej gminy nie ma większego uzasadnienia, należy jednak wyraźnie postulować o pewne standardy na podstawie których powinna być budowana struktura organizacyjna gminy. Jest to o tyle ważny aspekt, gdyż prawidłowe ukształtowanie organizacyjne gminy warunkuje sprawne jej działanie, ogranicza biurokrację, jak również ma zasadnicze znaczenie dla załatwiania złożonych i skomplikowanych spraw wymagających nierzadko sprawnego współdziałania kilku komórek organizacyjnych.
Z tego też względu można przedstawić pewne reguły organizacyjne oraz jednocześnie wskazać na pewne odrębności od nich, których racjonalne uzasadnienie wydaje się dosyć trudne. Dotyczy to w szczególności zadań oraz kompetencji realizowanych przez poszczególne referaty (wydziały), stanowiska samodzielne, czy też jednostki organizacyjne.
Najczęściej spotykany układ referatów w gminie
- referat organizacyjny, który zajmuje się czynnościami takimi jak: przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji; prowadzenie ewidencji korespondencji, centralnego rejestru skarg, wniosków, petycji; prowadzenie archiwum zakładowego, zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie w tym materiały biurowe i kancelaryjne, obsługa pracowników gminy w zakresie kadrowym,
- referat finansowy, który m.in. realizuje następujące zadania: zapewnia obsługę finansowo-księgową i kasową Urzędu; udziela pomocy Wójtowi w przygotowaniu oraz wykonywaniu budżetu Gminy; prowadzi księgi rachunkowe; przygotowuje akty administracyjne dotyczące podatków i opłat,
- referat spraw obywatelskich, który zajmuje się czynnościami takimi jak: ewidencja ludności oraz wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość; sporządzanie aktów stanu cywilnego i prowadzenia ksiąg stanu cywilnego; rejestracji urodzin, małżeństw oraz zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób; współpraca z gminami partnerskimi,
- referat architektury i nieruchomości, który m.in. prowadzi prace w zakresie: przygotowywania, koordynacji i obsługi działań związanych z opiniowaniem i uzgadnianiem dokumentów planistycznych; prowadzenia i aktualizacji rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego; prowadzenia spraw związanych z ustalaniem warunków zabudowy i zagospodarowania terenu; prowadzenia spraw związanych z ochroną środowiska i rolnictwem oraz spraw z dziedziny gospodarki komunalnej i lokalowej.
Nazwy poszczególnych referatów mogą być określane w indywidualny sposób, co jednak nie powinno skutkować zmianą zakresu ich obowiązków. Poszczególne referaty w zależności od wielkości gminy i jej złożoności mogą być dzielone na mniejsze komórki, którymi łatwiej kierować.
Zdarza się, że w małych gminach wiejskich funkcjonują trzy podstawowe referaty (organizacyjny, finansowy i spraw obywatelskich), które dzielą miedzy siebie zadania związane z gospodarowaniem nieruchomościami. Niemniej jednak funkcjonowanie wyżej wymienionych referatów powinno zapewniać sprawne funkcjonowanie gminie o przeciętnej wielkości.
Odstępstwem od powyższego układu stanowi np. wydzielenie z referatu finansowego oddzielnego referatu ds. podatków i opłat w małej gminie wiejskiej, która dodatkowo z podatków i opłat lokalnych nie posiada dużych dochodów.
Czytaj także: Międzygminne porozumienia - konieczna staranność>>
Stanowiska samodzielne
Są to stanowiska pracy z reguły podlegające bezpośrednio wójtowi, na których zatrudnione osoby realizują zadania o indywidualnym i wyspecjalizowanym charakterze. Najczęściej są nimi:
- radca prawny, który prowadzi obsługę prawną gminy,
- informatyk, który prowadzi spraw z zakresu informatyzacji Urzędu (instaluje oprogramowanie, administruje siecią, prowadzi Biuletynu Informacji Publicznej, itp.),
- pełnomocnik ds. informacji niejawnych ma za zadanie zapewnienie ochrony informacji niejawnych, ochronę systemów i sieci informatycznych, zapewnienie ochrony fizycznej Urzędu,
- stanowisko ds. bezpieczeństwa i higieny pracy, na którym zatrudniona osoba dokonuje okresowej analizy stanu bezpieczeństwa i higieny pracy i ppoż., rejestruje wypadki przy pracy i chorób zawodowe, sprawuje nadzór nad prawidłowością działania sprzętu i urządzeń ppoż., przeprowadza stosowne szkolenia w zakresie bhp i ppoż.,
- audytor wewnętrzny, który realizuje następujące zadania, dokonuje niezależnego badania systemów zarządzania i kontroli w Urzędzie oraz jednostkach organizacyjnych Gminy w tym procedur kontroli finansowej, określa oraz analizuje przyczyn i skutki uchybień, sporządza sprawozdania z przeprowadzonego audytu wewnętrznego.
Czytaj także: Prawidłowe uchwały Rady Gminy>>
W przypadku stanowisk samodzielnych wskazywanie pewnych odstępstw od standardów jest o tyle trudne, iż w znacznym stopniu stanowiska te są narzucane gminom przepisami prawa i jedyną racjonalną przesłanką w tym zakresie wydaje się obsadzanie pewnych stanowisk na część etatu.
Istnieją również jednostki terytorialne w których pewne stanowiska (jak np. kadrowa, osoba odpowiedzialna za promocję gminy, kulturę i sport) zaliczane są do samodzielnych stanowisk pracy, powoduje to, że ich kompetencje są wyodrębniane z zadań poszczególnych referatów. Taki stan rzeczy ma swoje uzasadnienie w przypadku małych gmin, w których jedna osoba jest w stanie samodzielnie wykonywać obowiązki, które z reguły powinno kilka osób.
Andrzej Szczerbowski