Zawsze wymaga się właściwie uzupełnionego formularza wniosku o dofinansowanie oraz szeregu oświadczeń czy innych dokumentów formalnych potwierdzających np. zdolność do zaciągania zobowiązań czy wydolność finansową beneficjenta.
Oprócz tych dokumentów w większości przypadków, szczególnie przy dużych projektach infrastrukturalnych, wymaga się również załączenia studium wykonalności projektu lub odpowiedniego wyciągu z niego.
Doświadczenia z analiz
Studium wykonalności jest dokumentem, który w zakresie wszystkich możliwych i przewidywalnych aspektów podsumowuje prace nad przygotowaniem naszego projektu do realizacji. Studium wykonalności nie jest więc dokumentem czysto odtwórczym, ale powinno zbierać doświadczenia z różnych analiz, które inwestor podejmuje, przygotowując projekt.
Można zauważyć, iż studium wykonalności wymaga, dla pełności prezentowanego obrazu projektu, aby podczas jego przygotowywania rozważać projekt, mając na uwadze elementy techniczne, środowiskowe, ekonomiczno-finansowe, prawno-organizacyjne czy handlowe oraz inne specyficzne dla danego typu działań.
Niezbędne elementy
Dokumentacja analityczna projektu planowanego do współfinansowania ze środków UE powinna zawierać elementy niezbędne do co najmniej uzupełnienia formularza wniosku o dofinansowanie. Zgodnie z podziałem odpowiedzialności w ramach programów operacyjnych 2007-2013 każda z instytucji zarządzających ma prawo do wyznaczania obowiązujących w danym programie operacyjnym standardów przygotowania dokumentacji. W tym zakresie brak jest więc jednolitych, krajowych standardów.
Oczywiście wyznaczone przez instytucje zarządzające standardy działania muszą być zgodne z ramami określonymi w aktach prawnych i innych regulacjach kształtujących zasady wykorzystania środków z funduszy UE. W zakresie studium wykonalności głównymi wytycznymi są:
• dokument roboczy nr 4 - Wytyczne dotyczące metodologii przeprowadzania analizy kosztów i korzyści, Komisja Europejska 08/2006,
• Guide to cost-benefit analysis of investment projects (Structural Fund-ERDF, Cohesion Fund and ISPA), DG Regio,
• wytyczne ministra rozwoju regionalnego w zakresie wybranych zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód. Szczegółowe wytyczne w zakresie wymaganych informacji i zakresu analiz znajdują się na stronach internetowych właściwych instytucji zarządzających.
Warianty realizacji
Analizując projekt planowany do współfinansowania, należy zwrócić uwagę na właściwie opisane warianty jego realizacji. Warianty te powinny uwzględniać zarówno stronę techniczną, jak również środowiskową czy finansową. Właściwy opis przeprowadzonych analiz wariantów realizacji to jeden z ważnych elementów procesu uzasadniania konieczności współfinansowania naszego projektu ze środków UE.
Kolejnym ważnym elementem jest właściwe przeprowadzenie analiz ekonomiczno-finansowych projektu. Dostępne środki UE w ramach budżetu 2007-2013 cechuje dużo większy rygoryzm pod względem konieczności np. uwzględniania w ww. analizach przychodów pojawiających się w okresie użytkowania projektu, a co za tym idzie możliwości pomniejszenia planowanej przez nas na początku wysokości dofinansowania ze środków Unii Europejskiej.
Beneficjenci przygotowujący projekt powinni również zwrócić szczególną uwagę na sprawy związane z zapewnieniem trwałości projektu (która została określona na pięć lat po zakończeniu realizacji projektu). W tym zakresie łącznie nie można doprowadzić do sytuacji, w której projekt zostanie poddany modyfikacjom:
• wpływającym na jej charakter lub warunki jej wykonania lub przyznającym firmie lub instytucji publicznej nienależne korzyści oraz
• wynikającym albo ze zmiany charakteru własności danej pozycji infrastruktury, albo zaprzestania lub zmiany lokalizacji działalności produkcyjnej.
PRZEMYSŁAW GORGOL
ekspert w firmie doradczej Ernst & Young