W wielu jednostkach sektora finansów publicznych jednym ze składników majątku trwałego są zbiory biblioteczne.
Materiały gromadzone w ramach zbiorów bibliotecznych podlegają szczególnym zasadom ewidencji, wyceny i inwentaryzacji. W wielu jednostkach gromadzi się szereg publikacji, często o znacznej wartości, w związku z czym pojawiają się problemy: czy można potraktować je właśnie w kategorii zbiorów bibliotecznych, czy zbiory związane są ściśle z instytucją biblioteki? Czy każda jednostka sektora finansów publicznych może potraktować gromadzone u siebie publikacje jako zbiory biblioteczne i jak ujmować je księgowo?
Przepisem wykonawczym do ustawy o finansach publicznych, który wymienia zbiory biblioteczne jako składnik majątku trwałego w sektorze publicznym, jest rozporządzenie Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Mówi ono, że zbiory biblioteczne stanowią zbiory bibliotek naukowych, fachowych, szkolnych i pedagogicznych oraz bibliotek publicznych.
Z rozporządzenia wynika, że zbiory biblioteczne jako składnik majątku (także w rozumieniu ewidencji) wystąpią tylko w tych jednostkach, które są bibliotekami lub takie biblioteki w ramach swojej działalności posiadają.
Zadania bibliotek
Istotę biblioteki natomiast określa ustawa z 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach, która mówi o podstawowych zadaniach instytucji, jaką jest biblioteka (czy to jako samodzielna jednostka, czy też jako wydzielona działalność innej jednostki, jak np. biblioteka szkolna). Biblioteka ma obowiązek realizować następujące zadania:
• gromadzić, opracowywać, przechowywać i chronić materiały biblioteczne,
• obsługiwać użytkowników, a przede wszystkim udostępniać zbiory oraz prowadzić działalność informacyjną, zwłaszcza informować o zbiorach własnych, innych bibliotek, muzeów i ośrodków informacji naukowej, a także współdziałać z archiwami w tym zakresie.
Rodzaje bibliotek
Ustawa wyróżnia następujące rodzaje bibliotek:
• publiczne,
• naukowe,
• szkolne i pedagogiczne,
• fachowe i zakładowe oraz
• Bibliotekę Narodową.
Biblioteki fachowe i zakładowe mogą być tworzone i prowadzone przez zakłady pracy, przy czym biblioteki zakładowe służą zaspokajaniu potrzeb oświatowych i kulturalnych pracowników i ich rodzin, natomiast biblioteki fachowe wspierają realizację zadań zakładów pracy oraz służą potrzebom doskonalenia zawodowego pracowników. Tak więc w jednostkach sektora finansów publicznych, jeśli będą występowały zbiory biblioteczne, to przede wszystkim w ramach bibliotek fachowych.
Oprócz tego, że istnienie zbiorów bibliotecznych zależeć będzie w danej jednostce sektora finansów publicznych od tego, czy funkcjonuje w niej biblioteka, ale także od tego, jakiego rodzaju materiały są w niej gromadzone. Nie każda publikacja stanowi bowiem materiał biblioteczny stanowiący zbiory biblioteczne zgodnie z rozporządzeniem w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i ustawy o bibliotekach. Według art. 5 tej ustawy materiałami bibliotecznymi są w szczególności dokumenty zawierające utrwalony wyraz myśli ludzkiej, przeznaczone do rozpowszechniania, niezależnie od nośnika fizycznego i sposobu zapisu treści, a zwłaszcza: dokumenty graficzne (piśmiennicze, ikonograficzne i muzyczne), dźwiękowe, wizualne, audiowizualne i elektroniczne.
ZAPAMIĘTAJ!
Sformułowanie „przeznaczone do rozpowszechniania” oznacza, że jeśli w jednostce pojawiają się publikacje fachowe kupowane w celu używania ich przez określone komórki lub pracowników jako pomoc w pracy (czyli nie są przeznaczone do „wypożyczania” przez różne osoby na określonych zasadach), nie stanowią one zbiorów bibliotecznych. Nie zwiększają też majątku jednostki, są traktowane jako materiały, których zakup odnoszony jest bezpośrednio w koszty, natomiast w ramach klasyfikacji budżetowej kwalifikowane są do § 4210 „Materiały i wyposażenie”.
Ewidencja zbiorów
Jeżeli w jednostce występują zbiory biblioteczne, ich ewidencji służy konto 014 „Zbiory biblioteczne”. Na stronie Wn tego konta ujmuje się w szczególności przychody zbiorów bibliotecznych pochodzących z zakupu lub nieodpłatnie otrzymanych oraz nadwyżki zbiorów. Na stronie Ma konta 014 ujmuje się rozchód zbiorów bibliotecznych w związku z ich likwidacją, sprzedażą lub nieodpłatnym przekazaniem oraz niedobory zbiorów.
Konto 014 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan zbiorów bibliotecznych znajdujących się w jednostce (patrz schemat).
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.Zasady ewidencji materiałów bibliotecznych
W ewidencji zbiorów bibliotecznych niezwykle istotną rolę spełnia ewidencja analityczna, którą prowadzi się według zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych.
Według zawartych tam przepisów ewidencja materiałów bibliotecznych polega na ujęciu wpływów i ubytków w sposób umożliwiający identyfikację tych materiałów oraz na ujęciu ilościowym i wartościowym ich stanu i zachodzących w nim zmian.
Rozporządzenie szczegółowo określa, że ewidencja zbiorów bibliotecznych ma obejmować:
• sumaryczną ewidencję wpływów, która polega na wstępnym ujęciu ewidencyjnym wszystkich materiałów wpływających do biblioteki, bez względu na źródło ich wpływu,
• szczegółową ewidencję wpływów, obejmującą materiały włączane do zbiorów, prowadzoną w księdze inwentarzowej,
• szczegółową i sumaryczną ewidencję ubytków, która obejmuje materiały wyłączane ze zbiorów na podstawie protokołów ubytków, prowadzoną w rejestrze ubytków,
• finansowo-księgową ewidencję wpływów i ubytków (w jednostkach sektora finansów publicznych prowadzoną na koncie 014).
W jednostkach sektora finansów publicznych, w których występują zbiory biblioteczne, ewidencję analityczną do konta 014 będzie stanowić szczegółowa ewidencja wpływów, czyli księga inwentarzowa. Ze względu na specyfikę – w cytowanym rozporządzeniu – został określony jej wzór, który przedstawiono poniżej.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.Inwentaryzacja
Zbiory biblioteczne, tak jak pozostały majątek jednostki sektora finansów publicznych, podlegają również kontroli w formie inwentaryzacji. Jednak ze względu na ich szczególny charakter przeprowadza się ją nie na zasadach ogólnych, lecz według przepisów rozporządzenia w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych.
Wszystkie zbiory biblioteczne muszą zostać raz w roku skontrolowane przez ustalenie wartości zbiorów wykazywanej w ewidencji sumarycznej bądź szczegółowej (księga inwentarzowa) i porównanie jej z wartością wykazywaną na koncie 014 w ewidencji księgowej. Można więc powiedzieć, że w przypadku występowania zbiorów w jednostce, jest ona zobowiązana do zweryfikowania salda na koncie 014, czy wartość zbiorów wynikająca z konta odpowiada wartości w księdze inwentarzowej. Nie jest to jednak inwentaryzacja, która w bibliotekach nazywa się skontrum.
Częstotliwość przeprowadzania skontrum zależy od dwóch okoliczności: sposobu udostępniania zbiorów i ilości zgromadzonych materiałów bibliotecznych. W bibliotekach, w których czytelnicy mają wolny dostęp do materiałów bibliotecznych, skontrum przeprowadza się raz na 5 lat.
W bibliotekach o innym systemie udostępniania (czytelnicy nie mają wolnego dostępu do materiałów), w których zbiory są mniejsze niż 100 tysięcy jednostek ewidencyjnych, skontrum przeprowadza się raz na 10 lat.
Jeżeli zbiory są większe niż 100 tysięcy jednostek ewidencyjnych, kontrolę materiałów bibliotecznych prowadzi się w sposób ciągły.
ZAPAMIĘTAJ!
Skontrum (czyli inwentaryzacja zbiorów bibliotecznych) polega na porównaniu zapisów inwentarzowych ze stanem faktycznym materiałów oraz stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami ewidencyjnymi a stanem faktycznym zbiorów i ustaleniu ewentualnych braków.
Przy inwentaryzacji zbiorów szczególną uwagę należy zwrócić na różnice inwentaryzacyjne, które księgowo traktuje się nieco inaczej niż typowe różnice wynikające podczas inwentaryzacji innych składników majątku jednostki.
Materiały nieodnalezione w czasie skontrum przeprowadzanym po raz pierwszy, ani niefigurujące w ewidencji, uznaje się za braki względne. Braki względne nie są traktowane jako niedobór i nie podlegają ewidencji księgowej (nie pomniejsza się wartości księgozbioru na koncie 014 o braki względne).
Niedoborem podlegającym ewidencji są dopiero braki bezwzględne, za które uznaje się braki względne z poprzedniego skontrum. Czyli, przy pierwszym skontrum niedobór danego materiału bibliotecznego traktowany jest jako brak względny i nieewidencjonowany, natomiast jeżeli przy następnym skontrum dany materiał się nie odnalazł, uznaje się go za brak bezwzględny i ewidencjonuje jako niedobór.
Jeżeli dane materiały biblioteczne zostały potraktowane jako braki bezwzględne, a potem się odnalazły, traktuje się je jak nowe wpływy i tak wprowadza do ewidencji.
Skontrum przeprowadza komisja skontrowa. Liczbę członków komisji i jej skład osobowy ustala kierownik biblioteki lub kierownik jednostki, w której znajduje się biblioteka.
O zasadach wyceny zbiorów bibliotecznych mówi przede wszystkim rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont, zgodnie z którym przychody i rozchody zbiorów bibliotecznych wycenia się według cen nabycia. Natomiast zbiory otrzymane nieodpłatnie i nadwyżki inwentaryzacyjne wprowadza się do ewidencji w wartości oszacowanej komisyjnie. Rozporządzenie w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych mówi, że bieżącą szacunkową wartość nabycia ustala się na podstawie okresowej wyceny opracowanej komisyjnie i zatwierdzonej przez kierownika biblioteki (w przypadku jednostek sektora finansów publicznych, w których występuje biblioteka, będzie to kierownik jednostki).
Zbiory biblioteczne umarza się jednorazowo, przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania. Kontem, na którym księguje się umorzenie zbiorów, jest konto 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”.
Podsumowanie
To, czy w danej jednostce sektora finansów publicznych wystąpią zbiory biblioteczne jako element majątku trwałego, będzie zależeć przede wszystkim od rodzaju gromadzonych w jednostce materiałów i publikacji oraz ich przeznaczenia (o zbiorach będziemy mówić tylko wtedy, gdy gromadzone materiały będą miały charakter materiałów bibliotecznych i będą przeznaczone do udostępniania, a nie tylko jako pomoc fachowa dla konkretnych pracowników jednostki).
Natomiast jeśli jednostka utworzy bibliotekę (np. fachową) i zaewidencjonuje zbiory biblioteczne, musi pamiętać o wszystkich wymienionych szczególnych zasadach ewidencji, wyceny i inwentaryzacji, gdyż tylko zgodnie z nimi gospodarowanie zbiorami bibliotecznymi jest prawidłowe.
MAGDALENA RYPIŃSKA
PODSTAWY PRAWNE
• Ustawa z 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz.U. Nr 85, poz. 539; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 238, poz. 2390)
• Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 5 listopada 1999 r. w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz.U. Nr 93, poz. 1077; ost.zm. Dz.U. z 2001 r. Nr 74, poz. 793)
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020)