Od 5 grudnia 2008 r. obowiązuje rozporządzenie ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz.U. nr 205, poz. 1283). Ewidencja materiałów polega na ujęciu wpływów i ubytków w sposób umożliwiający identyfikację tych materiałów oraz na ujęciu ilościowym i wartościowym ich stanu i zachodzących w nim zmian.
I tak dla przykładu, zgodnie z rozporządzeniem biblioteki oraz ich filie prowadzą księgi inwentarzowe dla wydawnictw zwartych i ciągłych oraz zbiorów specjalnych. Biblioteki, w których wydawnictwa ciągłe nie tworzą wyodrębnionych zbiorów, mogą prowadzić jedną wspólną księgę inwentarzową dla druków zwartych i ciągłych.
W terminach ustalonych przez kierownika biblioteki, nie rzadziej jednak niż raz w roku, sporządza się zestawienie liczby i wartości zinwentaryzowanych jednostek ewidencyjnych. Zestawienie podpisuje pracownik, który je sporządził, a w bibliotekach, które wchodzą w skład innych jednostek organizacyjnych - także kierownik biblioteki.
Biblioteka ma obowiązek sporządzać wykazy wpływów dla materiałów wpływających do biblioteki bez tzw. dokumentu towarzyszącego, które mają być włączone do zbiorów, a dla materiałów przekazanych w darze - jeżeli jest taka wola ofiarodawcy.
Przekazanie materiałów zbędnych innej bibliotece odbywa się na podstawie protokołów. Protokół z pokwitowaniem odbioru materiałów stanowi dowód ubytku dla biblioteki przekazującej materiały, a dowód wpływu - dla biblioteki przyjmującej materiały. Z kolei przekazywanie materiałów wycofanych na makulaturę stwierdza się odpowiednią adnotacją umieszczoną na dowodzie ubytku w protokole.
Biblioteki ewidencjonujące materiały przy użyciu programów komputerowych muszą mieć:
• dokumentację oprogramowania;
• ustalone sposoby zabezpieczania danych przed zniszczeniem i ingerencją osób niepowołanych;
• ustalone zasady użytkowania programów dla celów ewidencji materiałów przez upoważnionych pracowników.
W ewidencji finansowo-księgowej materiałów wchodzących w skład zbiorów bibliotecznych ujmuje się ich wpływy i ubytki według rzeczywistych kosztów nabycia, a w przypadkach materiałów otrzymanych bezpłatnie - według bieżącej szacunkowej wartości. Do kwot określających wartość nabycia materiałów nie wlicza się kwot wydatkowanych przez bibliotekę na oprawę i konserwację tych materiałów.
Podstawę zapisów księgowych stanowią rachunki i faktury zaakceptowane pod względem merytorycznym przez kierownika biblioteki. Materiały zakupione w celach wymiany księguje się na koncie kosztów, a w bibliotekach prowadzi się kontrolę ilościową dokonywanej wymiany.
Kwoty wydatkowane na prenumeratę, a także na zakup niekompletnych jednostek wydawnictw ciągłych księguje się w momencie ich wydatkowania tylko na koncie kosztów. Jeżeli przedsiębiorca zajmujący się sprzedażą wydawnictw ciągłych wystawia rachunki i faktury za wydawnictwa objęte prenumeratą, przedpłaty księguje się na kontach rozrachunków, a na konta kosztów wprowadza się wartość wydawnictw po otrzymaniu rachunku.
Biblioteki muszą porównywać raz w roku wartość zbiorów wykazywaną w ewidencji sumarycznej bądź szczegółowej z wartością wykazywaną na koncie ewidencji majątkowej.
KW