Wprowadzenie:
Monitoring usług odbywa się poprzez porównywanie parametrów świadczonych usług z obowiązującymi dla nich standardami i miernikami. Systematyczne zbieranie danych w trakcie realizacji usługi daje możliwość podjęcia działań doskonalących zarówno po stronie urzędów, jak i organizacji pozarządowych. Dzięki temu możliwy jest wzrost jakości i efektywności działań realizowanych przez NGO, który jednocześnie przekłada się na zwiększone zadowolenie odbiorców usług.
Na czym to polega?
Monitorowanie kontraktowanych usług społecznych i analiza ich wartości opiera się na czterech elementach, na które składają się:
- Zasady monitoringu dotyczące gromadzenia informacji i danych ze szczególnym uwzględnieniem użyteczności, efektywności i obiektywności.
- Standardy realizacji usług (jakościowe i efektywnościowe) określające pożądany sposób realizacji usługi.
- Metodyka monitoringu, czyli etapy postępowania wraz z odniesieniem do metod pomocniczych, harmonogramu, podmiotów odpowiedzialnych za monitoring i schematów działań korygujących. Wyróżniamy tu monitoring wewnętrzny prowadzony przez NGO oraz kontrolę realizowaną przez JST.
- Metody pomocnicze zbierania danych, w tym standardy i mierniki jakościowe oraz ilościowe oceny kontraktowania usług.
Jak skorzystać z NAWIKUSA?
Wdrożenie NAWIKUSA jest łatwe i wymaga jedynie poświęcenia czasu przez pracowników JST czy NGO, niezbędnego na poznanie szczegółów metody oraz wprowadzenie zmian organizacyjnych z nią związanych (m.in. przygotowanie pracowników i dokumentacji, zmiany procedur, itp.). Elementem NAWIKUSa jest pakiet materiałów edukacyjnych ułatwiających zrozumienie i zastosowanie narzędzia.
Wszystkie materiały dot. NAWIKUSA są dostępne bezpłatnie na stronie internetowej www.fundacja.e-gap.pl/nawikus. Dodatkowo do końca czerwca 2015 r. samorządy mogą skorzystać z bezpłatnych seminariów informacyjnych.
System informatyczny jako przydatne uzupełnienie metody monitoringu
Istotnym uzupełnieniem NAWIKUSa jest system informatyczny, który służy do obsługi całego procesu kontraktowania usług: od ogłoszenia konkursu przez JST, poprzez złożenie ofert przez NGO, ocenę i wybór oferty, przygotowanie sprawozdań z realizacji usługi, po monitoring i ocenę jakości oraz efektywności wsparcia udzielanego przez NGO. System składa się z dwóch części: Generatora Wniosków Aplikacyjnych, przeznaczonego dla NGO i aplikacji pn. Elektroniczne Wspomaganie Monitoringu Kontraktowanych Usług, służącej JST na każdym etapie całego procesu kontraktowania, umożliwiającej m.in. analizę ofert i sprawozdań składanych przez NGO, pomagającej kontrolować zgodność realizacji usług z założonymi poziomami ilościowymi i jakościowymi z uwzględnieniem przyjętych standardów realizacji usługi (automatyczna kalkulacja mierników).
Jakie korzyści daje NAWIKUS
Dzięki zastosowaniu narzędzia JST zyskują możliwość systematycznego monitorowania efektywności ekonomicznej i jakości zlecanych usług społecznych. Dzięki zastosowaniu kryteriów ilościowych i jakościowych pozyskane dane mogą być wykorzystywane przez JST na potrzeby tworzenia zbiorczych zestawień i porównań między podmiotami wykonującymi usługi. Produkt usprawnia też współpracę z NGO oraz zwiększa jej transparentność. Jego elementem jest również narzędzie badające efektywność społeczną i ekonomiczną zmiany formy realizacji usług na kontraktowanie. Ponadto dla JST bardzo istotną funkcjonalnością NAWIKUSa jest wspomniany wcześniej system informatyczny wspomagający proces monitoringu.
Z kolei organizacje realizujące zlecone usługi dzięki wprowadzeniu standardów mogą zwiększyć swoją efektywność i poznać opinię osób korzystających z usług, co jednocześnie umożliwi im lepsze wyprofilowanie oferty, a tym samym przyczyni się do podniesienia jakości wsparcia. Ponadto NGO korzystając z systemu informatycznego mogą sprawniej aplikować o środki publiczne (ograniczenie ryzyka popełnienia błędów formalnych, usprawnienie sprawozdawczości, możliwość wykorzystania ofert archiwalnych do pracy nad bieżącymi projektami, oszczędność czasu).
Na koniec warto zaznaczyć, iż opisane powyżej narzędzie i system informatyczny są już z powodzeniem stosowane w Gminie Miejskiej Kraków.
NAWIKUS opracowano w ramach projektu „PI NAWIKUS – Innowacyjna metoda monitoringu kontraktowanych usług społecznych” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, realizowanego przez Fundację Gospodarki i Administracji Publicznej oraz Gminę Miejską Kraków.