Numer księgi wieczystej
Aby uzyskać numer księgi wieczystej, najprościej jest zadzwonić do wydziału ksiąg wieczystych w sądzie, który jest właściwy miejscowo dla nieruchomości, którą chcemy sprawdzić (najczęściej jest to sąd znajdujący się w miejscowości, w której znajduje się nieruchomość, lub sąd najbliższy tej miejscowości). Mimo zatem iż księgi wieczyste są jawne i każdy ma dostęp do nich, to nie można uzyskać informacji dot. ksiąg wieczystych jeżeli nie zna się co najmniej nr księgi albo nr działki gruntowej.
Posiadając stary numer (sprzed „migracji” –czyli przeniesienia księgi do systemu informatycznego) wystarczy podać go podczas rozmowy. W innym wypadku, należy liczyć się z koniecznością podania szczegółowych informacji na temat nieruchomości tj. nr działki ewidencyjnej, ew. adres (i numer mieszkania w przypadku odrębnej własności lokalu).
Innym źródłem informacji o tym czy dla nieruchomości jest prowadzona księga wieczysta i jaki ma nr może być starostwo powiatowe prowadzące ewidencję gruntów i budynków.
Numery telefonów do sądów można uzyskać w Internecie, lub pod numerem informacji Telekomunikacji Polskiej (118 913)
Odpis
W zależności od potrzeb możemy wybrać (oznaczając to w pierwszej rubryce formularzu):
• Odpis zwykły: wskazuje informacje o nieruchomości na dzień składania wniosku o odpis (30 zł)
• Odpis zupełny: pokazuje aktualny stan, oraz wszystkie wcześniejsze wpisy w księdze wieczystej (np. poprzednich właścicieli) (60 zł.- uwaga mogą być bardzo obszerne)
• Zaświadczenie o zamknięciu księgi wieczystej: wskazuje, iż księga wieczysta została zamknięta np. wyniku odłączenia wszystkich działek do innej księgi wieczystej (10 zł)
Formularz
Formularz możemy uzyskać na stronie ministerstwa sprawiedliwości (www.ms.gov.pl), lub na miejscu w siedzibie sądu/ delegatury.
Wypełnienie formularza sprowadza się do wpisania swoich danych (lub osoby na rzecz której występuje się o odpis – ważne w przypadku „wrzucania” wartości odpisu do kosztów uzyskania przychodu np. pracodawcy) oraz numeru księgi wieczystej.
Wpisanie błędnego numeru będzie się wiązać z uzyskaniem z odpisem księgi wieczystej innej nieruchomości i utratą opłaty.
W zależności od tego czy chcemy uzyskać odpis na miejscu, czy za zaliczeniem pocztowym w formularzu wskazujemy adres do doręczeń.
Na formularzu nie może być żadnych skreśleń i przeróbek – taki formularz może zostać zwrócony i konieczne będzie jego ponowne wypełnienie i czekanie w kolejce (choć na szczęście nie tracimy opłaty).
Wypełnianie wniosku kończymy złożeniem podpisu oraz wpisaniem daty w ostatniej rubryce.
Opłata
Przed złożeniem wniosku o odpis w sekretariacie wydziału ksiąg wieczystych należy go opłacić. Można to zrobić w kasie sądu, lub przelewem na rachunek sądu (uwaga: prowizje na poczcie i w banku) wskazując w tytule przelewu „WNIOSEK O ODPIS Z KSIĘGI WIECZYSTEJ”.
Przed opłaceniem wniosku w sądowej kasie, wniosek musi być kompletnie wypełniony.
Złożenie wniosku
Z dowodem opłaty oraz wypełnionym wnioskiem kierujemy się do sekretariatu wydziału ksiąg wieczystych (dowolnego, w każdym sądzie w Polsce). Tam składamy wniosek wraz z opłatą i czekamy na wydruk odpisu, oraz opatrzenie go pieczęciami i podpisem przez pracownika sekretariatu.
W przypadku ksiąg wieczystych liczących ponad 100 stron, wniosek będzie do odebrania w kolejnym dniu roboczym, lub drogą pocztową. Mniejsze księgi są wydawane „od ręki”.
W przypadku występowania o odpis w imieniu innej osoby (np. pracodawcy) niektóre sady wymagają okazania upoważnienia od odbioru wniosku – opatrzonego pieczęcią i podpisem pracodawcy.
Księgi przemigrowane
Powyższe uwagi dotyczą tzw. przemigrowanej księgi wieczystej, której treść znajduje się już w centralnej bazie danych. Jeżeli nie jesteśmy pewni czy księga została przemigrowana należy zapytać o to pracownika sekretariatu, podając mu nr starej księgi. Jeżeli księga nie została przemigrowana, a zależy nam na odpisie – będziemy musieli poczekać ok. 3 tygodni na odpis. Sądy nie wydają już odpisów z ksiąg starych – papierowych.