Zgodnie z art. 35 par. 1 k.p.a organy administracji publicznej zobowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Załatwienie sprawy oznacza przede wszystkim wydanie decyzji, ale polegać może także na takich czynnościach, jak chociażby wydanie postanowienia czy udzielenie odpowiedzi na skargę. Jeśli sprawa wymaga zebrania dowodów, informacji lub wyjaśnień (art. 12 par. 2 k.p.a), przez co nie może zostać załatwiona niezwłocznie, powinna zostać załatwiona najpóźniej w ciągu miesiąca lub dwóch miesięcy w przypadku spraw szczególnie skomplikowanych, a w postępowaniu odwoławczym w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania (art. 35 par. 3 k.p.a). Istnieją jednak wyjątki od tej zasady. Dla przykładu, organy wyższego stopnia mogą określać rodzaje spraw, które załatwiane są w inaczej określonych terminach (art. 35 par. 4 k.p.a), a posłowie, którzy złożyli skargę, powinni zostać poinformowani o sposobie jej załatwienia najpóźniej w terminie 14 dni (art. 237 par. 2 k.p.a). Ponadto bieg terminów wstrzymać może np. zawieszenie postępowania (art. 103 k.p.a).
W przypadku niezałatwienia sprawy w terminie organ ma obowiązek zawiadomić o tym strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy (art. 36 par. 1 k.p.a). Nowy termin jest oczywiście dla organu wiążący. Powinien być on wyznaczony z uwzględnieniem jak najszybszej możliwości załatwienia sprawy (patrz wyrok NSA w Warszawie z 16 stycznia 2002 r., I SAB 440/01). Ponadto może być uznany za skutecznie wyznaczony w trybie art. 36 par. 1 k.p.a., jeżeli zostanie wskazany zgodnie z art. 57 k.p.a. (tj. w dniach, tygodniach lub miesiącach) - wyrok NSA w Warszawie z 21 czerwca 1996 r., I SAB 28/96, ONSA 1997/2/97).
Zgodnie z poglądami doktryny zawiadomienie strony o zwłoce w załatwieniu sprawy ma charakter czynności procesowej, która wpływa na jej uprawnienia procesowe. Z tego też względu powinno mieć ono formę postanowienia. Na postanowienie to nie służy stronie zażalenie.
Ponadto, jak wskazuje wyrok NSA w Warszawie z 26 lutego 2003 r., V SA 1131/02, OSP 2003/7-8/93, zwłoka w załatwieniu sprawy i naruszenie terminów określonych w art. 35 kodeksu postępowania administracyjnego nie może powodować ujemnych skutków dla strony.
Niedopełnienie przez organ wskazanych przez powyższe przepisy obowiązków skutkuje przede wszystkim odpowiedzialnością jego pracownika z art. 38 k.p.a, tj. odpowiedzialnością porządkową, dyscyplinarną lub inną odpowiedzialnością przewidzianą w przepisach prawa.
Stronie przysługuje ponadto uprawnienie z art. 37 par. 1 k.p.a, tj. zażalenie do organu administracji publicznej wyższego stopnia, który, w przypadku uznania zażalenia za uzasadnione, wyznacza dodatkowy termin załatwienia sprawy oraz zarządza wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych niezałatwienia sprawy w terminie.
W szczególnych sytuacjach organ może ponieść także odpowiedzialność odszkodowawczą na podstawie art. 417 par. 1 k.c (uchwała SN z 28 września 1990 r., III CZP 33/90, OSNC 1991/1/3).
JACEK MURZYDŁO
doktorant na Wydziale Nauk Społecznych Uniwersytetu A. Mickiewicza w Poznaniu
PODSTAWA PRAWNA
n Art. 12 par. 2, art. 35 par. 1, 3 i 4, art. 36 par. 1, 37 par. 1, art. 38 art. 103 i 237 par. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 ze zm.).
n Art. 417 par. 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r. nr 16, poz. 93 ze zm.).