Kodeks postępowania administracyjnego faktycznie nie zawiera definicji poświadczenia przedłożenia. W polskim prawie występuje natomiast definicja poświadczenia odbioru. Zgodnie z par. 2 pkt 4 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U. z 2005 r. nr 200, poz. 1651) urzędowe poświadczenie odbioru to dane elektroniczne dołączone do dokumentu elektronicznego doręczonego podmiotowi publicznemu lub połączone z tym dokumentem w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana dokonana w tym dokumencie jest rozpoznawalna, określające:
l pełną nazwę podmiotu publicznego, któremu doręczono dokument elektroniczny,
l datę i czas doręczenia dokumentu elektronicznego rozumiane jako data i czas wprowadzenia albo przeniesienia dokumentu elektronicznego do systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego,
l datę i czas wytworzenia urzędowego poświadczenia odbioru.
Przykładem niekonsekwencji jest zastosowanie w kodeksie postępowania administracyjnego zwrotu - poświadczenie odbioru, w kodeksie postępowania karnego - pokwitowania odbioru, a w kodeksie postępowania cywilnego - potwierdzenia odbioru, które to zwroty, pomimo różnego brzmienia, są zwrotami tożsamymi.
O ile poświadczenie odbioru stanowić ma dowód, że pismo dotarło do odbiorcy, o tyle poświadczenie przedłożenia jest potwierdzeniem dla nadawcy, że pismo zostało wysłane. Ma to istotne znaczenie w sytuacjach, gdy zachowanie terminu wiąże się z określonymi skutkami prawnymi (np. w przypadku składania odwołania od decyzji).
Kto jest odpowiedzialny za wygenerowanie poświadczenia przedłożenia - organ, do którego pismo zostało wysłane czy też może system teleinformatyczny wysyłającego?
Jeśli odpowiedzialny miał by być organ, to poświadczenie przedłożenia nie różniłoby się od potwierdzenia odbioru. Co więcej, konieczne do zachowania terminu byłoby tu działanie adresata - organu, polegające na wystawieniu potwierdzenia odbioru, co nie występuje w trybie przewidzianego w pozostałych punktach art. 57 par. 5 k.p.a (przykładowo termin uważa się za zachowany, m.in. jeśli przed jego upływem pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego lub złożone w polskim urzędzie konsularnym. Wystawienie poświadczenia przedłożenia byłoby więc niemożliwe np. w przypadku awarii serwera organu.
Z tej też przyczyny odrzucić należałoby twierdzenie o tożsamości obydwu pojęć, a użyty w k.p.a termin: poświadczenie przedłożenia utożsamiać z dokumentem elektronicznym poświadczanym przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne (a nie organ administracji publicznej), stanowiącym dowód, że pismo zostało nadane w terminie, podobnie jak potwierdzenie nadania przesyłki w urzędzie pocztowym stanowi dowód, że przesyłka została nadana.
WNIOSEK
O ile poświadczenie odbioru ma stanowić dowód, że pismo dotarło do odbiorcy, o tyle poświadczenie przedłożenia jest potwierdzeniem, dla nadawcy, że pismo zostało wysłane. Ma to istotne znaczenie w sytuacjach, gdy zachowanie terminu wiąże się z określonymi skutkami prawnymi (np. w przypadku składania odwołania od decyzji).
JACEK MURZYDŁO
doktorant na Wydziale Nauk Społecznych Uniwersytetu im. A. Mickiewicza w Poznaniu
PODSTAWA PRAWNA
l Par. 2 pkt. 4 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U. z 2005 r. nr 200, poz. 1651).
l Art. 57 ustawy z 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 ze zm.).