W zależności od rodzaju sprawy, której pismo dotyczy, kancelaria – sekretariat przesyła je bezpośrednio do kierownika odpowiedniej komórki organizacyjnej, czyli działu lub dyrektora danej instytucji.
Kancelaria (sekretariat) przyjmuje i otwiera wszelką korespondencję wpływającą, telegramy, faksy i telefonogramy, przesyłki kurierskie z wyjątkiem:
• przesyłek tajnych i poufnych przekazywanych kierownictwu jednostki poprzez sekretariat,
• przesyłek pieniężnych lub przedmiotów wartościowych, które przyjmuje kasa jednostki organizacyjnej,
• przesyłek kierowanych imiennie na nazwiska pracowników jednostki organizacyjnej.
Otwieranie przesyłek
Koperty należy otwierać tak, aby nie uszkodzić zawartości koperty. Jeżeli po otwarciu koperty nieoznaczonej na zewnątrz napisem „tajne” lub „poufne” okaże się, że zawiera przesyłkę tajną lub poufną, wówczas należy ją doręczyć kierownictwu z podaniem przyczyny otwarcia koperty. Po otwarciu i wyjęciu zawartości przesyłki należy sprawdzić:
• czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego?
• czy do pisma jest dołączona podana w nim liczba załączników?
Jeżeli przesyłka została mylnie skierowana, należy ją natychmiast skierować do właściwego organu, zawiadamiając o tym nadawcę.
Brak załączników należy odnotować na piśmie. Jeżeli przesyłka zawiera tylko załączniki bez pisma przewodniego – czyni się o tym wzmiankę na kopercie, którą dołącza się do przesyłki.
Dołączanie kopert do wpływów
Koperty dołącza się do następujących wpływów:
• tajnych, poufnych i wartościowych,
• pism, dla których obowiązuje z góry określony termin odpowiedzi,
• pism, w których brak nazwiska i adresu nadawcy,
• załączników nadesłanych bez pisma podstawowego.
Pieczątka wpływu
Pracownik otwierający korespondencję odciska na pierwszej stronie pieczątkę wpływu. W obrębie pieczątki wpisuje się datę, znak akt (lub numer z dziennika podawczego w systemie dziennikowym), liczbę załączników oraz symbol danej komórki, której korespondencję przydzielono.
Na telegramach, telefonogramach i faksach notuje się również godzinę i minutę odbioru. Na telefonogramach dodatkowo wpisuje się nazwisko i stanowisko służbowe nadającego i przyjmującego.
Obowiązki przy wysyłaniu korespondencji
Wysyłając korespondencję, wykonuje się następujące czynności:
• sprawdza się, czy pismo jest podpisane i oznaczone datą oraz czy dołączono wymienione załączniki,
• na kopii pisma wpisuje się datę wysłania.
• segreguje się pisma przeznaczone do wysyłki i wpisuje do dziennika pism wychodzących,
• wkłada pisma do kopert z adresami,
• prowadzi się ewidencję przesyłek poleconych nadawanych w urzędach pocztowych za pośrednictwem książki nadawczej listów poleconych,
• prowadzi się ewidencję rozliczenia opłat pocztowych.
Podczas wysyłania pism, aby uniknąć pracochłonnych czynności naklejania znaczków, stosuje się inne sposoby opłat za przesyłki pocztowe:
• zamiast znaczka umieszcza się na kopercie pieczątkę „Opłata pocztowa zryczałtowana” i stosuje rozliczanie ryczałtem, niezależnie od liczby wysłanych w danym miesiącu listów,
• może być pieczątka „Opłata pocztowa skredytowana”, wtedy rozliczamy się z urzędem pocztowym po zakończeniu danego miesiąca,
• można też stosować maszynę frankującą, która w miejsce znaczka pocztowego odciska na kopercie opłatę pocztową.
Przesyłki frankowane muszą być oddawane na poczcie, nie można ich wrzucać do skrzynek pocztowych. Opłacając należność za przesyłki pocztowe, np. podziękowania, gratulacje, należy zwracać uwagę, by zawsze były opłacane przez naklejenie na kopercie znaczków pocztowych. Wysyłanie korespondencji odbywa się najczęściej za pośrednictwem urzędów pocztowych, zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem poszczególnych pism (polecony, priorytet).
Pisma adresowane do tego samego odbiorcy wysyła się we wspólnej kopercie.
Pomoce biurowe
W biurze bardzo przydadzą się praktyczne sprzęty, które pomogą m.in. w przyjmowaniu i wysyłaniu pism:
• maszyny do otwierania kopert,
• maszyny do kopertowania (do zaklejania kopert),
• prześwietlacze kopert pozwalające stwierdzić, czy cała zawartość koperty została wyjęta,
• datowniki (zawierające nazwę firmy, symbol komórki organizacyjnej), do której kieruje się pismo, liczbę załączników),
• maszyny do frankowania (eliminują przyklejanie znaczków pocztowych).