Urząd gminy sporządza spis wyborców na podstawie stałego rejestru wyborców w gminie. Dla każdego obwodu głosowania spis wyborców sporządza się w dwóch egzemplarzach.
W miastach spis sporządzany jest według ulic wymienionych w porządku alfabetycznym, w obrębie ulic – według kolejnych numerów domów, w obrębie budynków – według kolejnych numerów mieszkań.
W gminach innych niż miejskie spis przygotowany jest według miejscowości w porządku alfabetycznym, a dalej – tak jak w miastach – według ulic, domów i mieszkań, a jeśli nie ma ulic – bezpośrednio według domów i mieszkań.
Spis wyborców musi być aktualizowany na bieżąco aż do dnia przekazania go przewodniczącym właściwych obwodowych komisji wyborczych. Jeżeli już po sporządzeniu dokumentu:
- nowy wyborca zostanie dopisany do rejestru wyborców,
- okaże się, iż wyborca został omyłkowo pominięty w spisie,
- pojawią się wyborcy wnioskujący o dopisanie do spisu,
osoby te powinny zostać dopisane na oddzielnym formularzu w części A, jeśli zaś są to obywatele Unii Europejskiej z czynnym prawem wyborczym – w części B. Przy nazwisku każdej osoby, w rubryce „Uwagi” powinna widnieć przyczyna dopisania danej osoby do spisu.
Po dopisaniu do spisu wyborców osób stale zamieszkujących lub zameldowanych w innych gminach, należy powiadomić właściwe gminy macierzyste tak aby mogły one skorygować własne spisy.
Urząd gminy, który sporządza spis, jest także właściwy do wydania zaświadczeń o prawie do głosowania. Są one wydawane do chwili przekazania spisu wyborców przewodniczącemu obwodowej komisji wyborczej. Gmina prowadzi także ewidencję wydanych zaświadczeń.
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 lipca 2011 r. w sprawie spisu wyborców (Dz.U. Nr 158, Poz. 942) weszło w życie 1 sierpnia 2011 r.
Czytaj także: Wybory parlamentarne - diety dla członków komisji wyborczych>>