Pracownik odmówił wskazania okoliczności uzasadniających poniesienie wydatków za nocleg w kwocie przekraczającej limit. Jednakże oświadczył, że ta usługa hotelowa obejmowała nocleg ze śniadaniem i wystąpił do hotelu o korektę faktury w celu odrębnego zafakturowania śniadania. W rezultacie hotel do pierwotnej faktury wystawił korektę zerującą usługę oraz wystawił dwie nowe faktury. Obie o treści "usługi noclegowe", z tym że jedna opiewała na kwotę 585 zł, a druga na kwotę 65 zł, i ta druga miała dopisek w prawym górnym rogu przy dacie pobytu i nazwisku pracownika "opłata za śniadanie". Jesteśmy jednostką budżetową i możemy rozliczać wydatki wyłącznie w granicach limitów określonych w rozporządzeniu MPiPS z 29 stycznia 2013 r. Służby księgowe naliczyły dietę dla pracownika pomniejszoną z tytułu śniadania o 25% w kwocie 22,50 zł oraz z powodu braku oświadczenia uzasadniającego potrzebę poniesienia kosztów noclegu powyżej limitu, zwrócono pracownikowi kwotę do jego wysokości, tj. 600 zł. Naszym zdaniem, nie ma tu znaczenia czy faktura z hotelu w swojej podstawowej usłudze zawiera cenę śniadania, czy jest to pozycja wyodrębniona na fakturze, czy też hotel na tę okoliczność wystawia odrębną fakturę. Czy nasz sposób postępowania jest prawidłowy?
Istnienie w obrocie prawnych dwóch faktur opisujących tę samą czynność gospodarczą jest nieprawidłowe.
Sposób rozliczania podróży służbowych pracowników w jednostkach sektora finansów publicznych regulowany jest zapisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie w sprawie podróży służbowych), zgodnie z którym pracodawca jest zobowiązany pokryć koszty podróży służbowych pracownika w momencie delegowania pracownika poza jego stałe miejsce pracy.
W myśl § 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. Stawka diety została określona w § 7 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Uregulowanie ma na celu wykluczenie możliwości generowania nadmiernych kosztów podróży służbowych przez pracowników.
Na podstawie złożonego przez pracownika oświadczenia należy domniemać, że korzystał on z klasycznej usługi hotelowej w postaci noclegu ze śniadaniem. Faktyczna operacja gospodarcza nie dotyczyła natomiast usługi noclegu i odrębnej usługi gastronomicznej z obsługą kelnerską.
Ponadto należy mieć na uwadze art. 22 ust 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, w myśl którego dowody księgowe uznaje się za rzetelne, jeżeli zgodnie ze stanem rzeczywistym dokumentują przebieg operacji gospodarczej, są kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych.
Przeczytaj w INFORLEX.PL Sektor publiczny cały artykuł:
Ewidencja księgowa usługi noclegowej wraz ze śniadaniem w podróży służbowej
W artykule znajduje się schemat ewidencji księgowej poniesionych przez pracownika wydatków związanych z podróżą służbową.