Wykorzystanie komputerów, a później systemów teleinformatycznych w bieżącej działalności urzędu stało się czymś naturalnym. Podobnie realizacja innych działań administracji będzie podlegać przekształceniom, jakich żaden urząd nie uniknie, a im prędzej podejmie wyzwania, tym szybciej i lepiej będzie przygotowany w sytuacji bezpośredniego wymuszenia zmian potrzebami mieszkańców lub wręcz przepisami prawa. Co rzeczywiście trzeba zrobić, aby mieszkaniec mógł skorzystać z e-usług, jakie czynności i prace wykonać wewnątrz urzędu, jakie systemy teleinformatyczne wdrożyć, aby urzędnik rzeczywiście miał mniej pracy? Jakie możliwości i jakie ograniczenia przewidują przepisy prawa? W jaki sposób można przyjąć podanie elektroniczne i kiedy można odmówić przyjęcia tak wniesionego dokumentu, jakie musi on spełniać wymagania, jak sprawdzić, czy zostały one spełnione, kto podanie wniósł i podpisał? Na te i inne pytanie odpowiemy w Poradniku Samorządowca.
Przepisy prawa wprowadzają nowości w procedurze administracyjnej, w szczególności przy wydawaniu elektronicznych decyzji, postanowień, zaświadczeń, zawiadomień o sposobie załatwienia skargi czy wezwań. Dlatego też należy zwrócić szczególną uwagę na wymagania stawiane tym dokumentom, terminom i sposobom ich doręczeń. Istotne są również zagrożenia, jakie mogą wystąpić przy realizacji spraw drogą elektroniczną, a którym możemy przeciwdziałać, jeśli będziemy potrafili je zidentyfikować.
Przepisy dotyczące postępowania administracyjnego normują ponadto postępowanie w sprawie skarg i wniosków, na którym informatyzacja również odcisnęła swoje piętno. Skargę można bowiem nie tylko wnieść drogą elektroniczną, lecz także otrzymać tą samą drogą zawiadomienie o sposobie jej załatwienia.
Obok skarg i wniosków istotnym elementem funkcjonowania administracji publicznej – każdego urzędu obsługującego organy administracji – jest kwestia dostępu do informacji publicznej. Wymaga ona szczególnego omówienia, jeśli weźmie się pod uwagę dość mocno niesformalizowany tryb postępowania w tym zakresie, w tym z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Bardzo często powstają wątpliwości, w jaki sposób można bronić się przed udzielaniem odpowiedzi na wnioski, które wymagają znacznych nakładów pracy ze strony urzędnika, np. przetworzenia dużej liczby danych. Często również dochodzi do sytuacji, w której z treści samego wniosku wynika, że jego celem jest uzyskanie informacji służących prywatnym interesom wnioskodawcy. Informacja publiczna jest ważnym elementem funkcjonowania administracji, ale nie można popadać w skrajność – przed niektórymi działaniami należy się bronić.
Z dostępem do informacji publicznej ściśle związana jest problematyka publikacji aktów prawa. Również w tym przypadku przepisy zobowiązują do zmiany dotychczasowego sposobu pracy. Projekty uchwał muszą być bowiem przygotowywane– poza postacią papierową – również w postaci elektronicznej i tak przekazywane do publikacji.
Jednym z pytań, które budzą wiele wątpliwości, jest kwestia przechowywania, ewidencjonowania i archiwizacji dokumentów elektronicznych, a tym bardziej spraw, w których pojawią się zarówno dokumenty elektroniczne, jak i papierowe.
Do tej pory czynności związane z archiwizacją były nieco pomijane. Pojawiały się w urzędzie dokumenty papierowe, pisma był łączone w sprawy i przechowywane w segregatorach. Po zakończeniu roku i zamknięciu teczek były przekazywane do archiwum zakładowego, później państwowego. Od momentu pojawienia się w urzędzie dokumentów elektronicznych coraz większe znaczenie będzie miał prawidłowo zbudowany system teleinformatyczny oraz automatyzacja niektórych czynności. Bez systemu trudno bowiem przyjmować e-podania, rozpatrywać sprawy, zakończyć postępowanie i przekazać dokumenty do archiwum. Co więcej – bez odpowiedniego oprogramowania nie będzie się w stanie opatrzyć dokumentów i spraw tzw. metadanymi.
Należy zwrócić uwagę, że dokumentem elektronicznym jest również e-mail, o którym często się zapomina, a po jego rozpatrzeniu często usuwa – czego należy się wystrzegać. W tym zakresie w Poradniku Samorządowca wskazano propozycje postępowania z takimi dokumentami w bieżącej pracy urzędnika.
Często zadawane jest pytanie o sens informatyzacji – podnoszony jest argument, że „z papieru nie da się zrezygnować”. Rzeczywiście – jeszcze przez wiele lat papier nie zniknie z urzędów i co do tego nie należy mieć żadnych wątpliwości. Z punktu widzenia urzędnika bardzo często proces informatyzacji jest niezrozumiały, sprawiający wrażenie uszczęśliwiania na siłę, utrudniający realizację zadań wykonywanych od dziesiątek lat w ten sam sposób, przy wykorzystaniu „sprawdzonych” metod pracy, przekazywaniu z biurka na biurko dokumentów papierowych i wyszukiwaniu informacji w stertach dokumentów odłożonych do segregatorów. Pytań i wątpliwości pojawia się bardzo wiele. Na większość z nich odpowiedź znajdą Państwo w Poradniku Samorządowca, zawierającym również praktyczne wskazówki dotyczące realizacji wymagań prawnych. Z drugiej jednak strony, zostaną wskazane zawiłości prawne i trudności stojące przed administracją samorządową.
Mamy nadzieję, że Poradnik okaże się pomocny dla wszystkich pracowników administracji, nie tylko w zrozumieniu idei informatyzacji, ale przede wszystkim w aspekcie praktycznym – jako swego rodzaju komentarz do nowych wymagań prawnych. Biorąc pod uwagę przewidywane w najbliższych latach zmiany w administracji, nie możemy pominąć omówienia kluczowych projektów, w szczególności pl.Id, którego realizacja może zmienić podejście obywatela do administracji.