Polityka rachunkowości obejmuje m.in. sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym m.in. wykaz ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań i ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych.
Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald i składają się z:
- dziennika;
- księgi głównej;
- ksiąg pomocniczych;
- zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych;
- wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarz).
Zestawienie obrotów i sald pełni rolę probierza prawidłowości księgowań zdarzeń gospodarczych. Pozwala ono zidentyfikować błędy, które naruszają zasadę podwójnego księgowania. Analiza zestawienia obrotów i sald obnaża:
- nieprawidłowości zaksięgowania zdarzenia gospodarczego dwiema rożnymi kwotami;
- błędne podsumowanie obrotów kont;
- zaksięgowanie zdarzenia gospodarczego na dwóch kontach po tych samych stronach;
- brak zapisu przeciwstawnego.
Polecamy serwis: Rachunkowość budżetowa
Przy pomocy zestawienia obrotów i sald weryfikuje się zasada prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych. Księgi rachunkowe winny być bowiem prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco.
Księgi rachunkowe są prowadzone bieżąco,jeśli m.in. zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej jest sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, ale nie rzadziej niż na koniec miesiąca, a za rok obrotowy nie później niż do 85 dni po dniu bilansowym.
Brak zestawienia obrotów i sald za okresy sprawozdawcze jest nieprawidłowością wynikająca bezpośrednio z ustawy o rachunkowości. Ponadto, co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych czyli:
- na dzień kończący rok obrotowy;
- na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym jej sprzedażny,zakończenia likwidacji,postępowania upadłościowego( chyba,że nastąpiło jego umorzenie);
- na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej;
- na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości;
- na inny dzień bilansowy - w oparciu o odrębne przepisy;
- na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostki, jeśli w wyniku podziału powstaje nowa jednostka, to jest na dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału;
- w jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę, czyli na dzień wpisu do rejestru tego połączenia.
Nie później niż 3 miesiące od dnia zaistnienia wymienionych zdarzeń, przy uwzględnieniu sytuacji, które zgodnie z ustawą o rachunkowości nie rodzą obowiązku zamknięcia ksiąg rachunkowych jednostki winny sporządzić zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych.
Na dzień inwentaryzacji istnieje obowiązek dokonania zestawienia sald inwentaryzowanych składników aktywów.
Zestawienie obrotów i sald winno zawierać
- symbole lub nazwy kont;
- salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy, raz narastająco od początku roku obrotowego ,salda na koniec okresu sprawozdawczego;
- sumy sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.
Ważnym jest, aby obroty zestawienia obrotu i sald księgi głównej były zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników cząstkowych.
Jeśli więc jednostki ograniczają swoje obowiązki w zakresie zestawienia obrotu i sald jedynie do wydruków rocznych, to takie działanie jest sprzeczne z ustawą o rachunkowości.
Zobacz również: Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych w jednostkach sektora finansów publicznych