Odpowiedź
Nie. Numer PESEL jest daną osobową, która powinna podlegać szczególnej ochronie. Tak wynika z art. 87 rozporządzenia PE i Rady UE z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO). Jego używanie na potrzeby oznaczenia strony postępowania administracyjnego jest nadmiarowe i niezgodne z zasadą minimalizacji danych wyrażoną w art. 5 ust. 1 lit. c RODO, zgodnie z którą dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane ("minimalizacja danych").
Uzasadnienie
Dodatek energetyczny wypłaca się odbiorcy wrażliwemu energii elektrycznej do dnia 10 każdego miesiąca z góry, z wyjątkiem stycznia, w którym dodatek energetyczny wypłaca się do dnia 30 stycznia danego roku. Tak wynika z art. 5e ustawy z 10 kwietnia 1997 r. - Prawo energetyczne (dalej: p.e.). Dodatek energetyczny wynosi miesięcznie 1/12 kwoty rocznej dodatku energetycznego ogłaszanej przez ministra właściwego do spraw energii, na podstawie art. 5c ust. 4 p.e. Natomiast zgodnie z art. 5f ust. 1 p.e. wypłata dodatku energetycznego jest zadaniem z zakresu administracji rządowej, a dodatek energetyczny wypłacają gminy.
Polecamy: RODO dla samorządu i administracji. Zmiany od 4 maja 2019 roku
Właściwą formą dla przyznania dodatku energetycznego jest decyzja administracyjna, wydawana w trybie wnioskowym. Wniosek powinien czynić zadość wymaganiom pisma w postępowaniu administracyjnym. Przesądza o tym treść art. 63 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.), a więc zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom wynikającym z przepisów szczególnych.
Z art. 6 ust. 1 lit. c i e oraz ust. 3 RODO wynika z kolei, że przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, lub
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym, lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi.
Podstawa przetwarzania, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO, musi natomiast wynikać z:
• prawa UE, lub
• prawa państwa członkowskiego, któremu podlega administrator.
Numer PESEL należy do tych danych osobowych, które powinny podlegać szczególnej ochronie.
Zobacz: RODO
Jak podkreślił wojewoda mazowiecki w rozstrzygnięciu nadzorczym z 8 października 2019 r. (nr WNP-I.4131.174.2019.MS), "jego używanie na potrzeby oznaczenia strony postępowania administracyjnego jest nadmiarowe i niezgodne z zasadą minimalizacji danych wyrażoną w art. 5 ust. 1 lit. c RODO, zgodnie z którą Dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane".
W ocenie wojewody to ustawodawca ocenia, czy podanie numeru PESEL jest konieczne, czy też nie. Jeżeli obowiązek taki wynika z przepisu prawa, wówczas spełniona jest przesłanka legalizująca jego przetwarzanie, określona w art. 6 ust. 1 lit.c RODO (przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze).
Przykładem takiej regulacji może być obowiązek zamieszczania numeru PESEL w tytule wykonawczym w przypadku prowadzenia przez organ administracji postępowania egzekucyjnego (art. 27 § 1 pkt 2 ustawy z 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji).
Michał Cyrankiewicz
prawnik, dziennikarz, autor licznych publikacji z zakresu ustroju gmin, finansów publicznych, gospodarki komunalnej i samorządowego prawa pracy
Podstawy prawne
• art. 5, art. 6, art. 87 rozporządzenia PE i Rady UE z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE L z 2016 r. nr 119, poz. 1)
• art. 5e, art. 5f ustawy z 10 kwietnia 1997 r. - Prawo energetyczne (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 755; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495)
• art. 63 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 2096; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 2196)