Osoby zarządzające budynkiem wielorodzinnym doskonale wiedzą, że gromadzenie dokumentacji nie kończy się w momencie oddania takiego bloku do użytku. Z czasem liczba dokumentów stale się powiększa. Wspólnoty mieszkaniowe powinny przykładać dużą wagę do kwestii związanych z archiwizowaniem dokumentacji. W praktyce okazuje się jednak, że tak zwana dokumentacja techniczna budynku nie zawsze jest pełna. Eksperci portalu RynekPierwotny.pl wyjaśniają, czy można odtworzyć wspomnianą dokumentację. Najpierw warto jednak wyjaśnić, co wchodzi w skład dokumentacji technicznej, którą potocznie można nazwać aktami budynku wielorodzinnego.
Dokumentacja techniczna budynku
Z pojęciem dokumentacji technicznej budynku, dość często bywa mylona książka obiektu budowlanego. Wspomniana książka może być czasem zaliczana w skład dokumentacji technicznej, ale jej rola jest nieco inna. Warto zatem przypomnieć, że według artykułu 64 ustawy prawo budowlane, książka obiektu stanowi dokument „przeznaczony do zapisów dotyczących przeprowadzanych badań i kontroli stanu technicznego, remontów i przebudowy, w okresie użytkowania obiektu budowlanego”. Informacje na temat dokumentacji technicznej sensu stricto znajdziemy natomiast w artykule 60 oraz 63 prawa budowlanego. Pierwszy z wymienionych przepisów informuje, że inwestor po oddaniu do użytkowania obiektu przekazuje właścicielowi lub zarządcy dokumentację budowy, dokumentację powykonawczą oraz inne dokumenty i decyzje administracyjne.
Dokumentację techniczną uzupełniają także w razie potrzeby instrukcje obsługi oraz eksploatacji samego budynku, instalacji oraz umieszczonych w nim urządzeń (np. wind). Kolejnym elementem dokumentacji technicznej budynku wielorodzinnego są opracowania projektowe i dokumenty techniczne dotyczące robót budowlanych, które prowadzono w czasie użytkowania bloku (zobacz art. 63 prawa budowlanego). Ten sam art. 63 ustawy prawo budowlane nakłada na właściciela lub zarządcę obowiązek przechowywania dokumentacji technicznej do końca okresu użytkowania budynku.
Zaniedbanie obowiązku związanego z prowadzeniem książki obiektu budowlanego i/lub dokumentacji technicznej zostało zagrożone karą grzywny. Taka sankcja określona w artykule 93 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane jest przewidziana dla właściciela lub zarządcy budynku.
Koszty odtworzenia dokumentacji budynku
Wielu osobom wspólnoty mieszkaniowe mogą kojarzyć się z podmiotami, które zarządzają nowszymi budynkami wielorodzinnymi (w przeciwieństwie do spółdzielni). Praktyka wygląda jednak nieco inaczej. Spora część wspólnot utworzyła się bowiem w starszych budynkach i dlatego nie posiada kompletnej dokumentacji technicznej. Czasem zdarzają się również problemy z otrzymaniem wszystkich wymaganych dokumentów od dewelopera. W takiej sytuacji, trzeba działać szybko, ponieważ artykuł 29 ustawy z 24 czerwca 1994 roku o własności lokali wskazuje, że do czasu wyodrębnienia ostatniego lokalu, koszty opracowania i aktualizacji dokumentacji technicznej ponosi dotychczasowy właściciel nieruchomości (tzn. deweloper). Później koszty aktualizacji i odtworzenia dokumentacji domyślnie muszą ponieść właściciele mieszkań (proporcjonalnie do swojego udziału w części wspólnej). To ważna kwestia, ponieważ odtworzenie dokumentacji technicznej budynku jest kosztowne i wymaga złożonej analizy.
Podczas odtwarzania dokumentacji technicznej bloku lub kamienicy czasem okazuje się, że mieszkania i lokale użytkowe zostały niestety źle obmierzone, co skutkowało przyjęciem błędnych udziałów właścicieli w nieruchomości wspólnej. Taka sytuacja oczywiście nie powinna być tolerowana, ponieważ wpływa ona między innymi na wyniki głosowania oraz podział obciążeń związanych z utrzymaniem nieruchomości wspólnej. Zmiana wysokości udziałów na skutek złego obmiaru to czynność dość uciążliwa dla wspólnot mieszkaniowych. Wymaga ona bowiem przyjęcia uchwały w obecności notariusza i wniosku do sądu wieczystoksięgowego, który powinien dokonać korekty. Wątpliwości wzbudza odpowiedź na pytanie, czy wspomniana uchwała może być przyjęta jedynie większością głosów.
Autor: Andrzej Prajsnar, ekspert portalu RynekPierwotny.pl