MICHAŁ SERZYCKI
generalny inspektor ochrony danych osobowych
Ustawa o ochronie danych osobowych wymaga, aby administrator przetwarzający dane legitymował się jedną z przesłanek, spośród wymienionych w jej art. 23 ust. 1. Zgodnie z pkt 2 tego przepisu jednym z warunków uzasadniających przetwarzanie danych osobowych jest wskazanie przepisu prawa, z którego wynika uprawnienie lub obowiązek niemożliwy do zrealizowania bez wykorzystania danych osobowych. Postępowanie przed organami administracji publicznej (np. przed wójtem) w należących do właściwości tych organów sprawach indywidualnych rozstrzyganych w drodze decyzji administracyjnych regulują przepisy kodeksu postępowania administracyjnego (k.p.a.).
Stosownie do art. 63 par. 2 k.p.a. podanie wnoszone do organu administracji publicznej powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych. Oznacza to, iż od momentu wszczęcia postępowania jego strona powinna być w pełni zidentyfikowana. Ponadto, zgodnie z art. 61 par. 4 k.p.a., o wszczęciu postępowania z urzędu lub na żądanie jednej ze stron należy zawiadomić wszystkie osoby będące stronami w sprawie. Artykuł 9 k.p.a. przewiduje natomiast, że organy administracji publicznej są obowiązane do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego. Jedną z zasad tego postępowania jest zasada czynnego udziału strony w postępowaniu, co oznacza, że organ administracji publicznej jest zobowiązany zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań (art. 10 par. 1 k.p.a.). Przepis art. 73 par. 1 k.p.a. stanowi natomiast, że w każdym stadium postępowania organ administracji publicznej jest obowiązany umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów. Przepisy kodeksu postępowania administracyjnego nie przewidują możliwości utajnienia adresu podanego przez stronę postępowania administracyjnego, jak również trybu wyłączania z akt jakichkolwiek dokumentów ze względu na zastrzeżenie adresu czy innych danych.
Ponadto decyzja administracyjna kończąca postępowanie administracyjne powinna - w myśl art. 107 par. 1 k.p.a - zawierać m.in. oznaczenie strony lub stron postępowania administracyjnego. Zatem dla prawidłowości postępowania prowadzonego przez właściwy organ administracji publicznej niezbędne jest zindywidualizowanie wszystkich stron postępowania poprzez wskazanie ich danych osobowych w zakresie co najmniej imienia, nazwiska i adresu zamieszkania. Organ prowadzący postępowanie administracyjne jest zatem zobowiązany zapewnić wszystkim jego stronom możliwość czynnego w nim udziału, co wiąże się m.in. z koniecznością umożliwienia stronom zapoznania się ze wszystkimi dokumentami związanymi ze sprawą, a więc także z danymi osobowymi stron w zakresie adresu. Zastrzeżenie adresu w toku postępowania prowadzonego przez organ administracji publicznej naruszałoby zasadę czynnego udziału strony w postępowaniu, a tym samym postępowanie to byłoby dotknięte wadą procesową, co stanowiłoby podstawę do wznowienia tego postępowania.
MK
PODSTAWA PRAWNA
l Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (D z.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 ze zm.).
l Art. 23 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.).