Jeżeli nie ma w tej mierze firmowej tradycji, a osoba, która obchodzi właśnie urodziny czy imieniny, wzięła ślub albo której urodziło się dziecko nie oznajmia o tym oficjalnie, powstrzymujemy się od zbiorowych reakcji. W takiej sytuacji należy bowiem uznać, że ta osoba nie chce, aby jej życie prywatne znajdowało odzwierciedlenie w życiu zespołu pracowniczego. W takim wypadku życzenia składają tylko osoby, które zostały poinformowane o danym wydarzeniu, a także ci, którzy przypadkowo się o nim dowiedzieli. Prezenty wręczamy w takich przypadkach tylko wtedy, gdy łączą nas inne niż służbowe relacje z daną osobą.
Prezenty składkowe
Niekiedy można, oczywiście, złamać tę zasadę, gdy wydarzenie jest wyjątkowe (okrągła rocznica ślubu), a my jako zespół pracowniczy chcemy zasygnalizować naszą sympatię do danej osoby. Najlepiej kupić wtedy jeden prezent składkowy, niekoniecznie drogi, ale mogący stanowić trwałą pamiątkę. Dobierając taki prezent warto wziąć pod uwagę wskazania zamieszczone w książce O. Protarda i P-A Szigeti pt. „Savoir-vivre na usługach twojej firmy”:
Prezent powinien być zręcznym połączeniem umiaru z oryginalnością. (...) W biznesie rytuał ofiarowywania prezentów wymaga poddania się pewnym niepisanym prawom i nie znosi gaf, które w życiu prywatnym i rodzinnym byłyby uznane za nieszkodliwe. O ile prezent osobisty może niekiedy szokować swą ekstrawagancją, o tyle upominek od firmy (czy od współpracowników – dop. S.K.) musi z zasady być dyskretny i w żadnym wypadku nie może budzić u odbiorcy zakłopotania.
Szczególnym wydarzeniem jest odejście pracownika z instytucji po wielu latach pracy lub jego przejście na emeryturę. Wówczas z pewnością warto zrobić specjalną fetę (w którą powinno włączyć się także kierownictwo firmy). Wszystko jednak zależy od kierownictwa oraz obyczajów panujących w firmie. Jeżeli nie ma w tej mierze firmowej tradycji, należy pozytywnie zareagować. Sposób tej reakcji zależy od tego co demokratycznie ustalimy. Równie dobre są zarówno reakcje zbiorowe (składkowy prezent, wspólne życzenia), jak i indywidualne (każdy składa życzenia na własną rękę).
Zaproszenie na kawę
A jak mamy się zachować, gdy to my chcemy podzielić się z innymi naszą radością z okazji urodzenia dziecka lub świętować urodziny czy imieniny w gronie współpracowników? Jeżeli w firmie nie ma utartej tradycji związanej z takimi wydarzeniami, mamy do wyboru kilka ewentualności. Możemy po uzgodnieniu z kierownictwem zrobić krótką przerwę w pracy, poczęstować wszystkich kawą, ciastkami, czekoladkami. Możemy też, również po uzyskaniu zgody kierownictwa, zrobić krótkie przyjęcie w firmie po zakończeniu pracy. Możemy w przerwie na lunch, a jeszcze lepiej zaraz po pracy, zaprosić wszystkich do najbliższej knajpki „na lampkę wina”, jednak musimy zdawać sobie sprawę z tego, że najprawdopodobniej zaczynamy tworzyć tradycję firmy i że sami będziemy musieli się jej trzymać przy kolejnych okazjach.
Pracownicy firmy też muszą mieć świadomość, że reagując pozytywnie na prywatne święto jednego z pracowników, zaczynają być zobowiązani do reagowania w podobny sposób na wydarzenia w życiu innych pracowników, bo chcąc nie chcąc, zespół pracowniczy zacznie dzielić swoich członków na lepszych (tych, o których imieninach się pamięta) i gorszych (tych, których prywatne święta się ignoruje).
Jeśli któryś z pracowników raz zorganizował w pracy imieniny, to powinniśmy o tym święcie pamiętać także za rok i odpowiednio się na tę okazję przygotować, na przykład organizując wcześniej składkowy prezent.
Zwyczaje firmowe
Pamiętajmy jednak, że procedury zachowań wobec tego typu wydarzeń w życiu prywatnym pracowników wyznacza przede wszystkim tradycja firmy, a nie zasady savoir-vivre'u. Etykieta biznesu, która stanowi specyficzną konkretyzację savoir-vivre'u w środowisku pracy, w kontaktach z klientami i między firmami podpowiada nam takie zachowania, które będą pozytywnie kształtować wizerunek pracownika i firmy, eliminować konflikty, negatywne wydarzenia i emocje z życia zawodowego i tworzyć na co dzień atmosferę „ludzką” – humanizować stosunki w firmie, „przepajać” je grzecznością, serdecznością, wielkodusznością, powodować, że zespół pracowniczy będzie funkcjonować sprawnie na wielu poziomach, w tym również jako wspólnota przychylnych sobie i zaprzyjaźnionych osób.
Biorąc to pod uwagę, kierownictwo firmy i cały zespół pracowniczy powinni świadomie kształtować takie tradycje w firmie, które nie godząc w żaden sposób w realizację zadań zawodowych, sprzyjałyby integracji zespołu pracowniczego i utożsamianiu się pracowników z firmą. Obchodzenie przez zespół pracowniczy uroczystości i świąt związanych z życiem prywatnym poszczególnych pracowników stanowi naturalny element takiej integracji.
Trzeba jednak bardzo uważać, aby nie doprowadzić do tego, że takie uroczystości zaczną wszystkim „stawać kością w gardle”, że będą powodować zbytnie spoufalenie i naruszać w taki czy inny sposób hierarchię władzy w firmie. Wszystko powinno mieć raczej wymiar symboliczny i oficjalny. Dłuższe, bardziej żywiołowe lub kosztowne obchodzenie imienin czy rodzinnych wydarzeń należy przenosić poza godziny pracy w taki sposób, aby nie było żadnego elementu przymusu. Można też wypracować tradycję przenoszenia takich uroczystości na wyjazdy integracyjne.
Podczas wszelkich imprez firmowych organizowanych w związku z opisanymi okazjami warto pamiętać o przestrzeganiu zasad podanych w podręczniku autorstwa B. Nagiller pt. „Styl i dobre maniery. Jak zachować klasę w każdej sytuacji”. Porady zawarte w tej książce sugerują, abyśmy obok radości zawsze wykazywali wyczucie; nie rozmawiali na temat nieprawidłowości w firmie i nie skarżyli się nikomu na innych pracowników ani nie przekazywali żadnych informacji o charakterze plotek, bo to może spowodować wiele negatywnych skutków.
Podczas spożywania alkoholu należy pamiętać o bezwzględnym „zachowaniu pewnych granic” (autorka podręcznika podaje tu precyzyjne dane – do 0,5 promila alkoholu we krwi), ponieważ to, co uchodzi w życiu prywatnym, najczęściej „nie uchodzi w firmie”. A jeżeli zamierzamy z kimś przejść na ty, nie róbmy tego przy okazji picia alkoholu. Niektórzy wyrażają zgodę na taką poufałość w atmosferze rozluźnienia, ale potem tego żałują.
Stanisław Krajski