W trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający sporządza pisemny protokół postępowania o udzielenie zamówienia. Obowiązek ten jest jednym z przejawów zasady jawności zamówień publicznych. Zakres informacji, które powinny znaleźć się w protokole, został określony w art. 96 ust. 1 ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (dalej: upzp) oraz szczegółowo w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (dalej: rozporządzenie).
ZAPAMIĘTAJ!
Protokół zawiera także informacje dotyczące czynności poprzedzających wszczęcie oraz wykonywanych po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (np. informację o zawarciu umowy, o zamieszczeniu ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych albo przekazaniu i publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej).
Zamawiający mają do wykorzystania 8 wzorów protokołu postępowania, z których każdy odpowiada jednemu trybowi udzielenia zamówienia publicznego.
Wzory protokołów stanowią załączniki nr 1–8 do rozporządzenia i dotyczą odpowiednio:
● załącznik nr 1 – przetargu nieograniczonego,
● załącznik nr 2 – przetargu ograniczonego,
● załącznik nr 3 – negocjacji z ogłoszeniem,
● załącznik nr 4 – dialogu konkurencyjnego,
● załącznik nr 5 – negocjacji bez ogłoszenia,
● załącznik nr 6 – zamówienia z wolnej ręki,
● załącznik nr 7 – zapytania o cenę,
● załącznik nr 8 – licytacji elektronicznej.
Dodatkowo w załączniku nr 9 do rozporządzenia określono wzór dotyczący ustanowienia dynamicznego systemu zakupów i udzielania zamówień objętych takim systemem zakupów.
Jeden rodzaj protokołu odpowiadający danemu trybowi udzielenia zamówienia odzwierciedla wymagania mające zastosowanie w postępowaniach o wartości zarówno niższej od tzw. progów unijnych, jak i równej, wyższej niż te wartości. Zamawiający nie mają już obowiązku wypełniania (jak dotychczas) licznych druków dodatkowych, ponieważ informacje zawierane w tych drukach są umieszczane bezpośrednio w treści protokołu oraz wyłącznie w niezbędnym zakresie. Jedynym pozostawionym drukiem dodatkowym jest oświadczenie o braku albo o istnieniu podstaw do wyłączenia osoby wykonującej czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, o którym mowa w art. 17 ust. 2 upzp (druk ZP-1 określony w załączniku nr 10 do rozporządzenia).
We wzorze protokołu przewidziano pola wyboru pozwalające na szybkie i proste wskazanie, jakie zdarzenia miały miejsce w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a także pola opisowe – wymagające uzupełnienia ich o informacje tekstowe, które odpowiednio odzwierciedlają czynności zamawiającego i wykonawców.
ZAPAMIĘTAJ!
Zamawiający ma prawo modyfikacji wzoru, dostosowania go w zakresie niezbędnym do odzwierciedlenia faktycznego przebiegu prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Czytaj także: Zamówienia publiczne do 14 000 euro>>
Sposób sporządzania protokołu
W uzasadnieniu do projektu rozporządzenia zawarto swoistą instrukcję dla zamawiającego, jak wypełniać protokół. Warto o tym wspomnieć, ponieważ znaczna część adresatów rozporządzenia nie zapoznaje się z uzasadnieniem tworzonym na etapie znacznie wcześniejszym niż ogłoszenie rozporządzenia w oficjalnym publikatorze.
Jedna z istotnych wskazówek dotyczy sytuacji, gdy dane pole wyboru lub pole opisowe we wzorze protokołu nie odpowiada przebiegowi postępowania. Zamawiający może wówczas nie uwzględniać tego elementu w sporządzanym protokole. W protokole nie należy zamieszczać rubryk, informacji oraz odnośników niemających zastosowania w danym postępowaniu ani dokonywać skreśleń. Należy też unikać stosowania zwrotu „nie dotyczy”. Ponadto – w razie zaistnienia dodatkowych zdarzeń zasługujących na ich odnotowanie – można rozszerzyć protokół o informacje dotyczące tych zdarzeń. W przypadku dopuszczenia składania ofert częściowych, odpowiednie pola wyboru lub pola opisowe wypełnia się w sposób odpowiadający liczbie przewidzianych części zamówienia (ofert częściowych) oraz okolicznościom, które ich dotyczą (np. pole opisowe zatytułowane „zbiorcze zestawienie ofert” zamawiający powinien wypełnić w liczbie właściwej dla liczby części zamówienia, ze wskazaniem ofert złożonych dla każdej z tych części odrębnie).
W uzasadnieniu do rozporządzenia projektodawcy wskazali, że zamawiający może sporządzić protokół:
● odręcznie – wypełniając wydrukowany wzór poprzez wpisanie odpowiednich informacji oraz zakreślenie niezbędnych pól wyboru,
● w formie elektronicznej edycji wzoru protokołu – wpisując za pomocą edytora tekstu niezbędne dane oraz usuwając pola wyboru nieznajdujące zastosowania w danym postępowaniu, a następnie drukując tak przygotowany projekt protokołu i nadając mu formę pisemną poprzez jego podpisanie przez zobowiązane do tego osoby.
Informacje związane z szacunkiem zamówienia
W nowym protokole rozszerzono zakres informacji związanych z czynnością oszacowania wartości zamówienia – jedną z najistotniejszych dla przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia.
Zamawiający ma obowiązek podać:
● wartość zamówień uzupełniających – jeżeli je przewidział – w protokole dla trybu przetargu nieograniczonego lub przetargu ograniczonego,
● informację, czy udzielane zamówienie stanowi część większego zamówienia i jaka jest wartość zamówienia, które jest przedmiotem postępowania, do którego odnosi się przygotowywany protokół,
● dokument, na podstawie którego została ustalona wartość szacunkowa zamówienia (np. kosztorys inwestorski czy program funkcjonalno-użytkowy),
● informację, czy zamówienie jest współfinansowane ze środków unijnych – a jeżeli tak, to w jakim procencie i z jakiego projektu albo programu unijnego.
Więcej informacji o osobach związanych z zamówieniem
Zamawiający ma obowiązek wskazać w protokole postępowania wszystkie osoby, które dokonują najistotniejszych z punktu widzenia przejrzystości procedury udzielania zamówienia czynności związanych z przygotowaniem postępowania. Nie ma przy tym znaczenia, czy osoby te są pracownikami zamawiającego, działają na jego zlecenie, doradzają zamawiającemu, czy też faktycznie dokonują tych czynności. W protokole muszą zatem znaleźć się informacje o osobach przygotowujących opis przedmiotu zamówienia, ustalających wartość zamówienia, przygotowujących opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu, a także określających kryteria oceny ofert.
TABELA. Informacje szczególne w trybach udzielania zamówienia
@RY1@i40/2011/002/i40.2011.002.000.0032.101.jpg@RY2@
Nowym obowiązkiem jest konieczność wyszczególnienia przez zamawiającego załączników do protokołu (np. dotyczących dokumentów, informacji, oświadczeń zgromadzonych w toku przygotowania i prowadzenia postępowania), składających się na dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zamawiający musi ponadto zamieścić informację o tym, czy osoby wykonujące czynności związane z przeprowadzeniem postępowania zapoznały się z treścią protokołu oraz czy zgłosiły uwagi do protokołu – wraz z podaniem treści uwag oraz imion i nazwisk osób je zgłaszających, a także podpisaniem uwag.
Czytaj także: Zamówienia publiczne - dostęp do informacji>>
Zasady udostępniania protokołu
Protokół wraz z załącznikami (m.in. ofertami, oświadczeniami i opiniami biegłych) jest jawny. Załączniki do protokołu udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania – z tym że oferty udostępnia się od chwili ich otwarcia, oferty wstępne od dnia zaproszenia do składania ofert, a wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu – od dnia poinformowania o wynikach oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu.
Nowe rozporządzenie nie zmienia dotychczasowych zasad udostępniania protokołu lub załączników do niego. Nadal zamawiający dokonuje tego na wniosek i w formie wybranej przez wnioskodawcę, którym może być nie tylko wykonawca uczestniczący w danym postępowaniu. Jeżeli jednak dostosowanie się do wyboru wnioskodawcy jest z przyczyn technicznych znacząco utrudnione (w szczególności z uwagi na ilość żądanych do przesłania dokumentów) – zamawiający informuje o tym wnioskodawcę i wskazuje sposób, w jaki mogą być one udostępnione.
ZAPAMIĘTAJ!
Udostępnienie protokołu lub załączników może nastąpić poprzez:
● wgląd w miejscu wyznaczonym przez zamawiającego,
● przesłanie kopii pocztą, faksem lub drogą elektroniczną.
W trakcie wglądu do protokołu wnioskodawca nie może bez zgody zamawiającego samodzielnie kopiować lub utrwalać za pomocą urządzeń lub środków technicznych służących do utrwalania obrazu.
Jeśli chodzi o terminy udostępnienia, to przepisy rozporządzenia nakazują zamawiającemu uczynić to niezwłocznie. Jedynym wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, gdy z uwagi na konieczność zapewnienia sprawnego toku prac dotyczących badania i oceny ofert, zamawiający udostępnia oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu w terminie przez siebie wyznaczonym. Musi to jednak nastąpić nie później niż w dniu przesłania informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty albo o unieważnieniu postępowania.
ZAPAMIĘTAJ!
Nowe wzory protokołu stosuje się do postępowań wszczętych po dniu wejścia w życie rozporządzenia (tj. po 11 grudnia 2011 r.). Nie jest jednak zabronione skorzystanie z nich – na zasadzie wyboru zamawiającego – także do udokumentowania wcześniejszych postępowań.
PODSTAWY PRAWNE
• Ustawa z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 161, poz. 1078)
• Uzasadnienie do projektu rozporządzenia w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (www.uzp.gov.pl)