Zamówienia publiczne do 14 000 euro

Jedna z podstawowych reguł w systemie zamówień publicznych stanowi, że przepisów ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (dalej: upzp) nie stosuje się do zamówień publicznych i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro (art. 4 ust. 8 upzp). Należy podkreślić, że jest to wartość netto – tj. bez podatku od towarów i usług – co po przeliczeniu według obowiązującego kursu euro daje kwotę 53 746 zł. Dzięki temu zamawiający przy postępowaniach o niewielkiej wartości zwolnieni są z obowiązku zachowania uciążliwych warunków formalnych określonych w przepisach upzp i mogą stosować zasady odpowiadające faktycznemu efektowi ekonomicznemu.

Zamówienia o wartości nieprzekraczającej 14 000 euro nadal są zamówieniami publicznymi w każdym przypadku, gdy zamawiający zawrze z wykonawcą odpłatną umowę o wykonanie usługi, dostawy czy też o roboty budowlane – tyle tylko, że nie są udzielane według przepisów upzp. Nadal powoduje to natomiast konieczność stosowania procedur i reżimów prawnych z uwzględnieniem przepisów prawa cywilnego i przepisów ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Ponadto zwolnienie ze stosowania szczegółowych procedur przypisanych poszczególnym trybom udzielania zamówień określonych w upzp nie zwalnia zamawiającego od przestrzegania podstawowych zasad udzielania zamówień wynikających z prawa traktatowego.

Ustalenie wartości zamówienia

W celu ustalenia, czy zachodzi obowiązek stosowania przepisów upzp, zamawiający musi dokonać oszacowania wartości zamówienia z należytą starannością. Kwota 14 000 euro, decydująca o zwolnieniu z tego obowiązku, odnosi się do całej instytucji zamawiającego, a nie do poszczególnych jej wydziałów (oddziałów, filii) – chyba że mają one samodzielność finansową.

Należy pamiętać, że zgodnie z art. 32 ust. 2 upzp, zamawiający nie może, w celu uniknięcia stosowania przepisów upzp, dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości. Dlatego w celu stwierdzenia, czy zamawiający może nie stosować tych przepisów, należy ustalić, czy zamawiający nie podzielił zamówienia na części i tym samym nie zaniżył jego wartości. Oceny tej trzeba dokonać na podstawie dokonywanych przez zamawiającego zamówień, których przedmiotem jest nabycie towarów przedmiotowo tożsamych.

PRZYKŁAD

Jeżeli zamawiający, udzielając zamówienia na bankową obsługę budżetu gminy, przy dołożeniu należytej staranności nie był w stanie z góry przewidzieć, że niezbędne jest prowadzenie odrębnych kont bankowych również dla poszczególnych placówek oświatowych, nie można przyjąć, że podzielił w sposób niedozwolony zamówienie na części. W takim przypadku udzielenie kolejnego zamówienia o takim samym lub podobnym przedmiocie zamówienia, którego konieczności udzielenia zamawiający obiektywnie nie był w stanie wcześniej przewidzieć, będzie stanowiło udzielenie zamówienia odrębnego, którego wartość należy oszacować oddzielnie. Jeżeli wartość odrębnego zamówienia nie przekracza kwoty 14 000 euro, do jego udzielenia przepisy upzp nie mają zastosowania.

Kwota 14 000 euro może mieć także znaczenie przy udzielaniu zamówień dodatkowych (art. 67 ust. 1 pkt 5 upzp) lub uzupełniających (art. 67 ust. 1 pkt 6 albo pkt 7 upzp) w trybie zamówienia z wolnej ręki. Podobnie jak w przypadku „normalnego” zamówienia – jeżeli wartość szacunkowa zamówienia dodatkowego lub uzupełniającego nie przekracza 14 000 euro, zamawiający nie jest zobowiązany do stosowania upzp w celu jego udzielenia. Nie oznacza to jednak całkowitego zwolnienia zamawiającego z obowiązku zastosowania przepisów tej ustawy. W celu ustalenia, że zachodzi taka sytuacja, zamawiający jest zobowiązany m.in. do zastosowania przepisów upzp do opisania przedmiotu zamówienia, oszacowania jego wartości, sprawdzenia, czy stanowi ono zamówienie dodatkowe albo uzupełniające, oraz do przestrzegania w takim przypadku zakazu podziału tego zamówienia na części albo zaniżania jego wartości.

Z zamówieniem dodatkowym lub uzupełniającym mamy więc do czynienia również w przypadku spełnienia przesłanek przewidzianych w ww. przepisach – nawet jeżeli prawidłowo ustalona ich wartość jest niższa od podstawowego progu przewidzianego w upzp. Odpowiada to sytuacji polegającej na tym, że z zamówieniem publicznym mamy do czynienia, gdy zawierana przez zamawiającego umowa spełnia wymagania definicji legalnej z art. 2 pkt 13 upzp, mimo że jej wartość netto nie przekracza kwoty określonej w art. 4 pkt 8 upzp.

Czytaj także: Wadium w zamówieniach publicznych>>

Kontrola i przepisy o finansach publicznych

W przypadku zamówień o wartości nieprzekraczającej 14 000 euro, brak wymogu stosowania regulacji upzp nie oznacza, że takie zamówienia mogą być udzielane bez żadnej kontroli. Są one przedmiotem kontroli, np. audytorów wewnętrznych, regionalnych izb obrachunkowych czy też delegatur Najwyższej Izby Kontroli. W przypadku zamawiających z sektora finansów publicznych, udzielanie takich zamówień jest kontrolowane w kontekście zasad wydatkowania środków publicznych.

Wydatki publiczne powinny być dokonywane:

● w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów,

● w sposób umożliwiający terminową realizację zadań,

● w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

W jednym z orzeczeń Główna Komisja Orzekająca wskazała, że udzielenie zamówienia o wartości nieprzekraczającej wielkości określonej w art. 4 ust. 8 upzp z naruszeniem przepisów tej ustawy nie stanowi naruszenia dyscypliny finansów publicznych (orzeczenie GKO z 28 czerwca 2007 r., sygn. akt DF/GKO-4900-28/32/07/26). Nie wyłącza to jednak odpowiedzialności za popełnienie innych czynów stanowiących naruszenie dyscypliny finansów publicznych – tj. niewykonanie zobowiązania jednostki sektora finansów publicznych, którego skutkiem jest zapłata odsetek, kar lub uiszczenie opłat.

Forma udzielenia zamówienia

Wyłączenie stosowania przepisów upzp nie oznacza także zezwolenia na pełną swobodę kontraktową. Pewne ograniczenia o charakterze powszechnym wprowadza ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (dalej: k.c.). Ograniczenia te wynikają z przepisów bezwzględnie obowiązujących, zwłaszcza co do niedozwolonych czynności lub klauzul umownych.

Przepisy k.c. nie narzucają formy umowy w sprawie zamówienia publicznego. Warto jednak przy udzielaniu tego rodzaju zamówień publicznych stosować formę pisemną. Do zachowania pisemnej formy umowy wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia. Umowa nie musi być wyrażona w formie jednolitego aktu zawierającego oświadczenia obu stron. Do jej zawarcia wystarcza wymiana dokumentów, z których każdy podpisany zostanie przez jedną ze stron. Wśród minimalnych postanowień umowy znajdują się elementy przedmiotowo istotne, związane bezpośrednio ze świadczeniami stron, umożliwiające identyfikację typu umowy i jej odgraniczenie od innych umów. Ze względu na cel zamówienia i ochronę interesu publicznego powinny one zostać wzbogacone co najmniej o zastrzeżenie terminu wykonania zamówienia, a w razie potrzeby – także o zastrzeżenie kary umownej, ułatwiającej dochodzenie roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.

Ułatwieniem przy udzielaniu zamówień publicznych do 14 000 euro może być wewnętrzny regulamin udzielania zamówień, ustalony w formie uchwały lub zarządzenia – w zależności od statusu prawnego zamawiającego. Nie jest to wprawdzie dokument wymagany przepisami, który musi zostać sporządzony przez zamawiającego, ale stwarza szanse na zminimalizowanie działania w sprzeczności z zasadą równego traktowania czy konkurencyjności. Zamawiający może wówczas wzorować się na przepisach upzp, byle tylko nie sprowadzało się to do (jak pokazuje praktyka) dosłownego przepisywania upzp. Ponadto zamawiający, sporządzając regulamin udzielania zamówień, może określić kwotę minimalną, od której będzie on stosowany (np. 1000 euro). Nie ma bowiem uzasadnienia i wymogu, aby minimalnego zamówienia (np. w wysokości 2000 zł) udzielać zgodnie z takim regulaminem i przedsięwziąć środki przewyższające być może swoją wartością wartość danego zamówienia.

Czytaj także: Zamówienia publiczne - dostęp do informacji>>

Z PRAKTYKI

Niektórzy zamawiający stosują – jak się wydaje przez analogię – do zamówień o wartości nieprzekraczającej 14 000 euro (zwłaszcza tych współfinansowanych ze środków unijnych) wymagania związane z zasadą konkurencyjności. Jest to działanie „na wyrost”, niemniej dopuszczalne. Polega ono na wysłaniu tzw. zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, jeżeli na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia. Równocześnie zamawiający zamieszcza zapytanie na swojej stronie internetowej (jeżeli posiada taką stronę) oraz w swojej siedzibie. Zapytanie ofertowe zawiera zwykle opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny oferty oraz termin składania ofert. W sytuacji gdy pomimo wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców zamawiający otrzyma tylko jedną ofertę – uznaje się zasadę konkurencyjności za spełnioną. Zamawiający wybiera najkorzystniejszą spośród złożonych ofert na podstawie ustalonych w zapytaniu ofertowym kryteriów oceny. Wybór oferty jest dokumentowany protokołem (nie w takim rozumieniu jak w upzp), do którego załączane są zebrane oferty.

Jawność małych zamówień

W przypadku udzielania małych zamówień, tj. o wartości nieprzekraczającej 14 000 euro, obowiązuje również zasada jawności. Stosuje się tu bowiem przepisy ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej. Wszelkie informacje dotyczące zamówień publicznych (np. dokumenty wewnętrzne, notatki służbowe, umowa) stanowią informację publiczną i powinny być udostępniane wszystkim zainteresowanym osobom. Obowiązek ujawniania informacji o zamówieniach dotyczy w szczególności podmiotów będących organami władzy publicznej, podmiotów reprezentujących osoby prawne samorządu terytorialnego, jednostki organizacyjne samorządu terytorialnego – a więc będących zamawiającymi w rozumieniu przepisów upzp.

ZAPAMIĘTAJ!

Zamówień publicznych o wartościach nieprzekraczających progu zastosowania przepisów upzp, określonego w art. 4 pkt 8 upzp, nie wpisuje się do sprawozdania rocznego o udzielonych zamówieniach przekazywanego Prezesowi UZP.

PODSTAWY PRAWNE

• Ustawa z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759)

• Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 123, poz. 835)

• Ustawa z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. Nr 112, poz. 1198; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 132, poz. 1110)

• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 23 grudnia 2009 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz.U. Nr 224, poz. 1796)

Poznaj pierwszą w Polsce Platformę Rachunkowości Budżetowej przygotowaną z myślą o księgowych w budżecie.Skorzystaj z bezpłatnego dostępu przez 30 dni! Szczegóły promocji znajdziesz na www.inforrb.pl