Elektroniczny obieg dokumentów między urzędami na Mazowszu oraz sukcesywne eliminowanie papierowej dokumentacji będzie możliwe dzięki Elektronicznej Platformie Wymiany i Obiegu Dokumentów Administracji Rządowej Województwa Mazowieckiego (EPWiOD).
Koszt jej wdrożenia to niemal 11,5 mln zł. Zarząd województwa przyznał na ten cel 9,7 mln zł ze środków unijnych; 1,7 mln zł pochodzić będzie z budżetu wojewody mazowieckiego. Umowę w tej sprawie podpisali marszałek województwa Adam Struzik oraz wojewoda mazowiecki Jacek Kozłowski.
Struzik podkreślił, że stworzenie platformy wymiany i obiegu dokumentów jest elementem większej inwestycji - projektu budowy sieci szerokopasmowego internetu na Mazowszu. Zakłada on, że za trzy lata dostęp do takiego internetu będą mieć wszystkie urzędy, firmy i przedsiębiorstwa oraz 95 proc. mieszkańców województwa. Oznacza to dostęp nie tylko do e-administracji, ale także innych usług publicznych np. medycznych.
Projekt będzie realizowany w trzynastu jednostkach administracji rządowej na Mazowszu: Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim w Warszawie oraz jego delegaturach; w Komendzie Wojewódzkiej Państwowej Straży Rybackiej; Mazowieckim Kuratorium Oświaty; Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków; Wojewódzkiej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej, a także w wojewódzkich inspektoratach - jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych, ochrony roślin i nasiennictwa, inspekcji farmaceutycznej, ochrony środowiska, inspekcji handlowej, weterynarii, nadzoru budowlanego oraz transportu drogowego.
We wszystkich instytucjach stanowiska pracy urzędników zostaną wyposażone w oprogramowanie umożliwiające komunikację za pośrednictwem elektronicznych skrzynek podawczych. Platforma wymiany dokumentów będzie służyć do załatwiania zarówno tych spraw, które zostały wszczęte na podstawie dokumentów papierowych, jak i elektronicznych. W planach jest przeszkolenie co najmniej tysiąca pracowników urzędu wojewódzkiego.
Urząd wojewody mazowieckiego pozyskał też program elektronicznego zarządzania dokumentacją autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego. Pilotażowa wersja wystartuje w urzędzie i delegaturach w październiku - dzięki niej tradycyjny papierowy obieg dokumentów sukcesywnie będzie zastępowany elektronicznym. Platforma wymiany dokumentów będzie zaś wdrażana w od kwietnia 2013 r. do czwartego kwartału 2014 r.
Budowa platformy, która połączy urząd wojewódzki i podległe mu delegatury i jednostki ma skrócić czas realizacji spraw i pozwoli na pełną kontrolę oraz ewidencję prowadzonych spraw. Celem projektu jest też zapewnienie w przyszłości mieszkańcom Mazowsza pełnego dostępu do usług administracji publicznej z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie.