Grudzień to dla samorządów okres wzmożonej organizacji jarmarków, iluminacji, koncertów oraz wydarzeń integracyjnych. Choć takie inicjatywy są w pełni dopuszczalne, gminy muszą pamiętać, że dla organów nadzoru – RIO czy NIK – kluczowe jest nie to, czy dekoracje podobają się mieszkańcom, lecz czy ich finansowanie ma jasną podstawę prawną i zostało właściwie udokumentowane. Mec. Bartłomiej Tkaczyk, specjalista ds. obsługi samorządów i partner w kancelarii LEGALLY.SMART, przypomina najważniejsze zasady bezpiecznego planowania, a także realizowania świątecznych wydatków.
Finansowanie świątecznych atrakcji - o czym musi pamiętać gmina?
Gmina może legalnie organizować i finansować jarmarki, koncerty, iluminacje czy wydarzenia społeczne, o ile wykaże, że realizują one zadania własne określone w ustawie o samorządzie gminnym – związane z kulturą, promocją, turystyką lub integracją lokalnej społeczności. Aby uniknąć wątpliwości podczas kontroli, JST powinny zadbać o to, aby uchwały budżetowe oraz zawierane umowy jednoznacznie wskazywały cel publiczny i podstawę prawną danego wydatku.
Coraz większego znaczenia nabiera również dokumentowanie „celowości i gospodarności” – zwłaszcza w kontekście rosnącej liczby kontroli. Krótka notatka opisująca potrzebę realizacji wydarzenia, porównanie ofert czy analiza kosztów dostarcza RIO i NIK jasnych argumentów potwierdzających racjonalność decyzji.
– RIO nie weryfikuje, czy iluminacja jest ładna, tylko czy została prawidłowo uzasadniona. Jasne powiązanie wydatku z zadaniem własnym i jego celem praktycznie zamyka pole do zastrzeżeń – podkreśla mec. Bartłomiej Tkaczyk.
Współorganizacja wydarzeń z parafiami i NGO – gdzie przebiega granica finansowania?
Samorządy mogą współpracować zarówno z organizacjami pozarządowymi, jak i z parafiami, korzystając z podstaw przewidzianych w ustawie o działalności pożytku publicznego oraz w przepisach regulujących relacje państwa z kościołami i związkami wyznaniowymi. Współorganizowanie wydarzeń jest więc dopuszczalne – pod warunkiem, że część finansowana przez gminę ma charakter świecki i służy celom społecznym, kulturalnym lub integracyjnym.
W praktyce oznacza to szczególną dbałość o rozdzielenie kosztów: gmina może sfinansować scenę, nagłośnienie, dekoracje, animacje czy usługę organizacji wydarzenia, natomiast elementy stricte religijne – jak oprawa liturgiczna – muszą zostać pokryte przez podmiot wyznaniowy.
– Neutralność światopoglądowa nie wyklucza współpracy z parafią. Wyklucza jedynie finansowanie kultu. Jeśli w umowie jasno wskażemy, które elementy mają charakter świecki, gmina działa w pełni legalnie – wyjaśnia mec. Tkaczyk.
Iluminacje, dekoracje i budżet - jak uniknąć zarzutu niegospodarności?
Aby zabezpieczyć się przed zarzutami niecelowości lub niegospodarności, samorządy powinny wskazywać w dokumentacji konkretny cel inwestycji: poprawę estetyki przestrzeni publicznej, zwiększenie atrakcyjności turystycznej, integrację mieszkańców czy promocję gminy. Kluczowe jest również przestrzeganie procedur wynikających z Prawa zamówień publicznych – od właściwego określenia wartości zamówienia, przez precyzyjny opis przedmiotu, po wybór trybu adekwatnego do zakresu prac.
- Analizy kosztów i korzyści, protokoły uzasadniające wybór wykonawcy czy dokumenty porównujące oferty pozwalają w czasie kontroli RIO łatwo wykazać, że decyzja była racjonalna, mieści się w zadaniach własnych gminy i służy interesowi mieszkańców – podsumowuje partner w kancelarii LEGALLY.SMART.