Na skutek interwencji GIODO rada miasta odstąpiła od żądania, by do wniosku o wydanie Karty Seniora dołączana była kserokopia dowodu osobistego.
W jednym z miast na terenie województwa łódzkiego uchwałą rady miejskiej przyjęty został Program „Karta Seniora”. W regulaminie określającym m.in. założenia tego projektu wskazano, że senior, składając wniosek o wydanie „Karty Seniora”, zobowiązany jest do okazania dowodu osobistego. Natomiast formularz wniosku o wydanie „Karty Seniora”, stanowiący załącznik do tego regulaminu, w swej treści zawierał obowiązek załączenia do wniosku „kserokopii dowodu osobistego” wnioskodawcy.
Sygnał od mieszkańca impulsem do przeprowadzenia kontroli
Zastrzeżenia do tej praktyki zgłosił do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) jeden z mieszkańców miasta. Na skutek tego sygnału GIODO z urzędu zajął się sprawą.
W październiku 2017 r. inspektorzy GIODO przeprowadzili kontrolę w tamtejszym urzędzie miasta. Miała ona charakter kompleksowy, a jej zakresem objęto kwestię przetwarzania przez prezydenta miasta danych osobowych w związku z przyznawaniem „Karty Seniora”. Badano m.in. podstawę prawną przetwarzania danych osobowych, źródła ich pozyskiwania, sposób dopełniania obowiązków informacyjnych, wynikających z art. 24 i art. 25 ustawy o ochronie danych osobowych, a także to, czy pozyskiwane dane są adekwatnie w stosunku do celów, w jakich są zbierane i wykorzystywane. Ustalano też, czy dane osobowe są udostępniane (przekazywane) innym podmiotom, a jeżeli tak, to jakim i na jakiej podstawie prawnej, w jakim celu, zakresie i w jaki sposób. Przedmiotem kontroli było też kwestia zabezpieczenia danych osobowych.
Zbieranie kserokopii narusza zasadę adekwatności
Inspektorzy GIODO ustalili, że prezydent miasta, pozyskując kserokopię dowodu osobistego, zbierał dane osobowe seniorów w zakresie szerszym niż niezbędny do wydania „Karty Seniora”. Do wystawienia Karty potrzebne są bowiem jedynie: imię i nazwisko, adres zamieszkania, data urodzenia i numer Karty. Tymczasem dowód osobisty zawiera, zgodnie z art. 12 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych, również takie dane, jak: nazwisko rodowe, imiona rodziców, miejsce urodzenia, płeć, wizerunek twarzy, numer PESEL, obywatelstwo, seria i numer dowodu osobistego, data wydania, data ważności, oznaczenie organu wydającego dowód osobisty. Dlatego inspektorzy GIODO wskazali, że praktyka ta prowadzi do naruszenia zasady adekwatności, o której mowa w art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych.
Zobacz: RODO 2018
Wyrażona w tym przepisie zasada oznacza, że swym rodzajem i swą treścią dane nie powinny wykraczać poza potrzeby wynikające z celu ich zbierania. Adekwatność powinna być rozumiana jako równowaga pomiędzy uprawnieniem osoby do dysponowania swoimi danymi osobowymi a interesem administratora danych. Równowaga ta jest zachowana wówczas, gdy administrator przetwarza dane tylko w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do wypełnienia celu, w jakim te dane są przez niego przetwarzane.
Jednocześnie warto dodać, że na „Karcie Seniora” nie są zamieszczane wszystkie dane zbierane przed jej wystawieniem, lecz jedynie imię i nazwisko posiadacza oraz numer Karty.
Nowa uchwała rady miasta
Na skutek działania GIODO, rada miejska podjęła nową uchwałę, którą wprowadzono m.in. zmiany do regulaminu i załącznika do niego. Obecnie nie zawiera on już zapisu dotyczącego obowiązku dołączania do wniosku o wydanie „Karty Seniora” kserokopii dowodu osobistego wnioskodawcy.
Ponadto wszystkie pozyskane wcześniej kserokopie dowodów osobistych zostały usunięte z dokumentacji i zniszczone, co potwierdziły oględziny przeprowadzone przez inspektorów GIODO.
Jednocześnie kontrola GIODO nie wykazała żadnych innych uchybień przy przetwarzaniu danych osobowych seniorów.
Zatem biorąc pod uwagę, że został przywrócony stan zgodny z prawem, GIODO nie musiał podejmować dodatkowych środków naprawczych.