Potwierdzenie sald jest drugą metodą inwentaryzacji. Zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości, metodą tą inwentaryzuje się:
1. Środki pieniężne na rachunkach bankowych, a także lokaty i kredyty bankowe. Salda rachunków bankowych weryfikowane są na bieżąco przy księgowaniu wyciągów bankowych, natomiast na koniec roku banki dodatkowo wysyłają do jednostek informacje o saldach środków pieniężnych na rachunkach oraz saldach kredytów wraz z odsetkami. Inwentaryzacja musi być przeprowadzona na ostatni dzień roku obrachunkowego.
2. Aktywa finansowe przechowywane przez inne jednostki – inwentaryzacja musi być przeprowadzona na ostatni dzień roku obrachunkowego.
3. Papiery wartościowe w formie zdematerializowanej (zmiana wniesiona nowelizacją ustawy), tzn. papiery, które nie są zapisane w formie dokumentu (na papierze), a prawa do tych papierów powstają w momencie zapisania ich na rachunku bankowych papierów wartościowych i przysługują posiadaczowi tego rachunku. Inwentaryzacja musi być przeprowadzona na ostatni dzień roku obrachunkowego.
4. Należności (także udzielone pożyczki), oprócz należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych.
Jednostka posiadająca należności ma obowiązek wysłania do swoich dłużników potwierdzenia salda. Potwierdzenie takie zawiera wykaz dokumentów i ich kwot, które składają się na saldo należności. Wysyła się dwa egzemplarze potwierdzenia (zwyczajowo odcinek A i odcinek B) z prośbą, by dłużnik potwierdził wykazane saldo lub zamieścił specyfikację różnic (na odcinku B) i odesłał do wierzyciela. Dodatkowy egzemplarz wysłanego salda pozostaje w dokumentacji jednostki.
Ustawa nie przewiduje „milczącej akceptacji salda” w związku z tym potwierdzenia nie odesłane uważa się za niepotwierdzone i saldo podlega inwentaryzacji metodą weryfikacji.
W kwestii potwierdzania sald zerowych interpretacje są dwie, jedna zakłada, że nie ma obowiązku potwierdzania sald zerowych, natomiast druga zakłada, że obowiązek taki istnieje i należy salda zerowe potwierdzać. Zdaniem wielu praktyków dobrze jest potwierdzać salda zerowe w celu weryfikacji ich prawidłowości w przypadku, gdy, w roku obrotowym wstępowały transakcje z danym kontrahentem.
Inwentaryzacja należności może być przeprowadzona na dowolny dzień w ostatnim kwartale roku obrachunkowego lub pierwszych 15 dniach kolejnego roku. W praktyce najczęściej wysyła się potwierdzenia salda na koniec miesiąca obrachunkowego (np. na dzień 31 października lub 30 listopada, przy założeniu, że rok obrachunkowy równa się kalendarzowemu) odpowiednio wcześniej, aby dać czas kontrahentom na weryfikację i odesłanie. W praktyce często prowadzi się także uzgodnienia telefoniczne lub e-mailowe, jednak efektem tych uzgodnień powinno być potwierdzenie salda podpisane przez kontrahenta w formie papierowej lub gdy odsyłane jest e-mailem podpisane elektronicznym podpisem bezpiecznym. Jeżeli nie jest możliwe uzyskanie podpisanego potwierdzenia, należy sporządzić wewnętrzną notatkę z rozmowy telefonicznej, rozwiązanie takie może być stosowane sporadycznie i nie zawsze jest uznawane za wiarygodne przez biegłych rewidentów.
Zobacz serwis: Audyt i kontrola
5. Własne składniki aktywów, które zostały powierzone kontrahentowi, np. zapasy u podwykonawców, materiały w przerobie itp. Jednostka wysyła do kontrahenta wezwanie do potwierdzenia salda składników, które są w jego posiadaniu. Na wezwaniu podaje się szczegóły istotne dla identyfikacji potwierdzanych składników, np.: daty przekazania, numery dokumentów, ilości, cenę, wartość. Kontrahent powinien prowadzić ewidencję pozabilansową składników aktywów obcych oraz przeprowadzić ich spis z natury (por. art. 26 ust. 2 u.o.r.) i na tej podstawie potwierdzić saldo.
Potwierdzenie sald – weryfikacja
Przed potwierdzaniem sald należy te salda zweryfikować. Stany środków pieniężnych, aktywów finansowych oraz papierów wartościowych w formie zdematerializowanej należy sprawdzić z odpowiednimi dokumentami np. wyciągami, umowami, świadectwami depozytowym itp.
Stan udzielonych pożyczek trzeba sprawdzić z umowami, harmonogramem spłat itd.
Ewidencję analityczną należności należy przeanalizować tak by należności zostały rozliczone z odpowiadającymi im płatnościami, a wszystkie należności sporne i wątpliwe zostały zidentyfikowane. W celu identyfikacji należności spornych i wątpliwych trzeba przeprowadzić wiekowanie należności, tj. pogrupować je według terminów płatności i sprawdzić kwotę należności przeterminowanych w poszczególnych przedziałach, oprócz tego sprawdza się, czy wszystkie należności objęte postępowaniami sądowymi lub kwestionowane przez kontrahentów zaliczone zostały jako sporne. Efektem tej analizy jest sprawdzenie odpisu aktualizującego wartość należności i skorygowanie jego wartości.
Dopiero po takim przygotowaniu można wydrukować i wysłać do kontrahentów potwierdzenia sald, pamiętając, że poprzez potwierdzenia sald nie inwentaryzuje się należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz z tytułów publicznoprawnych.
Masz wątpliwości? Podyskutuj na Forum.
Ustawa o rachunkowości nie wymaga, by wysyłać potwierdzenia sald zobowiązań, jednak często w jednostkach stosuje się praktykę wysyłania sald zobowiązań przyjmując, że jest to rozwiązanie pozwalające wiarygodnie zweryfikować salda.
Podstawa prawna:
• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. nr 121, poz. 591).