Duplikat faktury
Fakturę wystawia ponownie podatnik:
- na wniosek nabywcy – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,
- gdy faktura zaginęła u niego – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy.
Faktura wystawiona ponownie musi zawierać wyraz „Duplikat” oraz datę jej wystawienia.
Zobacz również: Nota korygująca w przypadku zmiany adresu nabywcy
PRZYKŁAD
Do księgowości jednostki wpłynęła faktura od sprzedawcy materiałów, a kilka dni później duplikat faktury. Księgowa przez pomyłkę oba te dokumenty ujęła na koncie rozrachunkowym sprzedawcy jako przypis jego należności i oba zapłaciła (zerując konto kontrahenta). Co należy zrobić po zamknięciu miesiąca, aby odzyskać nadpłaconą kwotę?
Polecamy: Forum
Z podanego opisu stanu faktycznego wynika pośrednio, że duplikat faktury został wystawiony z powodu zniszczenia lub zagubienia egzemplarza faktury przez wystawcę (kontrahenta jednostki). Podstawą przypisu należności na koncie kontrahenta w jednostce powinna być w takim razie wyłącznie faktura. Duplikat mógłby być wykorzystany w tym celu, gdyby do utraty egzemplarza faktury doszło w jednostce będącej nabywcą. W opisanej sytuacji należy wystornować błędny przypis należności kontrahenta dokonany na podstawie duplikatu faktury (art. 25 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 uor stanowi, że stwierdzone błędy w księgach rachunkowych ujawnione po zakończeniu miesiąca można poprawiać wyłącznie przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi). W ten sposób konto rozrachunków z kontrahentem będzie wykazywało nadpłatę jednostki (czyli innymi słowy, zobowiązanie kontrahenta do zwrotu nadpłaconej przez jednostkę kwoty). Po dokonaniu korekty jednostka powinna niezwłocznie wszcząć postępowanie mające na celu odzyskanie nadpłaconych środków. Tutaj można zastosować jeden z wariantów:
Wariant 1:
Jeśli jednostka dokonuje z kontrahentem rozliczeń cyklicznych, może kwotę nadpłaty potrącić z należności kontrahenta za kolejny okres rozliczeniowy.
Wariant 2:
Jeśli jednostka prowadzi rozliczenia z kontrahentem incydentalnie, powinna wystąpić do niego z pismem w sprawie zwrotu nadpłaconej omyłkowo kwoty.
Polecamy serwis: Rachunkowość budżetowa