W żadnym z tych aktów nie ma mowy wprost o regułach tworzenia i administrowania witryną internetową urzędu. Konkretne przypadki (np. ostatnio głośno komentowana sprawa serwisu www urzędu miasta Zakopane - przykład poniżej) pokazują, że dla niektórych jednostek administracji publicznej brak szczegółowych regulacji może być pułapką i w konsekwencji powodem do niemałych trudności. Na podstawie analizy przepisów pośrednio odnoszących się do omawianej kwestii można wskazać podstawowe zasady tworzenia dobrego serwisu www dla urzędu i administrowania nim.
Wiele aktów prawnych mówi pośrednio o witrynach internetowych urzędów, np.:
• art. 13 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. 2005 r. nr 64, poz. 565 ze zm.) stanowi, że podmioty publiczne używają ich do realizacji zadań publicznych,
• ustawa o zamówieniach publicznych (Dz.U. z 2007 r. nr 223, poz. 1655) nakazuje urzędom, które organizują przetarg, by specyfikację wymagań przetargowych udostępniali zainteresowanym na swojej stronie internetowej,
• rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej (Dz.U. z 2005 r. 214, poz. 1781) nakazuje, by budować witrynę internetową urzędu przy zachowaniu standardów neutralności technologicznej i bez preferowania wyłącznie jednego dostawcy.
Budowa serwisu
Jeśli urząd zatrudnia przynajmniej dwóch kompetentnych informatyków, może im w ramach zadań służbowych zlecić zadanie przygotowania projektu witryny www. Innym rozwiązaniem jest złożenie zamówienia na zewnątrz. Zarówno w jednym, jak i w drugim przypadku trzeba starannie przemyśleć to, jaki serwis jest urzędowi potrzebny, i sporządzić dokładną specyfikację wymagań w tym zakresie. W tych pracach wstępnych powinien czynnie uczestniczyć urzędowy informatyk i na bieżąco konsultować zgłaszane pomysły. Bardzo przyda się dokonanie przeglądu witryn innych urzędów, by przez porównanie określić własne wymagania - wyszczególnić, czego w serwisie nie może zabraknąć, a co jest zbędne. Po utworzeniu projektu witryny i potem stworzenia na jego podstawie wirtualnego prototypu, należy go zweryfikować w trybie konsultacji wewnątrz urzędu i zwrócić tu szczególną uwagę na to, jaka powinna być procedura aktualizowania witryny. Efektem konsultacji są poprawki i zmiany, które usługodawca - webmaster powinien wprowadzić do prototypu, nim dojdzie do ostatecznego akceptacji jego pracy i przyjęcia końcowego rozliczenia.
Nim witryna www pojawi się w internecie, urząd powinien rozstrzygnąć dwie kwestie. Po pierwsze, należy ustalić zasady hostingu, czyli to, gdzie będzie się znajdować zawartość serwisu udostępniana przez strony www. Zamawiający ma tu do wyboru dwie możliwości: zakup serwera dla urzędu i wydzielenie na nim przestrzeni dyskowej do umieszczenia zawartości witryny internetowej lub zakup dostępu do serwera zewnętrznego. W tym drugim przypadku należy zadbać, by to urząd był zamawiającym. Przykład Zakopanego dowodzi, że zbytnie uzależnienie się od zewnętrznego dostawcy jest błędem. Po drugie, należy wybrać tryb bieżącej obsługi i aktualizowania serwisu. Najlepiej, gdy odpowiedzialnym za to administratorem będzie pracownik urzędu - informatyk. Znów uzależnienie bieżącej obsługi serwisu od dostawcy zewnętrznego może być dla urzędu źródłem problemów.
Zawartość witryny
Strona www urzędu rządzi się raczej regułami typowymi dla mediów, a nie jest wyłącznie miejscem przekazywania oficjalnych informacji - do tego drugiego zadania wystarczy BIP. Kluczową jej cechą powinna być możliwość szybkiej reakcji na oczekiwania informacyjne odbiorców. Refleksja nad tym, czego potrzebują obywatele, jest warunkiem zaprojektowania takiego serwisu, który będzie się cieszył powodzeniem. Starannie zbudowane serwisy miejskie notują dziesiątki i setki tysięcy wejść na stronę dziennie. Czym charakteryzują się takie witryny? Tym, że informacje o strukturze urzędu, podstawach prawnych, kompetencjach poszczególnych departamentów itp. są umieszczone na drugim planie. Na pierwszym zaś są informacje o charakterze publicznym, które nie dotyczą wprost kwestii administracyjnych znajdujących się w gestii urzędu. Właśnie te informacje są przez obywateli poszukiwane - rozkłady jazdy komunikacji miejskiej i międzymiastowej, PKP, informacje o funkcjonowaniu placówek oświatowych i służby zdrowia, bieżące informacje o stanie lokalnej infrastruktury technicznej (wodociągu, dostaw energii i gazu itp.). Nie szkodzi, że urząd nie jest bezpośrednim dostawcą tych informacji. Jego serwis internetowy jest naturalnym miejscem ich prezentacji i dzięki nim ściąga na siebie uwagę tych obywateli, którzy na co dzień korzystają z dostępu do internetu.
PRZYKŁAD
SERWIS Z PROBLEMAMI
Urząd miasta w Zakopanem podpisał umowę z zewnętrznym webmasterem na zbudowanie i administrowanie serwisem internetowym miasta. Uzależnił się od jego usług tak dalece, że to webmaster wykupił na swoją firmę hosting miejskiego serwisu. W sytuacji konfliktu, do jakiego doszło między urzędem a webmasterem, magistrat stracił zupełnie kontrolę nad witryną własnego urzędu.
DEFINICJE
Administrator (potocznie admin) - informatyk zajmujący się zarządzaniem systemem IT, w tym przypadku witryną www. Odpowiada za jej sprawne działanie. Do jego zadań należy nadzorowanie serwisu, dbanie o jego bezpieczeństwo, nadzorowanie ewentualnej interakcji między właścicielami serwisu a jego użytkownikami, eliminowanie nieprawidłowości, dbanie o porządek na forach.
Hosting - polega na oddaniu do dyspozycji urzędu określonej objętości dysku twardego (znajdującego się wewnątrz lub na zewnątrz urzędu), na której można przechowywać pliki tworzące treść strony internetowej. Chodzi o udostępnienie fizycznego miejsca (dysku lub dysków twardych) dla pomieszczenia różnych form informacji dostępnych przez internet.
Serwer - jest to komputer świadczący usługi na rzecz innych komputerów w sieci lokalnej, a także w sieci www. Zazwyczaj udostępnia zasoby innym komputerom lub pośredniczą w przekazywaniu danych między komputerami. Serwerem nazywa się też oprogramowanie biorące udział w udostępnianiu zasobów (plików, baz danych, łączy internetowych i urządzeń peryferyjnych - drukarek, skanerów).
Webmaster (mistrz sieci) - to osoba zajmująca się projektowaniem, kodowaniem, szatą graficzną, a także aktualizacją witryny internetowej. Webmaster działa na jednorazowe zlecenie i wtedy jego praca kończy się z chwilą umieszczenia witryny na wskazanym serwerze. Usługa może mieć charakter ciągły - wtedy web-master aktualizuje i rozbudowuje stronę zgodnie z bieżącym zapotrzebowaniem zleceniodawcy.
KRZYSZTOF POLAK
krzysztof.polak@infor.pl
PODSTAWA PRAWNA
• Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2005 r. nr 64, poz. 565 z późn. zm.).