Forma
Doręczenie pism następuje w formie tradycyjnej lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania spełni jeden z następujących warunków:
- złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego;
- wystąpi do organu administracji publicznej o takie doręczenie;
- wyrazi zgodę na taki sposób doręczania i wskaże organowi adres elektroniczny.
Według Naczelnego Sądu Administracyjnego niedopuszczalne jest doręczenie równocześnie za pośrednictwem operatora pocztowego i drogą elektroniczną. Taką tezę NSA sformułował w postanowieniu z 4 czerwca 2014 r. (II GSK 1197/14)
Adresaci
Zasadą jest, że pisma procesowe dostarczane są bezpośrednio stronie, a gdy działa ona przez przedstawiciela, to temu przedstawicielowi. W sprawie wszczętej na skutek podania dwóch lub więcej stron pisma dostarcza się wszystkim stronom chyba, że strony wskazały jedną jako upoważnioną do odbioru pism. Konsekwencją braku doręczenia decyzji jednej ze stron postępowania będzie jej nieważność w obrocie prawnym (wyrok WSA w Gorzowie Wielkopolskim z dnia 12 stycznia 2017 r. II SA/Go 914/16).
Pisma dla osób fizycznych doręczane są w ich mieszkaniach lub miejscach pracy. Jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej pisma mogą być też dostarczane w lokalu organu administracji publicznej. W przypadku gdy nie jest możliwe doręczenie pisma w w/w miejscach, pismo doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie.
W sytuacji, w której nie ma adresata w domu, pismo dostarcza się za pokwitowaniem dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, o ile te osoby zobowiązały się dostarczyć pismo adresatowi. Jest to tzw doręczenie zastępcze. Adresata należy o tym powiadomić. Pisma skierowane do osób nieznanych z miejsca pobytu, dla których sąd nie wyznaczył przedstawiciela, doręcza się przedstawicielowi ustanowionemu.
Zobacz: Prawo administracyjne
Gdy nie jest możliwe dostarczenie pisma w mieszkaniu, miejscu pracy lub poprzez osobę trzecią to:
- operator pocztowy przechowuje pismo przez 14 dni w swojej placówce – gdy pismo doręcza operator pocztowy;
- pismo składa się w urzędzie właściwej gminy – gdy za doręczenie odpowiadał pracownik organu administracji publicznej lub upoważniony podmiot.
Adresat musi zostać zawiadomiony o konieczności odbioru pisma w ciągu 7 dni. Robi się to za pomocą awizo. Jeżeli adresat nie odbierze pisma, to wystawia się kolejne awizo nakazujące odebranie pisma w ciągu 7 dni. Jeśli i w tym terminie pismo nie zostanie odebrane przez adresata to przyjmuje się, że zostało doręczone w momencie upływu czternastego dnia. Strony są zobowiązane do tego by powiadomić organ administracji publicznej o każdej zmianie adresu. Dotyczy to również zmiany adresu elektornicznego.
Adresat ma prawo do odmowy odbioru pisma. W takiej sytuacji pismo zwraca się do nadawcy z adnotacją o odmowie jego przyjęcia. Datą doręczenia pisma w tym wypadku jest data odmowy odbioru.
Odbiór pisma powinien zostać potwierdzony przez adresata jego podpisem ze wskazaniem daty doręczenia.
Jednostkom i organiazcyjnym i organizacjom społecznym pisma doręcza się w lokalach ich siedziby. Odbioru pisma podejmuje się wówczas osoba upoważniona.
Opracowano na podstawie:
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. 1960 nr 30 poz. 168 z późm. zm.)
Postanowienie NSA z 4 czerwca 2014 r. (II GSK 1197/14)
Wyrok WSA w Gorzowie Wielkopolskim z 12 stycznia 2017 r. (II SA/Go 914/16)