Zgodnie z art. 35 ustawy o samorządzie powiatowym, organizację i zasady funkcjonowania starostwa powiatowego określa regulamin organizacyjny uchwalony przez radę powiatu na wniosek zarządu powiatu. Przy czym, w znaczący sposób strukturę organizacyjną powiatu determinuje również szereg ustaw szczegółowych, które nakładają na powiaty ściśle określone zadania.
Niemniej jednak, to regulaminy organizacyjne określają podziały powiatów na odpowiednie wydziały, oddziały, biura, inspektoraty, referaty, itp. Analizując struktury powiatów można stwierdzić, iż ich organizacja nie jest jednolita, i w pełni usystematyzowana. Chociaż pewne wydziały (pod różnym nazewnictwem), istnieją w każdym powiecie i z faktem tym, nie sposób polemizować. Takim przykładem mogą być wydziały: organizacyjny, finansowy, transportu i komunikacji, pomocy społecznej, nieruchomości, itp. Powyższe komórki realizują szczegółowe i ściśle określone zadania – a bez ich istnienia prawidłowe funkcjonowanie powiatu, nie byłoby możliwe.
W odczuciu społecznym działalność powiatu w największym stopniu przejawia się, w takich dziedzinach, jak:
- edukacja;
- ochrona zdrowia;
- pomoc społeczna;
- gospodarka nieruchomościami,
- kultura i sport;
- bezpieczeństwo publiczne;
- inwestycje;
- transport oraz infrastruktura.
Czytaj także: Powiat to klucz do samorządu regionalnego>>
Z powyższego wynika, iż obowiązkowym wydaje się posiadanie w strukturze organizacyjnej powiatu wyżej wymienionych komórek, odpowiedzialnych za realizację poszczególnych zadań. Oczywiście w zależności od indywidualnych właściwości danego powiatu, zadania te mogą się skupiać w ramach oddzielnych wydziałów lub też być łączone w ramach jednego wydziału np. edukacji, kultury i sportu.
Analizują strukturę organizacyjną powiatu, nierzadko można odnieść wrażenie, że aktywność danego powiatu, w głównej mierze ukierunkowana jest utrzymanie administracji powiatowej. Zazwyczaj jest to wrażenie mylne i oparte na pochopnie wyciągniętych wnioskach. Jednak wrażenie to, jakkolwiek mylne może przyćmiewać faktycznie realizowane zadania przez powiat. W celu uniknięcia takim sytuacjom organizacja i funkcjonowanie urzędu powinno być oparte o:
1. Właściwie zorganizowaną strukturę organizacyjno-formalną - czyli układ wzajemnie powiązanych ze sobą komórek, które działają w ramach zhierarchizowanej struktury realizującej odpowiednie zadania na danym szczeblu.
2. Procedury administracyjno-biurowe z zachowaniem, których wiąże się prawidłowe, rzetelne a zarazem sprawne oraz szybkie realizowanie nałożonych zadań.
3. Komunikację wewnętrzną w urzędzie, która powinna przejawiać się w skutecznym przepływie informacji, decydujących o podjętych rozstrzygnięciach na danym etapie postępowania decyzyjnego. Komunikacja ta lub jej nieodpowiednie ukształtowanie, nie może powodować nakładania się na siebie odpowiednich obowiązków danych wydziałów. Nie zmienia to jednak tego, iż powiat nie może sobie pozwolić na wadliwe gospodarowanie obiegiem informacji w samym urzędzie oraz organami urzędu.
Wciąż niezwykle trudną do obalenia jest teza mówiąca o tym, iż struktura organizacyjna urzędu powiatu jest m.in.:
- sztywna;
- zbyt scentralizowana;
- nie poddająca się procesom zarządzania;
- nienastawiona na realizację zadań strategicznych.
Czytaj także: Struktura organizacyjna gminy>>
Przy czym, nie można zapomnieć o tym, że powiat jest wciąż jednostką samorządową, która realizuje zadania publiczne. Co za tym idzie jego działań nie da się bezpośrednio odnieść do potocznie rozumianych procesów (zarządzania, realizacji zadań strategicznych), które na co dzień wdrażają i realizują podmioty prywatne. W tym aspekcie usprawnienie pewnych zadań szczegółowo unormowanych w ustawach i rozporządzeniach (w oparciu np. o odpowiednie procesy zarządzania, ułatwienie procedur), wydaje się prawie niemożliwe, gdyż wszelkie odchylenia od przepisów prawa precyzyjnie określających realizację danego zadania – stanowiłoby złamanie prawa przez organ.
Powyższe nie stoi na przeszkodzie temu aby powiat niezależnie od swojej struktury świadczył zadania mając na uwadze:
- dążenie do jak najwyższych standardów świadczonych usług (zadań);
- odpowiednie planowanie tych zadań;
- doskonalenie procesów realizacji zadań.
Andrzej Szczerbowski
samorzad.infor.pl
Czy struktura powiatów jest według Państwa dostosowana do potrzeb wynikających z realizowanych przez te jednostki zadań? Zapraszamy do dyskusji na forum.